合思档案：引领企业电子会计档案数字化转型新风向

在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案的重要性日益凸显。它不仅是实现企业全面数字化的“最后一公里”，更是在政策推动、合规要求以及当前经济环境下帮助企业降本增效的关键所在。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其领先的合思档案管理平台，在这场数字化变革中发挥着举足轻重的作用。合思创立于2014年，成立以来已累计融资超15亿元人民币，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业的数字化转型提供了有力支持。

发票管理政策下的企业电子会计档案新挑战

随着发票管理政策的不断推进，2025年要完成数电票全覆盖，企业财务档案管理正面临着全新的挑战。全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。这一系列发票管理政策的实施，使得企业信息化建设亟待加强。

从政策环境来看，从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环，要完成档案接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁全流程管控，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。

在行业趋势方面，企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节并未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。而电子会计档案能保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。

传统档案管理痛点大揭秘

在发票管理政策不断变化的背景下，传统档案管理的痛点愈发明显。对于企业高管来说，纸质档案管理成本花费巨大，储存占地空间大，而且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用。这使得企业在决策时缺乏有效的数据支持，影响了企业的发展战略。

财务人员也深受传统档案管理之苦。档案数据量大，整理耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，导致工作热情降低。这种低效率的工作方式不仅影响了财务人员的工作体验，也降低了企业的财务管理效率。

业务人员同样面临着问题。出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间。这不仅增加了业务人员的工作负担，也影响了企业的运营效率。

此外，传统档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏。

合思档案的破局之道

面对企业在电子会计档案管理方面的诸多问题，合思档案提供了一套全面的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案是管理与服务的融合，针对不同角色有不同的解决方案。对于CEO/高管，它能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效；对于归档员/财务，能提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，轻松完成档案管理；对于外部审计，能实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。

合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据；拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力可最大程度减少人工介入；符合国家政策要求，能进行电子会计档案合规性管理；具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对发票管理政策的变化。

通过“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。

合思档案核心模块解析

• 多源采集模块：数据获取的智慧之匙
  基于跨系统数据集成要求，合思档案的多源采集模块提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时支持手动采集，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，有多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档模块：高效关联的档案魔法
  会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理模块：精准管控的档案中枢
  权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用模块：多维应用的档案舞台
  多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

合思档案的竞争优势突显

在发票管理政策不断变化的市场环境中，合思档案相较于其他产品具有显著的竞争优势。它拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等能力，有海量数据匹配引擎和映射引擎，还有专利技术支撑。

合思档案的业务检测是其一大特色优势。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。例如银行手续费可通过银行回单交易金额与记账凭证对应分录的金额、数量等检测，食品行业销售订单有下游发货单等的上下游依存关系检测。

其实物备查解决方案能智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。在“纸电混合”阶段，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，支持集团共享、批量作业，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

此外，合思档案有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，保障了产品的技术实力和合规性。

合思档案成功案例见证

合思档案在实际应用中取得了显著的成效。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，简化装订流程等解决方案。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思的贴心服务体系

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思提供400 – 105 – 6505的服务电话，方便客户咨询和反馈问题。同时，合思有网站www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，便于客户获取相关信息和服务。

携手合思档案开启数字化新征程

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%。它帮助众多企业实现了档案管理的数字化转型，取得了显著的降本增效成果，如多家企业在使用合思档案后，档案整理耗时、存储空间和耗材成本均有显著减少，管理效率大大提升。

而且合思档案不断迭代升级，具备灵活承接、持续迭代的能力，能及时应对发票管理政策变化和企业档案管理的新需求。选择合思档案，企业可以实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，在数字化时代赢得竞争优势。

如果您也想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业档案管理数字化转型的新篇章！