合思档案：开启企业财务档案数字化管理新时代

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在各行业迅速扩张。国家明确提出2025年要完成数电票全覆盖，这一目标的推进让企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设成为企业亟待“恶补”的重要课题。在收票方面，多项政策肯定了电子发票接收的合法合规性；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

然而，纸电混合时代下，企业在财务档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管需面对纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员要手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥繁复；业务人员报销纸质票据流程繁琐，耗费大量时间。企业在财务档案管理上还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。虽然国家有政策支持电子会计档案管理，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性，影响企业财务档案管理合规和全面数字化。而文档存储安全性问题，更是企业在财务档案管理中不可忽视的关键因素。

合思档案：破解财务档案管理难题的密钥

面对企业财务档案管理的重重困境，合思档案应运而生，它是企业应对财务档案管理问题的有效选择，能满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。其单套制解决方案能实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。电轨运行可使线上一套电子数据管理的财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，充分保障了文档存储安全性。

合思档案的档案扩展解决方案可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业可按自身管理需求自定义归档目录，进一步提升了文档存储的灵活性和安全性。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，还能自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为文档存储安全性提供了有力支撑。

合思档案功能概览：全方位守护财务档案

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。这一功能确保了各类财务档案数据能够安全、准确地汇聚到系统中，保障了文档存储安全性。

• 智能制档：数据整合的高效引擎
  智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射让已完成业务证据链组装的档案数据，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在智能制档过程中，合思档案严格保障文档存储安全性，确保数据的准确整合和安全存储。

• 档案管理：精细管控的安全堡垒
  档案管理方面，合思档案支持权限管理，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。支持档案目录灵活扩展，可自定义档案目录分类、维护档案字段、新增创建、设置表单主键等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。这些功能为档案管理提供了精细的管控手段，有效保障了文档存储安全性。

• 档案应用：数据价值的挖掘利器
  档案应用方面，合思档案支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，支持批量检索。能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还提供外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。在档案应用过程中，合思档案确保数据的安全使用和共享，保障了文档存储安全性。

合思档案核心亮点：彰显产品卓越优势

• 大数据处理能力：海量数据的高效驾驭
  大数据解决方案是合思档案的核心亮点之一，它能支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，采用动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等方式进行数据提取，具备元数据级检索、海量数据秒级查询能力，拥有海量数据匹配引擎、映射引擎等专利技术支撑，保障海量数据的安全存储，有力地保障了文档存储安全性。

• 合规性保障：坚守财务合规底线
  合思档案在合规性方面表现出色，其“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。严格的合规检测机制，为文档存储安全性提供了坚实保障。

• 灵活扩展性：满足企业多元需求
  合思档案具有灵活扩展性，其档案扩展解决方案可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能实现财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等环节。灵活的扩展性确保了企业在不同发展阶段都能保障文档存储安全性。

• 广泛连接能力：构建数据融通桥梁
  合思档案能实现广泛连接，它可以连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。广泛的连接能力促进了数据的流通和整合，同时也保障了文档存储安全性。

合思档案为企业带来的价值：降本增效与业财融合

• 显著降本增效：节约成本提升效率
  合思档案能帮助企业节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%，实现档案不打印，彻底告别传统手工归档，更有效的“收紧钱袋子”。通过提高档案管理效率，降低了企业的运营成本，同时也保障了文档存储安全性。

• 实现业财融合：拉通全链路数据
  合思档案是闭环全量业财系统的“连接器”，能补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，助力企业实现业财融合。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，将业务数据与财务数据有效整合。业财融合的实现，有助于企业更好地管理财务档案，保障文档存储安全性。

• 提升数据利用价值：让数据“活起来”
  合思档案能让企业数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，方便企业人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控需求，为企业决策提供有力支持。在数据利用过程中，合思档案保障了文档存储安全性，确保数据的准确和安全。

• 助力资源重组：实现企业效益最大化
  合思档案有助于企业实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。通过电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用，提高企业档案管理的效率和质量。资源重组的过程中，合思档案保障了文档存储安全性，为企业的发展提供了坚实保障。

