电子文件管理新突破：合思助力企业财务数字化转型

在数字化浪潮席卷而来的当下，国家正大力推动电子凭证数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。中共中央办公厅和国务院办公厅于 2021 年发布的《关于进一步深化税收征管改革的意见》，提出到 2025 年基本实现发票领域的全面电子化，彰显了政府在推动电子凭证数字化方面的明确战略目标。

电子凭证无纸化意义重大，它不仅优化了业务流程，改变了传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的深入，电子凭证全面数字化应用仍面临着凭证类型多、格式杂、协同难、易丢失等多重数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。在这样的大背景下，企业面临着财务数字化转型的紧迫需求，而合思作为解决方案提供商，其重要性不言而喻。

电子文件管理市场洞察

• 政策驱动下的电子文件管理新趋势
  电子凭证会计数据标准试点工作成效显著，试点范围逐步扩大。自 2022 年初试点启动以来，各类电子凭证开具量大幅提升，数电票开具量更是远超传统格式的增值税电子发票。这表明在政策的推动下，电子文件管理的数字化转型趋势势不可挡。

• 企业电子文件管理现状
  调研显示，企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策有一定了解，但仍存在部分政策认知不足的情况。部分企业尚未意识到电子凭证数字化转型的紧迫性。目前，增值税电子普通发票和增值税电子专用发票是企业接触最多的电子凭证类型，PDF 是最常见的电子凭证文件格式。

• 数电票的发展态势
  数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）实现试点全覆盖。尽管大多数员工对其了解不多，但多数员工对数电票持有积极态度，认为其推行将改变原有的工作方式，需要新的工具来推进工作。电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档全链无纸化的必然趋势，未来报销数字化转型已是大势所趋，但当前大部分企业在各环节仍需突破纸电并存的困境。

电子文件管理痛点剖析

• 电子文件管理的误区
  电子凭证在管理过程中面临逆数字化、伪数字化和非数字化的误区。将电子凭证打印成纸质文件入账，不符合数字化发展趋势，还存在数据错误和安全漏洞；把电子凭证转换成图片文件入账，会剥离原始凭证上的电子签章和数字防伪，无法实现数据安全保护；而且电子凭证普遍缺乏简便易行的数字化查验手段，手工查验过程繁琐且成本偏高。

• 纸电凭证混合时期的合规风险
  在纸电凭证混合时期，大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，存在合规风险。部分企业选择以纸质报销单和电子发票（凭证）文件打印件手工入账，且未按规定同时保存电子会计凭证；部分企业不查验电子凭证，为企业带来审计风险和税务风险。

• 滞后的报销入账流程
  企业报销入账流程滞后，大部分企业仍采用传统的报销方式，如员工自己垫资订票、事后凭发票报销，手工录入发票数据等。这些流程极大地滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐。

• 转型的多样性与复杂性
  电子凭证数字化转型面临多样性和复杂性，企业缺少统一的综合服务平台实现所有电子凭证的收集和分发，涉及多个政府部门难以协同。而且电子凭证类型多、格式复杂，对人员素质要求高，数据存储安全要求也难以满足。

合思电子文件管理解决方案策略

• 全流程数字化管理策略
  合思提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

• 统一底层技术，打通全流程
  合思以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，推动企业内外数据共享。最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面。

• 构建开放生态，助力转型闭环
  合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，可实现无需报销，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。

• 多维度策略解决转型问题
  合思通过加强内部培训和技能提升、投资先进的 IT 基础设施、与相关政府部门建立紧密合作关系、寻求外部专家帮助等策略，帮助企业解决电子凭证数字化转型过程中的问题。

合思电子文件管理核心模块

• 便捷差旅申请模块
  员工可在线提交差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据。同时，系统辅助事前预算规划，申请信息自动流转到消费环节，实现便捷申请。

• 精准发票采集模块
  该模块自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误。对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。

• 智能自动记账模块
  根据预设规则，系统自动将费用分录到相应的会计科目下，减轻财务人员的工作量，实现财务核算智能化。

• 高效档案归档模块
  所有相关文档资料都会被妥善保存，便于日后查询和分析，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。

合思电子文件管理竞争优势

• 功能全面覆盖
  合思具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、商旅分析、自动记账等 20 多项功能，能够满足企业全方位的财务数智化需求。

• 技术先进可靠
  采用先进的加密技术和访问控制机制来保护敏感信息和数据安全。利用大数据分析和机器学习技术为企业管理者提供数据驱动的洞察和建议。具有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接。

• 服务优质贴心
  拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。提供免费试用、灵活定价模式、丰富的培训资源和全天候的客户服务热线，让企业使用过程中无后顾之忧。

• 经验丰富口碑好
  合思成立于 2014 年，是专精特新企业。成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，服务 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人，具有丰富的行业经验和良好的口碑。

合思电子文件管理成功案例

• 零食品牌的降本增效之路
  某国民经典零食品牌，销售版图覆盖全国、供应链复杂，差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案管理困难。应用合思解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%，实现了业财有机连接、数据采集与校验、线上线下一体化管理和智能关联等成效。

• 企业的业财协同新跨越
  某企业主营业务建设覆盖面广，员工垫资压力大，报销流程繁琐，财务手工录入、审批和记账效率低，内部多系统并行数据不互通。与合思合作后，“无需报销”提高了业财协同效率，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%，真正实现了企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本。

• 数字阅读品牌的数字化变革
  某知名头部数字阅读品牌，存在数据分散、业务流程断裂、费用管控难、预算超标，财务处理单据量大、纸张浪费严重，票据原文丢失、档案信息不完整等问题。引入合思产品后，实现了增效、降本、合规、先进等成效，如实时掌握付款进度，提升档案整理效率，减少差旅超标情况，保证财务档案合规等。

• 教育服务品牌的档案管理革新
  某世界 500 强旗下教育服务品牌，面临业务、财务系统多且数据不互通，实物存档成本高、损坏风险大，纸质档案录入操作耗时易出错，档案查阅不便等问题。采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达 91.6%。

合思电子文件管理服务体系

• 专业培训服务
  提供视频教程、在线研讨会等多种形式的培训课程，帮助用户快速掌握系统的使用方法，提升员工的数字化素养。

• 强大技术支持
  拥有专业的技术团队，为客户提供全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。同时提供强大的集成能力，确保系统与其他平台的无缝对接。

• 持续产品更新
  保持与市场趋势和技术发展的同步，不断迭代产品功能和性能，为企业提供最新的技术和功能支持，满足企业不断变化的需求。

• 定制化解决方案
  根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案，提供灵活定价模式，满足不同企业规模和使用场景的需求。

电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，是实现开具、接收、报销、入账和归档全链无纸化的必然趋势。它有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的共赢。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够帮助企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

合思具有功能全面、技术先进、服务优质、经验丰富等竞争优势，通过多个成功案例证明了其解决方案的有效性和价值，能够为企业提供全方位的财务数智化服务保障。企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，选择合思的解决方案，适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求，实现财务管理全面提升。现在就点击免费试用，开启企业电子文件管理的新篇章！