文件自动归档，解锁电子会计档案管理新境界

在数字化浪潮风起云涌的当下，电子凭证数字化转型正以势不可挡之势席卷而来。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措宛如催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势。为了帮助企业更好地应对电子凭证数字化转型的挑战，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，精心打造了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。

市场形势：电子凭证数字化转型风起云涌

在当前的时代背景下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，这意味着电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必然趋势。它就像一把神奇的钥匙，能够优化企业的管理流程，降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同发展。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务管理的数字化转型。

电子凭证全流程无纸化时代的到来，既给企业的财务管理带来了新的挑战，也蕴含着巨大的机遇。企业只有积极拥抱这一趋势，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。文件自动归档作为电子凭证全流程无纸化的重要环节，能够有效提升企业的财务管理效率，让企业在数字化浪潮中抢占先机。

痛点分析：传统档案管理困境重重

传统的档案管理模式在电子凭证全流程无纸化时代显得力不从心，暴露出诸多问题和挑战。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来要耗费大量的时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
COMMUNE 幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达 2 个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。
云南菜品牌连锁经营企业在多地设有直营门店，大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费了大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，流程繁琐。财务临时保管 1 年后，还需移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案。每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。

这些企业的痛点充分表明，传统的档案管理模式已经无法适应电子凭证全流程无纸化时代的需求，企业迫切需要一种更加高效、便捷、安全的档案管理解决方案。文件自动归档能够有效解决传统档案管理中存在的问题，提高企业的档案管理效率和质量。

解决方案整体策略概述：合思档案一站式破局

合思档案全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供了一站式电子会计档案管理解决方案。
打破壁垒，实现数据同源。合思档案为财务人员提供了便捷的利用方式，一键联查功能让财务人员能够快速获取所需信息，有效提升了工作效率。在电子凭证全流程无纸化的过程中，文件自动归档能够确保数据的一致性和准确性，避免了数据丢失和错误的发生。
自动组装，审计便捷。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。合思档案的自动组装功能能够将相关的电子凭证自动关联和组装，形成完整的会计档案，方便审计人员进行查阅和审计。文件自动归档能够确保会计档案的完整性和规范性，为审计工作提供有力支持。
实物高效管理。借助虚拟档案库房和二维码，合思档案实现了电子与实物的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这一功能大大提高了档案的查阅效率，减少了人工查找的时间和成本。文件自动归档能够将电子档案与实物档案进行关联，实现档案的统一管理和高效利用。

核心模块：合思档案功能强大

合思档案的功能蓝图独具特色，便捷调阅不打印，混序归集免组装。电子会计档案全生命周期管理涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。
智能采集，合思档案通过外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）、内部系统（如 EAI 插件、API 接口等）实现档案数据的自动采集。文件自动归档在智能采集环节发挥着重要作用，能够将采集到的档案数据自动归档到指定的位置，确保数据的及时、准确和完整。
预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的有序性和可追溯性。在预归档过程中，文件自动归档能够按照预设的规则对档案数据进行分类和整理，为后续的管理和利用提供便利。
基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等，实现了档案的高效管理。文件自动归档能够根据档案的类型和重要程度，将其存储到合适的位置，并为其分配唯一的标识符，方便后续的检索和借阅。

竞争优势：合思档案脱颖而出

合规性是企业档案管理的重要要求。合思档案通过对接标准工具包，实现 OFD 文件与 XBRL 工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。文件自动归档能够确保档案数据在整个生命周期内的合规性，避免了因档案管理不合规而带来的风险。
成本节约是企业关注的重点。合思档案可以帮助企业减少大量的打印、存储等成本。例如，好想你预计减少综合成本 20 万元/年，云南菜品牌连锁经营企业节省打印、存储等总体成本 30 万/年。文件自动归档能够减少人工操作，降低人力成本，同时减少纸质档案的存储需求，降低存储成本。
效率提升是合思档案的显著优势。合思档案能够显著提升企业的工作效率，好想你减少 90%人工耗时，云南菜品牌连锁经营企业财务提效 90%。文件自动归档能够实现档案数据的快速处理和归档，提高工作效率，让企业的财务人员有更多的时间和精力投入到核心业务中。
合思档案实现了档案数据的同源和透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供有力支持。文件自动归档能够确保档案数据的实时更新和共享，让企业的管理层能够及时了解企业的财务状况和经营情况，做出科学的决策。

成功案例：合思档案成效显著

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。减少了 90%的人工耗时，总部接收减少 80%的管理耗时，借阅管理减少 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。文件自动归档在其中发挥了重要作用，提高了档案管理的效率和准确性，降低了成本。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。文件自动归档实现了电子会计凭证的快速归档和管理，提高了工作效率，降低了成本。
云南菜品牌连锁经营企业通过合思档案实现全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超 30 万元，业财融合达成 80%，财务提效 90%，100%的合规降本。文件自动归档确保了会计档案的及时、准确归档，为企业的财务管理提供了有力支持。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性 100%。文件自动归档提高了档案管理的效率和质量，为企业的发展提供了保障。

服务体系：合思全方位保障

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，为产品的研发和创新提供了有力支持。研发团队不断探索新技术、新方法，致力于提升合思档案的功能和性能，为企业提供更加优质的产品和服务。文件自动归档功能的不断优化和完善，离不开研发中心的技术支持。
合思在全国 22 个城市设有直营服务网络，能够及时响应客户的需求，提供优质的服务。服务团队拥有丰富的经验和专业知识，能够为企业提供全方位的技术支持和解决方案。无论是文件自动归档的安装调试，还是日常的维护和升级，服务团队都能及时提供帮助。
合思通过 500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务范围，提高了服务质量。合作伙伴与合思紧密合作，共同为企业提供优质的服务。文件自动归档功能在合作伙伴的推广和应用下，得到了更广泛的认可和使用。
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的财务数智化服务。从需求分析、方案设计到系统实施、培训维护，合思全程陪伴企业，确保企业能够顺利实现电子会计档案管理的数字化转型。文件自动归档作为合思档案的核心功能之一，能够为企业提供更加高效、便捷、安全的档案管理体验。

结尾：拥抱合思档案，开启美好未来

合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，具有全流程合规化、自动化、数字化的特点，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在电子凭证数字化转型加速的今天，电子会计档案管理将成为企业财务管理的重要组成部分。合思档案将为企业提供更加优质的服务和解决方案，助力企业在数字化浪潮中稳步前行。

截至目前，已有 7000 +付费企业、300 万 +未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品，为企业提供更加高效、便捷、安全的电子会计档案管理解决方案。

如果您也想体验文件自动归档带来的便捷和高效，实现企业电子会计档案管理的数字化转型，不妨点击免费试用合思档案，开启您的数字化之旅！