在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细化的管理。特别是对于人员众多、业务广泛的大型企业而言，差旅管理更是一项复杂且关键的工作。今天，我们就来介绍一家拥有 3000 + 员工、10 + 子公司的高端制造上市公司，看看它在差旅管理方面是如何借助电子记账系统实现突破的。
这家上市公司在差旅管理上曾面临诸多痛点。员工报销流程漫长，体验感不佳。他们需要在多个系统中操作，而且系统不支持移动端，员工还得个人垫资，通过纸质借款申请来进行差旅费用的前期准备，报销时效更是长达 2 个月之久。对于财务人员来说，大量的低价值工作占据了他们的时间，比如手工做账、手动验真查重，超标核对也十分麻烦。而老板则无法实时掌握业务数据，只能依靠人工统计分析，导致费用居高不下，管理决策缺乏数据基础。
费控管理探索困境与合思契机
该上市公司在引入电子记账系统之前，在费控管理方面进行了一些探索，但都不尽如人意。财务人员最初采用手工登记 Excel 表格的方式进行费控管理，这种方式费时费力，效率极低。原有的 TMC 平台也无法满足企业的需求，不能有效解决差旅管理中存在的问题。之后，企业又采用了 OA + 自研费控系统，然而这个系统仅仅服务于审批环节，未能全面解决差旅痛点。
就在企业为差旅管理难题发愁时，合思的电子记账系统进入了他们的视野。合思凭借其专业度，与企业一拍即合，能够精准地解决企业面临的问题。于是，双方达成合作，开启了差旅管理的新篇章。
无需报销解决方案亮点
员工便捷体验：移动申请与商城免垫资消费
合思为该客户提供的无需报销解决方案，为员工带来了极大的便利。员工可以在移动端进行出差申请，即使身处偏远地区也不用担心。合思商城消费免垫资开票，其供应商覆盖面广，下沉市场也能轻松买到车票、酒店等，对于长期出差的员工来说，再也不用担心借款、报销的问题。电子记账系统在这个过程中发挥了重要作用，它让员工的消费信息能够及时准确地记录下来，为后续的财务管理提供了有力支持。
财务高效对账：自动化操作节省时间
财务人员也从合思的解决方案中受益匪浅。以往繁琐的对账工作，现在变得轻松高效。财务月底只需进行 1 次对账，入账实现自动化操作。每个月 1 次的对账过程中，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等全部由系统完成，大大节省了时间。电子记账系统的自动化功能，让财务人员从低价值的手工工作中解脱出来，能够将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
管理洞察与数据监测：助力差旅标准化
合思的解决方案还提供了管理洞察和数据监测功能。通过多种差旅数据分析看板，企业能够深入洞察差旅行为，从而优化差旅标准、节省成本。电子记账系统记录了每一笔差旅费用的详细信息，为数据分析提供了丰富的数据来源。这些数据经过系统的分析和处理，以直观的图表和报表形式呈现给企业管理者，帮助他们做出更科学的决策。
多产品协同：实现全面功能
该解决方案使用了合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等产品，实现了多方面的功能。电子记账系统贯穿其中，实现了预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验等功能。这些功能的协同作用，确保了差旅费用的合理控制和有效管理。
解决方案实施流程
出差申请：系统智能校验
员工在移动端提交出差申请时，电子记账系统会根据预设规则进行预算预占用和费用标准校验。系统会自动检查员工的出差申请是否符合企业的预算和费用标准，如果不符合，会及时提醒员工进行调整。这一步骤确保了企业的差旅费用在可控范围内，避免了不必要的费用支出。
商城消费：自动关联预算
员工在合思商城进行消费时，系统会自动关联订单与预算，进行订单占预算和差标校验。电子记账系统实时记录消费信息，并与预算进行比对，确保每一笔消费都在预算范围内。同时，系统还会对消费是否符合差旅标准进行校验，保证费用的合理性。
财务对账结算：系统自动完成
财务在月底进行对账结算时，电子记账系统会自动完成子对账单拆分、审核、结算、发票绑定和凭证生成等操作。系统根据之前记录的消费信息和预算信息，自动生成准确的对账单和结算凭证，大大提高了财务工作的效率和准确性。
数据监测与优化：助力企业决策
系统通过合思 BI·差旅分析提供数据监测和管理洞察，帮助企业优化差旅标准。电子记账系统收集和分析大量的差旅数据，为企业管理者提供有价值的决策依据。企业可以根据数据分析结果，调整差旅政策和标准，进一步降低差旅成本，提高企业的经济效益。
解决方案实施成果
员工报销效率提升
合思的解决方案实施后，员工报销效率提升了 300%。原本漫长的报销时间大大缩短，员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度。电子记账系统的应用，让报销流程更加便捷高效，员工不再需要花费大量的时间和精力在报销上，能够将更多的精力投入到工作中。
财务人力成本降低
财务人力成本降低了 50%。电子记账系统的自动化操作减少了低价值工作的时间投入，财务人员可以将更多的时间用于财务分析和决策支持等核心工作，提高了财务工作的效率和质量。
企业费用控制优化
通过优化差旅标准和节省成本，企业能够更好地控制费用，提升财务管理水平。电子记账系统提供的数据分析和管理洞察功能，帮助企业管理者及时发现差旅管理中存在的问题，并采取相应的措施进行优化。企业的差旅费用得到了有效控制，经济效益得到了提升。
老板决策更科学
老板能够实时掌握业务数据，基于数据进行管理决策，提高了决策的科学性和准确性。电子记账系统为老板提供了全面、准确的差旅数据，让老板能够及时了解企业的差旅情况，做出更加明智的决策。
客户评价与反馈
该客户对合思的解决方案给予了高度评价。他们表示与合思合作真正实现了“有求必应、一拍即合”。面对复杂的需求，合思团队可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到了“有求必应”。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现了“一拍即合”。员工感受到了报销的便捷性，提高了出差的积极性和满意度。财务人员也认可了系统的自动化操作，节省了大量时间和精力。
如果您的企业也面临类似的差旅管理难题，不妨选择合思的电子记账系统解决方案，体验高效、便捷的差旅管理服务。合思拥有专业的团队和先进的技术，能够为企业提供定制化的解决方案，帮助企业降本增效、提升管理水平。现在就拨打 400 – 999 – 8293 或访问 www.hosecloud.com，免费在线体验合思的产品和服务，点击免费试用，开启企业差旅管理的新篇章！
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