在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，也在这场转型浪潮中积极探索前行。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源拥有约2400名员工，下设8家子公司，在全国有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心，使用部门包括营销中心、人力资源部、财经管理部、IT管理部、战略管理部、生产中心等。然而，如此庞大且复杂的组织架构和业务体系，也让动力源在财务数字化转型过程中面临着诸多挑战，尤其是在差旅政策管控方面，问题逐渐凸显，迫切需要找到有效的解决方案。
数字化转型痛点：差旅政策管控困境凸显
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但随着业务的不断发展，这些系统却成了企业数字化进程中的“绊脚石”。大量自研系统难以整合，传统手工报销模式的弊端也日益显现，差旅政策管控更是陷入了困境。
多系统操作体验差是一大难题。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，报销数据还得由财务人员手工录入系统。发票验真、查重等工作也只能靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策支持工作。
系统割裂、数据分散也是差旅政策管控的阻碍。同一个报销信息，审批、预算、差标等管理分散在多个系统中，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和管控，差旅政策管控也就无法发挥应有的作用。
业务覆盖面广、报销模式复杂进一步加剧了差旅政策管控的难度。动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，操作复杂，给差旅政策的执行和管控带来了很大的挑战。
合思解决方案：精准破解差旅政策管控难题
面对动力源在差旅政策管控等方面的诸多痛点，合思凭借其专业的财务数字化能力，为动力源量身定制了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据之间的壁垒，为差旅政策管控提供了准确的数据支持。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合企业的差旅政策。财务人员可以进行统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，极大地提高了报销效率和差旅政策管控的精准度。
合思的系统连接能力也非常强大。其采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为差旅政策管控提供了高效的技术保障。
方案实施步骤：严谨推进差旅政策管控升级
合思在为动力源实施解决方案时，采取了严谨、有序的步骤，确保差旅政策管控能够得到有效升级。
首先，合思对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理。通过深入了解动力源的业务需求和痛点，明确了数据同步和业务协同的具体需求，为后续的系统集成和差旅政策管控优化奠定了基础。
接着，逐步推进系统集成工作。按照既定计划，将HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接，确保数据能够准确同步。在对接过程中，合思的技术团队严格把控每一个环节，保障系统的稳定性和数据的安全性，为差旅政策管控提供可靠的系统支持。
在无需报销模式的实施过程中，合思对员工进行了详细的培训。让员工熟悉新的消费和报销流程，了解差旅政策的具体要求。同时，建立了相应的监控和反馈机制，及时解决员工在使用过程中出现的问题，确保新流程能够顺利运行，差旅政策能够有效执行。
最后，持续优化系统和流程。根据动力源的业务变化和反馈，合思对解决方案进行不断的调整和完善。确保系统和流程始终符合企业的需求，差旅政策管控能够与时俱进，适应企业的发展。
方案实施成果：差旅政策管控成效显著
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益，在差旅政策管控方面取得了突破性的进展。
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期大幅缩短，从原来普遍的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这不仅提高了员工的满意度，也让企业的资金流转更加顺畅，差旅政策管控更加高效。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持，进一步提升了差旅政策管控的质量。
实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，能够及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，差旅政策管控更加科学、精准。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资，不仅方便了员工，也让差旅政策的执行更加顺畅。
动力源评价与行动号召：共赴财务数字化差旅政策管控新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”众多像动力源这样的企业，在合思的助力下实现了财务数字化转型，在差旅政策管控等方面取得了显著的成效。
如果您的企业也面临着财务数字化的挑战，尤其是在差旅政策管控方面存在难题，不妨选择合思。合思拥有专业的团队和丰富的经验，能够为不同行业、不同规模的企业提供定制化的财务数字化解决方案。立即联系我们，点击免费试用，开启您的财务数字化之旅，让我们携手共创高效、合规、低碳的财务未来，提升企业的差旅政策管控水平。
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