合思助力企业攻克票据文档管理难题

在企业的运营发展中，财务数字化是至关重要的一环。然而，众多企业在这一进程中面临着各式各样的挑战，尤其是在票据文档管理方面。下面我们通过几个典型的企业案例，深入了解他们所遭遇的困境以及合思提供的解决方案。

国民经典零食品牌：业务庞杂下的管理困局

某畅销30余年的国民经典零食品牌，在市场上拥有广泛的销售版图和复杂的供应链。其年单据量高达2.6亿，多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，显得繁杂且低效。

在差旅管理方面，该品牌的差旅平台对账方案不够灵活，核算精细化管理要求高，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。

在票据文档管理上，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额的人力物力浪费。

主营建设业务企业：业务量大带来的管理难题

某主营建设业务的企业，日均处理3500 + 订单，主营业务建设覆盖面极广，员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。

财务方面，所有订单均由财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值的复核工作，容易出错且效率低下。而且内部多系统并行，数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。尽管企业过度依赖自研，将流程从线下搬到了线上，但管理过程依然复杂，系统还存在无法融合发票验真能力等问题。

知名头部数字阅读品牌：数据分散引发的管理困境

某知名头部数字阅读品牌，每月财务处理单据量500 + 张。企业数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。

财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，人效极低。同时，全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。此外，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求。

世界500强旗下教育服务品牌：多系统独立带来的管理挑战

某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统众多且相互独立，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。

实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

合思解决方案：精准破局票据文档管理难题

• 零食品牌专属方案：消费入账归档一体化
  针对国民经典零食品牌，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，差旅申请后可通过合思商城订购或TMC订购，并有合思商城对账单和TMC对账单。

财务核算、记账方面，合思设有对账结算中心，可线上统一开票后自动拆分结算、自动记账，也可线下统一开票后线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。

• 建设企业革新方案：快简省报销新体验
  对于主营建设业务的企业，合思提供无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

• 阅读品牌升级方案：助力业财平台建设
  数字阅读品牌采用合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，保障财务准确性，审计通过，符合上市要求。同时提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。

• 教育品牌智能方案：全生命周期电子化管理
  教育服务品牌运用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口40种 + ，广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。可实现自动归档，包括智能组单、四性检测等，还涵盖档案借阅、移交、鉴定、销毁等环节以及权限监控。会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单等和外部的纸质发票及影像等。

实施过程：步步为营，高效推进

• 零食品牌实施路径：便捷消费与智能管理
  国民经典零食品牌通过合思商城进行差旅消费，员工便捷申请，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。合思商城实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化。合思档案进行多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。

• 建设企业实施步骤：签约即享高效变革
  主营建设业务的企业签约合思后，实现申请报销一体化，员工因公消费无需垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账。

• 阅读品牌实施情况：全面数字化渗透日常
  数字阅读品牌引入合思产品后，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公。

• 教育品牌实施流程：数据采集与自动归档
  教育服务品牌通过合思系统，将各种档案数据进行采集、传输，经过智能组单、四性检测等环节实现自动归档，对会计类档案进行全面管理。

成果效益：显著提升，价值凸显

• 零食品牌成果展示：成本节约与效率提升
  国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。

• 建设企业效益呈现：降本增效与科学决策
  主营建设业务的企业“无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工因公消费同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低人力成本损耗，凭证以电子档案形式归档，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者可通过报表分析发现问题，优化资源配置。

• 阅读品牌成效显著：增效降本与合规转型
  数字阅读品牌增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅效率，通过精准实物档案定位提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用。合规方面，发票OCR识别验真，保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储，规避档案管理风险，贴合最新档案法和财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，费用业务数字化渗入日常办公，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”全面数字化转型。

• 教育品牌转型成果：数字化管理与效能提升
  教育服务品牌加速企业数字化转型，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，节约物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。

客户评价：高度认可，赞誉有加

国民经典零食品牌反馈，合思的解决方案有效解决了企业在差旅管理和会计档案管理方面的难题，节约了成本，提高了效率，对企业的精细化管理起到了重要作用。

主营建设业务的企业评价，合思方案让报销流程变得简单快捷，降低了员工和财务人员的负担，管理层能更好地管控成本和做出决策。

数字阅读品牌表示，合思方案符合企业上市要求，提升了财务工作的及时性和准确性，在增效、降本、合规等方面都取得了显著成效，推动了企业数字化转型。

教育服务品牌反馈，合思的电子化会计档案管理方案解决了企业在档案管理方面的诸多痛点，提高了工作效率，降低了成本，使企业在财务数字化方面迈出了重要一步。

行动号召：开启财务数智化新征程

合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思具有多种优势，主要功能丰富，包括差旅申请、商旅线上订购等28项功能。有良好的口碑和市场反响，赢得了众多客户的信赖和好评。提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版。有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景提供不同套餐选择和价格方案。具备强大的集成能力，能与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接。有易于上手的学习曲线，简洁明了的操作界面设计让新用户能迅速掌握基本用法。提供全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。拥有丰富的培训资源，提供视频教程、在线研讨会等多种形式的培训课程供用户学习和参考。收费标准和政策说明透明，所有费用明细都清晰可见。

合思联系方式丰富，城市覆盖北京、上海等20个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com ，还有微信公众号二维码和小助手二维码。

在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，而财务数字化是提升企业竞争力的关键。合思未来将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求，与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。如果您的企业也在为票据文档管理等财务问题所困扰，不妨点击免费试用合思的解决方案，开启企业财务数智化的新篇章！