报销形式与政策解析：合思档案助力企业财务档案管理升级

在当今数字化浪潮中，数电票时代已然来临。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地且档案数据难以分析利用的困境；财务人员需处理大量档案数据，整理耗费时间，还得手动逐一匹配、核对确认；业务人员报销纸质票据流程繁琐，耗费大量时间。企业不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；同时面临高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏。即便企业在推行数字化过程中，通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题以及数据存储线下载体问题。

合思档案：企业财务档案管理的破局之钥

面对企业财务档案管理的诸多问题，合思档案应运而生。它是领先的单套制电子会计档案管理平台，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。合思档案可广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题。它可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性。其应收尽收功能，通过“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。此外，合思档案打破物理空间限制，可在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。

合思档案功能探秘：多维度助力财务管理

• 多源采集：数据获取的智慧之选
  合思档案具有强大的多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。

• 智能制档：数据整合的高效之道
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：灵活定制的管理利器
  合思档案的档案管理功能十分强大。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用：便捷查询与高效利用
  档案应用功能为企业提供了便捷的查询和利用方式。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现档案数据资产化。借阅人可在线查看并支持下载，管理员可对借阅过程透明化管理，一键到期催还。

合思档案核心亮点：四大方案彰显实力

• 大数据解决方案：海量数据处理的高效引擎
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

• 档案扩展解决方案：拓展管理边界的有力支撑
  生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规的关键保障
  通过可视化的规则引擎，合思档案提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

• 共享调阅解决方案：满足精细化查询需求的贴心设计
  合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

合思档案价值体现：多方受益的理想选择

• 助力CEO/高管：决策数智化与降本增效
  对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能提升财务服务效率，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 解放归档员/财务：提高效率与透明管控
  合思档案让归档员/财务人员提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 便利外部审计：在线化与可溯源
  对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

• 综合效益显著：降本增效与数据激活
  合思档案能显著降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。实现企业资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

合思档案典型场景：全生命周期管理专家

• 日常运营管理：资料全生命周期呵护
  企业在日常运营中，涉及大量的会计档案管理，如记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等内部产生的资料，以及银行回单、银行流水、进项发票、销项发票、财政票据、完税证明等业务层资料。合思档案可对这些资料进行全生命周期管理。

• 数电票处理：一体化解决方案
  在数电票时代，企业需要处理数电票的接收、入账、归档等工作。合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

• 集团型企业管理：标准化落地保障
  对于集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测，推进单套制落地，实现档案管理标准化。

• 档案操作管控：线上化全流程追溯
  企业在进行档案移交、鉴定、销毁等操作时，合思档案可实现全流程线上化管控，过程监控，结果可追溯，满足电子化档案新规下的要求，管控线上化。

合思档案成功案例：实践见证实力

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化程度提高，企业成本降低。

世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：行业领先之选

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

它拥有自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。能实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理。具有灵活承接、持续迭代的能力，满足不同企业的需求。

合思档案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和完善，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案，推动企业财务数智化发展。

如果你也想解决企业财务档案管理难题，提升管理效率，实现降本增效，不妨选择合思档案。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情，也可通过微信公众号和小程序获取最新资讯。合思档案在北京、上海、杭州等多个城市设有服务点，拥有专业的服务团队，为你提供全方位的支持和保障。点击免费试用，快来加入众多选择合思档案的企业行列吧。