发票清理和归档难题？合思档案为企业财务数智化转型破局

在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措宛如激昂的号角，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化的必行之路。它就像一把精准的手术刀，能够优化企业的管理流程，轻松突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化和绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地洞察到时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。并且，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具价值的参考和借鉴。

政策与趋势共舞：电子会计档案管理的市场新局

在当前数字化发展的大环境下，我国电子凭证改革一路高歌猛进。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，解决电子凭证接收、报销、入账、归档难题的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。

电子凭证全流程无纸化，不仅是时代发展的潮流，更是企业实现数字化和绿色化协同转型的关键路径。国家相关政策也在不断发力，推动电子会计档案管理的发展。企业若想在激烈的市场竞争中脱颖而出，就必须顺应政策要求，积极进行数字化转型。电子会计档案管理，正逐渐成为提升企业竞争力的重要手段。

痛点如山：企业电子会计档案管理的艰难困境

在发票清理和归档的过程中，企业面临着诸多难题。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，犹如陷入了一场繁琐的迷宫，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便小心翼翼，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案受限于时间和空间的束缚，查找起来如同大海捞针，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。

COMMUNE幻师同样面临着巨大的挑战。档案耗材、打印、存储成本高得惊人，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，在发票清理和归档方面效率极低。

云南菜品牌连锁经营多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高昂。档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，发票清理和归档工作成为了沉重的负担。

金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作流程繁琐复杂。财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室存放纸质档案，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下，发票清理和归档工作的难度可想而知。

破局之道：合思档案的整体解决方案策略

合思档案犹如一把万能钥匙，全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。

它打破了数据孤岛的壁垒，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存、统一标准、统一管理。这就好比为财务人员打造了一个便捷的信息宝库，让他们可以一键联查，工作效率得到了有效提升。在发票清理和归档过程中，大大减少了繁琐的操作和时间成本。

内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。借助虚拟档案库房和二维码，实现电子与实物的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，就能迅速定位实物位置，大大提升了审计效率，也为发票清理和归档工作提供了更高效的监督和管理方式。

合思档案还具备自动组装的强大功能，审计便捷。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证可以自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据，让发票清理和归档工作更加准确、高效。

核心模块揭秘：合思档案的强大功能

合思档案的功能蓝图犹如一幅精密的画卷，为企业的电子会计档案管理提供了全方位的支持。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，让企业在发票清理和归档工作中更加轻松自如。

电子会计档案全生命周期管理涵盖采集、制、管、用四个环节。智能采集集成了外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），能够高效地收集各种电子凭证。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的整理和归档做好充分准备。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案的安全和有效利用。档案服务包含辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供有力的支持。

在业务层，涉及内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等。核算系统中的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等也都能得到有效管理。在应用层，辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能，为企业的财务管理和审计工作提供了强大的工具。

档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保电子凭证的准确采集。档案制档实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证档案的质量和合规性。

优势尽显：合思档案的竞争法宝

合思作为专精特新企业，实力雄厚。成立以来已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的技术研发和服务支持能力，为合思档案的卓越性能提供了坚实保障。

自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，可大幅提高工作效率，在发票清理和归档方面优势明显。

以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，合思档案能为企业显著节约成本。年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本338,910元。

通过对接标准工具包，合思档案实现OFD文件与XBRL工具包原生存储。通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化，让发票清理和归档工作更加合规、高效。

成功案例见证：合思档案的卓越成效

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在发票清理和归档方面取得了显著成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%，发票清理和归档工作变得更加轻松高效。

云南菜品牌连锁经营使用合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元。业财融合提升了80%，财务提效90%，100%的合规降本，发票清理和归档工作更加规范、高效。

金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%，在发票清理和归档方面实现了质的飞跃。

服务体系护航：合思的贴心保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位的支持。分别在北京、杭州、南昌设立的研发中心，具备强大的技术研发能力，能够不断优化和升级产品，确保合思档案始终紧跟时代步伐，满足企业不断变化的需求。

在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时、高效的服务支持。无论是遇到技术问题还是需要业务咨询，都能得到快速响应和解决。

通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务范围，为更多企业提供财务数智化服务。合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，满足企业多样化的需求。

携手合思：开启财务数智化新征程

合思档案犹如一颗璀璨的明星，在电子凭证数字化转型的浪潮中熠熠生辉。它能够推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营提供有力支持。

截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。合思档案是企业实现财务数智化转型的理想选择。

在发票清理和归档的道路上，合思档案将成为企业的得力助手。希望更多企业能够借助合思档案，提升财务管理水平，增强企业竞争力，适应数字化时代的发展需求。现在就点击免费试用，开启企业财务数智化转型的新篇章！