合思档案典型使用场景：适用性与实用性兼备

• 企业日常档案管理：高效便捷的管理模式
  在企业日常档案管理场景中，合思档案可实现多源采集，通过自动生成式Open API和预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，也支持手动采集和补录不满足系统集成要求的零散会计资料。智能制档方面，通过规则引擎自动关联匹配及组装核心会计凭证，整合零散数据形成完整业务链组合数据，还可通过字段映射让查询更便捷。档案管理上，支持权限管理、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等。档案应用方面，支持多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，方便企业人员日常查阅和管理档案，保障了文档存储安全性。

• 审计场景：高效审计的得力助手
  审计场景下，合思档案能实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，提供证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能。审计人员可通过系统一键查询借阅档案，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高审计工作效率和便捷性。在审计过程中，合思档案严格保障文档存储安全性，确保审计数据的准确和安全。

• 企业高管视角：数智化决策的有力支撑
  对于企业高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。通过降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在企业决策过程中，合思档案保障了文档存储安全性，为企业的战略规划提供了可靠的数据支持。

• 归档员/财务人员视角：告别繁琐工作
  对于归档员/财务人员，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让财务人员轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在财务人员的日常工作中，合思档案保障了文档存储安全性，减轻了工作负担。

合思档案成功案例：用事实证明实力

• 年单据量2.6亿企业：实现业财一体与降本增效
  年单据量2.6亿的企业在使用合思档案前，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，如纸电混合管理混乱，耗费财务大量时间于低价值的整理、匹配工作，总分公司查找会计凭证耗费810小时/年，分公司整理验收单耗时2323.39小时/年，年用纸张314,500张等。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证总量达14W + 、单据总量达50W + ，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达350亿次、单据与单据关联次数达800亿次。合思档案保障了该企业的文档存储安全性，为企业的高效运营提供了有力支持。

• 集团型企业：推进单套制落地与标准化管理
  集团型企业在使用合思档案前，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；实现了业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；推进了单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效显著，实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，满足国家相关政策要求，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。合思档案保障了集团型企业的文档存储安全性，推动了企业的数字化转型。

• 多系统数据互联企业：打破数据孤岛与全生命周期管理
  多系统数据互联的企业在使用合思档案前，档案管理低效，存在整理环节繁琐、保管和存储方式落后、档案管理痛点多等问题，如会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准和管理；保证了业务证据链完整，搭建会计资料勾稽关系，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；实现了数据共享，一站式查阅业务全貌便捷高效；实现了全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比明显，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143,773元/年（每年递增）减少到22,835元/年，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。合思档案保障了该企业的文档存储安全性，提升了企业的档案管理水平。

• 中国最大的K12民办教育集团之一：实现智能化制档与高效管理
  中国最大的K12民办教育集团之一在使用合思档案前，档案管理存在采集困难、存储占用空间且易损坏、整理复杂易出错、利用不便等问题，如业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找等。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了数据集成，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准；实现了智能化制档，搭建全业务版式文件自动生成及归档，通过业务映射搭建业务证据链，实现智能化自动组装；实现了电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合思档案保障了该教育集团的文档存储安全性，为教育行业的档案管理提供了优秀范例。

合思档案市场定位与差异化优势：行业领先的独特价值

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，创立于2014年，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案，构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供全方位财务数字化服务。

合思档案拥有多项权威认证和荣誉，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，获得福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，这些都体现了其在技术实力和产品质量上的优势，有力地保障了文档存储安全性。

合思档案的单套制解决方案具有创新性和领先性，在肖秋会、汤俊妹、许晓彤等档案著名学者发布的相关研究中，明确“单轨制”“单套制”是适应数字社会、数字政府高效运行的文件管理模式，是我国电子文件管理模式调整的目标和方向，合思档案的单套制解决方案符合这一发展趋势，能为企业提供更先进、更高效的档案管理模式，保障文档存储安全性。

合思档案的自主研发工具包具有强大的数据获取、验签、解析能力，能够持续迭代、接口开放，可满足企业对数电票管理的特殊要求，如数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息等，在数电票管理方面具有明显的差异化优势，保障了文档存储安全性。

结语：携手合思档案，开启