在企业财务信息化建设的浪潮中，数电票时代的来临为企业财务档案管理带来了新的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理需直面诸多难题，信息化建设亟待加强。数电票要求经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的困境。企业高管为纸质档案管理成本巨大、储存占地以及档案数据难以分析利用而发愁；财务人员每日面对海量档案数据，整理耗时，手动匹配核对工作枯燥又繁复；业务人员则在报销纸质票据时，深陷繁琐流程的泥沼。同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。例如，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜占用大量空间，浪费企业资源；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致内部协作滞后；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能损坏纸质档案，使得财税管理效率低下。
即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规、实现企业全面数字化的关键。而合思档案解决方案，正是企业适应数字化转型、解决财务档案管理难题的得力助手。
领先方案：满足多元场景档案管理需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案具有显著优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印，真正做到应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案为企业提供了更多的灵活性。它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业能够根据自身管理需求自定义归档目录，满足个性化的管理要求。
证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，它创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，有力保障财务合规。
核心功能：凸显高效合规便捷优势
合思档案在多源采集方面表现出色。它支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档是合思档案的一大亮点。它采用规则引擎，实现自动组装。会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。此外，它还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
在档案管理方面，合思档案权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统还规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
档案应用方面，合思档案实现了电子与实物档案高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。
实际案例：彰显应用价值与成效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。实施后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化大大提高，企业成本显著降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配耗时15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸。
某企业的档案管理现状低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题，电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。实施后，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用等方面存在低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效显著，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案秉持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。众多知名企业如广东某高校、中交集团、海亮教育、徐福记等都已选择合思档案并取得了良好成效。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想在企业财务信息化建设中取得突破，实现财务档案管理的高效、合规、低碳发展，不妨点击免费试用合思档案，开启全新的财务管理体验。
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