合思档案管理数字解决方案，开启企业财务档案管理新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理直接面对新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管要应对纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以分析利用的问题；财务人员需处理大量档案数据，整理工作耗时费力，手动匹配、核对确认的工作枯燥又繁琐；业务人员出差、招待后的报销流程，因纸质票据而变得繁琐漫长。而且，纸质档案存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜存储空间；高隐形成本也不容忽视，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件不够精细导致数据无法有效利用；同时还存在高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过 OA、资金、合同、CRM、费控等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然面临纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，这严重影响了企业全面数字化的实现。

面对这些困境，合思档案管理数字解决方案应运而生，为企业提供了全方位的档案管理数字解决方案。

合思档案：满足多元角色需求的智慧之选

合思档案管理数字解决方案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案管理数字解决方案可沉淀数据资产，保障合规管理。它能提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案管理数字解决方案能提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。使档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案管理数字解决方案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

功能全景：合思档案的多维能力展示

合思档案管理数字解决方案功能强大，涵盖内部产生的记账凭证、报销单据等，以及外部系统的核算系统、费控系统、资金系统等，还有业务层的银行回单、进项发票等。具备电子会计档案全生命周期管理功能，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务以及统计分析和应用层功能。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档时，通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少 90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强。

核心亮点：合思档案的独特优势凸显

合思档案管理数字解决方案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

在档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

档案应用上，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

价值呈现：合思档案为企业带来的显著效益

合思档案管理数字解决方案能为企业带来显著的降本增效。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，能为企业节约纸张成本、整理成本，如可使企业 70%节约纸张成本、75%节约整理成本。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案管理数字解决方案补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业全面数字化的“最后一公里”。

它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维度、多视角、多渠道的档案调阅，满足企业档案数据精细化管控需求，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

合思档案管理数字解决方案还能实现资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，其大数据解决方案可深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

典型场景：合思档案的实战应用风采

在多系统数据互联场景下，企业会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在效率低、易损坏、易丢等问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案管理数字解决方案通过数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案应收尽收。业务检测方案能精细化至元数据层级核查档案关系链条和数据金额匹配情况。跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。

在共享中心统建场景中，集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案管理数字解决方案的单套制管理方案包括安全合规存储，自动提取发票/回单台账，存储原文文件。业务完整性检测，系统智能检测会计档案完整性。单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档推进档案无纸化。

在重塑管理结构场景下，企业在会计档案采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题，如业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能查找等。合思档案管理数字解决方案通过数据集成方案梳理业务档案归档场景，统一数据标准。智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。

成功案例：合思档案的实践验证力量

某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案管理数字解决方案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程的解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一，档案管理流程复杂、标准不统一、回单整理费时、实物档案异地管理难等。合思档案管理数字解决方案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某中国最大的 K12 民办教育集团之一，在会计档案管理的采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案管理数字解决方案通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：合思档案的差异化竞争优势

合思档案管理数字解决方案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技 50 强、SOC1、SOC2 安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案管理数字解决方案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足不同企业的个性化需求。

合思档案管理数字解决方案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案管理数字解决方案能为企业解决内外交困的档案管理问题，如 70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性，助力企业实现低碳运营。它通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，拉通业财税档全链路，助力企业实现业财融合，提升管理能效。以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，能助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案管理数字解决方案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化建设中发挥重要作用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案管理数字解决方案将持续迭代，不断提升自身功能和服务，更好地满足企业日益增长的财务档案管理需求。

众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业已选择合思档案管理数字解决方案，实现了降本增效和数字化转型。您的企业也可以加入他们的行列，选择合思档案管理数字解决方案，开启财务档案管理的新篇章。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还有微信公众号和小程序，企业可通过这些渠道联系合思，点击免费试用，体验合思档案管理数字解决方案带来的高效财务档案管理服务。