合思档案：开启企业电子档案安全管理新时代

在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票的发展正以势不可挡的态势重塑着企业的财务生态。据规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。因数电票管理要求的特殊性，企业财务档案管理正面临着前所未有的变革需求，电子档案安全成为企业关注的焦点。此时，北京合思信息技术有限公司旗下的合思档案平台应运而生，为企业应对这一变革提供了及时且重要的解决方案。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，其合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，能为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，为电子档案安全保驾护航。

政策引领行业革新，财务档案管理迎新机

当下，企业财务档案管理正处于一个政策推动与行业变革交织的关键时期。从部门规章到国家法律，电子档案的法律效力得到了全面肯定。《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等政策明确指出，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。

在数电票方面，其扩张速度令人瞩目。在收票环节，多项政策肯定了电子发票接收的合法合规性；在开票方面，全国36个省市区实现数电票试点全覆盖。尽管企业在推行数字化过程中解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。在这样的市场形势下，保障电子档案安全成为企业实现财务档案管理合规与高效的必然要求。

传统管理痛点丛生，电子档案安全亟待保障

传统的企业财务档案管理模式犹如一座陈旧的大厦，存在着诸多亟待解决的问题，严重威胁着电子档案安全。

对于企业高管而言，纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用是心头之患。“纸质档案管理成本花费巨大，而且储存占地！档案数据没有汇总整理，难以分析利用！”这些问题不仅增加了企业的运营成本，还阻碍了企业的决策效率。

财务人员则被大量的档案数据所困扰。档案数据量大，整理耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作让他们的热情逐渐消磨。“档案数据量大，整理耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复，工作热情都没了！”这无疑影响了工作效率，也增加了电子档案安全管理的难度。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据流程繁琐，耗费时间。“出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间！”这不仅降低了员工的满意度，也不利于企业财务档案的规范管理。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等，这些问题都对电子档案安全构成了威胁。

合思档案精准施策，全方位保障电子档案安全

面对企业财务档案管理的诸多痛点，合思档案制定了一套全面而有效的整体策略，全力保障电子档案安全。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，确保电子档案的完整性和准确性。

以管理与服务融合为理念，合思档案携手企业解决档案管理问题，助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型。针对不同角色，合思档案提供了相应的解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产、保障合规管理、助力决策数智化；为归档员/财务提高工作效率、实现数据全流程透明流转；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源。

合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。同时，它还具备100%自动归档、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，为电子档案安全提供了坚实的技术保障。

核心模块功能卓越，电子档案安全无忧

合思档案的核心模块各具特色，为电子档案安全提供了全方位的保障。

多源采集模块基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，确保电子档案数据的全面采集和安全存储。

智能制档模块通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。同时，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析，有效保障电子档案的关联准确性和可查询性。

档案管理模块权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，从权限和目录管理等方面保障电子档案安全。

档案应用模块多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口，可视化盘点档案数据，实现档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，确保电子档案的可查询性和全流程安全管理。

多重优势脱颖而出，稳固电子档案安全防线

与其他同类产品相比，合思档案在保障电子档案安全方面具有显著的竞争优势。

技术优势方面，合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，为电子档案安全提供了先进的技术支撑。

合规优势上，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，“四性检测+业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用。其中业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，检测结果可查阅、可追溯，确保电子档案的合规性和安全性。

效率优势显著，合思档案能实现百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。如某企业年单据量2.6亿，在合思档案强大的算力支持下，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，大大提高了电子档案管理的效率，降低了管理风险。

成本优势明显，合思档案为企业显著节约成本。如某企业使用合思档案后，纸张打印成本减少100万张纸/年，存储空间成本减少300册/年，释放1/3；另一企业预估节省总体成本30W +/年，打印成本从180000元/年降至30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）降至22835元/年，在保障电子档案安全的同时，为企业节省了大量的资源。

成功案例彰显实力，电子档案安全有保障

合思档案在不同企业的成功应用，充分展示了其在保障电子档案安全方面的实际效果。

某年单据量2.6亿的企业，解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效。如凭证总量14W +，单据总量50W +，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，有效保障了电子档案的安全和高效管理。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，解决了档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，确保了电子档案的安全和规范管理。

某多系统数据互联的企业，解决了低效的档案管理现状和档案管理痛点。实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，装订匹配耗时从66天/年降至10天/年，利用耗时从30天/年降至6天/年，打印成本从180000元/年降至30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）降至22835元/年，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有力保障了电子档案的安全和高效利用。

某中国最大的K12民办教育集团之一，解决了采集、存储、整理、利用环节的低效问题。以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，有60万+会计凭证和36万+银行回单，为电子档案安全提供了有力保障。

优质服务体系护航，电子档案安全无忧

合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全面的服务体系，确保电子档案安全。

合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思档案具备灵活承接、持续迭代的能力，能及时应对政策变化和企业需求，为企业提供稳定的技术支持和服务。

合思提供多种联系方式，地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便客户随时联系和获取服务。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业更好享受数字化转型带来的降本增效，为电子档案安全提供了全方位的服务保障。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，在保障电子档案安全方面发挥着重要作用。它为企业提供了全面、专业的财务数智化服务，解决了企业在财务档案管理中的各种痛点，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。众多企业的成功案例证明了合思档案的可靠性和有效性，企业选择合思档案，将能在财务档案管理方面取得显著成效，提升企业的竞争力和管理水平。

如果您也想为企业的电子档案安全保驾护航，不妨点击免费试用合思档案，开启财务档案管理数字化之旅！