合思档案：增值税发票处理与企业档案管理的数字化利器

在当今数电票快速扩张的时代浪潮中，企业正面临着前所未有的档案管理挑战。2025年数电票将实现全覆盖，全国36个省市区已完成数电票试点的全面覆盖。因数电票管理的特殊性，企业的财务档案管理急需进行信息化的“恶补”，以适应“数字化凭证时代”的要求。

在纸电混合的时代背景下，企业的不同角色都面临着各自的档案管理难题。企业高管要面对纸质档案管理成本高昂、储存占地大以及档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作以及枯燥的手动匹配核对所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也不得不忍受繁琐的流程。

同时，企业在档案管理方面还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材成本和对档案室、档案柜等存储空间的需求；高隐形成本表现为手工装册归档的大量重复性工作、查询调阅条件的粗糙以及数据无法有效利用；高合规风险则在于电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致的纸质档案损坏。

不过，国家政策为企业电子会计档案管理带来了利好消息。电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，同时企业也需要关注档案全生命周期管理的闭环。在这样的背景下，增值税发票处理也成为了企业档案管理中的关键一环，如何高效、合规地处理增值税发票，成为了企业亟待解决的问题。

合思档案：开启档案管理新方案

合思档案作为专业的解决方案应运而生，它为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。

合思档案可以广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。它就像一位智能的档案管家，能够为企业解决内外交困的档案管理问题。通过使用合思档案，企业可以节约70%的纸张成本，75%的整理成本，同时提升90%的检索效率，还能100%保证管理的合规性。在增值税发票处理方面，它的“四性检测”+“业务检测”能够满足财务档案管理要求的特殊性，实现归档即合规。

此外，合思档案打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。它预置的规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案的完整性，同时让用户可以自由穿透档案链。用户通过关键词检索，就能快速定位相关档案，大大提升了检索效率，降低了查询难度。它还融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力企业实现档案合规不打印，推动双碳目标的落地。

合思档案的大数据解决方案更是强大，它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。其档案扩展解决方案还可以灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，为企业的增值税发票处理等档案管理工作提供了坚实的保障。

合思档案：功能模块与特色魅力

• 全生命周期管理：无缝呵护档案
  合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理，涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等多个环节。在智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涉及档号管理、账套管理等；档案服务有身份调查、全文检索等；统计分析包括进销项统计、资金统计等；应用层则提供辅助审计、证据方案库等功能。这一系列的功能就像一条完整的生产线，确保了增值税发票等档案从采集到最终应用的每一个环节都能得到妥善处理。

• 多源采集：灵活多样随心选
  合思档案的多源采集功能十分强大。在接口互联方面，它可自主采集数据，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，并且支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它还支持手动采集，可自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，能够满足企业在增值税发票处理等档案管理过程中不同的数据采集需求。

• 智能制档：高效准确省人力
  智能制档是合思档案的一大特色。它通过规则引擎自动组装会计档案，会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还有关联检索等辅助功能和关联任务执行进度可视化，方便用户实时了解制档进度。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和分析数据，在增值税发票处理中提高了工作效率和准确性。

• 专用格式：成本降低可扩展
  合思档案支持专用格式版式文件，能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业的档案存储成本。它还支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，让档案的可扩展性更强，为增值税发票等档案的管理提供了更多的灵活性。

合思档案：核心亮点闪耀光芒

• 双模式检测：保障数据真实完整
  合思档案采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。在增值税发票处理中，这种双模式检测能够确保发票数据的准确和合规。

• 权限管理：精准管控保安全
  合思档案的权限管理十分精准。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。这就像为企业的档案管理加上了一把安全锁，确保不同角色的人员只能访问和操作其权限范围内的档案，保障了增值税发票等重要档案数据的安全。

• 目录扩展：灵活定制随心意
  合思档案的档案目录可以灵活扩展。它支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。这种灵活性能够满足企业在不同发展阶段和不同业务需求下对档案目录的定制化要求，在增值税发票处理的档案管理中，企业可以根据自身的业务特点和管理需求，灵活设置发票档案的目录。

• 档号预置：规范标准有保障
  根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，合思档案系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，满足国标档号规则格式。它支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。规范的档号设置有助于企业对增值税发票等档案进行有序管理，提高档案的检索和利用效率。

合思档案：为不同角色创造价值

• CEO/高管：数据资产助力决策
  对于企业的CEO/高管来说，合思档案可以帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策的数智化。同时，它还能提升财务服务效率，打响企业数字化转型的决胜之战，实现降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业的绿色低碳运营。在增值税发票处理方面，准确的发票数据可以为企业的决策提供有力支持，帮助企业更好地规划财务战略。

• 归档员/财务：高效工作轻松管理
  对于归档员和财务人员而言，合思档案能够提高他们的工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，让他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。在增值税发票处理中，财务人员可以更便捷地处理发票数据，减少错误和重复劳动。

• 外部审计：在线审计便捷高效
  对于外部审计人员来说，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。他们可以一键查询借阅档案，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率和准确性，在增值税发票的审计过程中，能够更快速地获取和审查发票数据。

合思档案：典型使用场景显身手

• 多维检索：满足多样查询需求
  合思档案的多维检索功能能够满足企业在不同场景下的查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。在增值税发票处理中，企业可以根据发票的不同信息进行灵活查询，快速找到所需的发票数据。

• 一站式预览：穿透联查告别割裂
  合思档案能够智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。这让企业在处理增值税发票时，可以更全面地了解发票相关的业务信息，提高财务管理的效率。

• 外部系统调阅：便捷查看无缝对接
  合思档案支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。这使得企业的不同系统之间可以实现档案信息的共享和互通，在增值税发票处理中，方便企业各部门之间的协作和信息传递。

• 档案借阅服务：透明管理方便快捷
  在档案借阅服务方面，借阅人可在线查看档案，支持下载；管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。这为企业的档案借阅管理提供了便利，在增值税发票等档案的借阅过程中，能够确保档案的安全和及时归还。

合思档案：成功案例见证实力

• 某企业：业财一体降本增效
  某企业年单据量达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化，借阅管理信息化，简化装订流程的解决方案。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本大幅降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。在增值税发票处理方面，也实现了高效、准确的管理。

• 重型装备制造商：标准落地环保节能
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，积极响应政策，做到了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。在增值税发票处理中，也实现了规范化和高效化。

• 某企业：统一管理节省成本
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理为主等问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在增值税发票处理方面，提高了发票数据的准确性和可利用性。

• 教育集团：简化流程提高效率
  中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在增值税发票处理中，实现了发票数据的高效采集和管理。

合思档案：市场定位与差异化优势

合思创立于2014年，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。

合思档案拥有自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。它提供的解决方案丰富，有领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能广泛连接业财系统，实现各类档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案具备显著的降本增效、实现电子会计档案管理闭环、让数据“活起来”、资源重组等优势，是企业全面数字化收尾的“兜底”系统，能补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在增值税发票处理方面，它能够为企业提供全面、高效、合规的解决方案。

携手合思档案，开启数字化转型之旅

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将在未来持续为企业提供优质的服务和支持，助力企业更好地适应数字化时代的发展。

合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有专业的团队和广泛的服务网络保障为企业提供服务。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码等方式联系合思。现在就点击免费试用合思档案，开启企业数字化档案管理之旅，让增值税发票处理等档案管理工作变得轻松高效！