在当前经济环境下，企业发展面临着诸多挑战，集体进入了低速增长阶段，利润也出现了下滑的态势。大多数企业被惯性思维、业财脱节、预算失控这三大“净利润黑洞”所困扰。差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，如同一个无形的“利润杀手”，每天都在侵蚀着企业的净利润。
差旅成本涵盖了多个方面，从差旅产品采购、差旅出行服务等显性成本，到员工预支、层层审批、报销流程、票据复核等复杂的隐性成本。它不仅直接影响着企业的财务支出和现金流储备，还会因管理流程和制度的合理性，产生巨大的弹性空间。可以说，有效管控差旅成本是企业立竿见影的降本方式。
2023年企业差旅市场经历了“井喷式”增长后，2024年整体转向平稳增长。然而，机票折扣稍有回落、酒店价格有所增长，企业依旧难以平衡拓展业务与成本管控之间的矛盾，成本压力难以有效释放。在这样的背景下，中国企业在2024年面临着更大的盈利挑战，纷纷通过优化组织架构、严格管控各项预算和实际支出等方式，努力创造更多净利润。许多企业将管控的重点放在了差旅成本上，试图通过各种举措强硬控制差旅费用，但这种“硬控”方式往往会牺牲员工体验，影响企业的健康可持续发展。
会计数据电子化是当下企业财务管理的重要趋势，而合思的解决方案正契合这一趋势，能帮助企业在差旅管控中实现数智化转型，挖出更多净利润。
从“硬控”到“智控”，开启差旅管理新时代
合思凭借智能化、精细化的管理手段，助力企业实现从“硬控”到“智控”的转变。通过科学的方式降低差旅成本，提升运营效率，优化差旅制度和行为，实现差旅活动的无感管控。
合思商城推出的差旅节省奖励计划“合力省”独具创意。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，就能获得一定金额的红包奖励。这些奖励可以在合思商城内用于个人消费，这一举措打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系，同时为企业建立了无需额外支出的员工激励机制。
合思基于BI差旅风控系统，能够通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动进行全面监控与智能分析。实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，一旦发现异常情况，能及时发出预警。
2024年起，合思还将陆续推出AI智能审批、AI智能推荐助手等诸多功能。从员工和企业的不同视角出发，提供多种便利。员工可以获得行程与住宿推荐、自动化预订服务，企业则可以实现差旅预算自动计算、个人差旅成本与效率分析等。会计数据电子化在这些功能的实现中起到了关键作用，使得数据的处理和分析更加高效准确。
适应多元场景，精准管控差旅成本
随着企业业务的不断拓展，差旅目的地也发生了变化。企业业务向三四线城市扩展，三四线及以下城市的差旅业务占比在2024年上半年稳步上涨到24%。然而，大部分企业目前的管控维度仅支持到“市”，无法进行精准控制和科学调整。
合思与国内外知名在线旅游代理建立了深度合作关系，构建了覆盖全国2000 + 县市区的170万 + 酒店资源。能够根据不同区县类型，科学设置更加精确的差标管控金额，帮助企业实现精细化成本控制和效率提升。会计数据电子化使得这些数据的管理和分析更加便捷，为企业的决策提供了有力支持。
与此同时，越来越多的企业将拓展海外市场作为新的增长引擎，但出海业务带来了国际差旅的增加，企业面临着海外差旅资源分散、碎片化信息数据、多平台切换、跨时区出行等一系列难题。
合思作为无需报销平台，通过整合全球优质的服务商渠道，覆盖全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等。确保员工出差海外时能够快速获取高性价比的出行选择，还配备7 * 24小时中英文客服支持，及时响应企业员工的出行需求。
合思商城通过全球四大GDS供应商和航司直连产品为企业客户提供国际机票的低价，并支持舱位、提前预订等多维度管控；在国际酒店方面，支持企业通过差标、星级、淡旺季等维度的管控，可提供企业自有协议的线上托管服务；在国际用车方面，提供聚合用车服务，整合了全球各地知名打车平台，覆盖73个热门国家，支持通过预算控制、打车城市、地理围栏限制等方式，有效帮助企业规避海外用车风险。
以某连锁零售企业为例，该企业业务对象转向三四线小城镇的商超渠道后，与合思商城深入沟通，重新根据业务运营策略制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。通过更精细化的差标管理应对下沉市场，对企业压缩差旅成本产生了直观价值。会计数据电子化在这个过程中，实现了数据的实时更新和共享，让企业能够及时调整策略。
消除管控盲点，应对数电票时代挑战
企业差旅管控存在线下差旅费用管控的共性盲点。企业员工线下支付的加油费、过路/过桥费、餐费等报销项目，金额占比高达31%。而且企业对线下预订差旅消费依赖事后审核，难以判定其真实性，线下预订的发票金额普遍高于线上预订价。
合思易商卡为解决这一问题提供了有效方案。它将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，员工利用特制二维码通过银联系统实现线下消费的全场景覆盖。企业公户对商户直接付款，同步自动获取凭证入账归档，消灭了企业员工因公消费管理“盲区”。会计数据电子化使得这一过程更加高效，数据的准确性和安全性也得到了保障。
随着数电票时代的到来，企业在会计凭证管理上若仍过多依赖于传统纸质档案，不仅增加了存储和管理成本，让数电票的关键价值难以发挥，也让差旅管理等合规风险的有效控制成了难题。
合思电子会计档案管理系统可适应财务档案的全链路管理需求，做好数智化归档、数据关联和合规性管理，充分盘活业财数据价值，赋能企业决策。应用电子会计档案可降低70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本75%，检索效率提升90%，并实现100%管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环。
合思调研数据显示，现阶段有48.77%企业的报销事项仍停留在手工录入填报方式，有高达91.58%的企业员工习惯用电子邮箱接收发票，且有超过一半的受访者选择自己垫资订票，事后凭发票报销。这类传统的员工报销方式和财务作业流程在数电票时代中难以前行，但已有一部分企业意识到这一困境，并开始使用合思的数字化工具，享受会计数据电子化带来的便利。
对于企业而言，真正需要的是一个“用起来节省，管得住浪费”的平台。合思全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”的方面，可实现从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖，并通过同屏比价帮助企业获得性价比更高的差旅资源；在“管”的方面，不仅实现全流程管控、全产业链优化，更实现全员参与，让每一位员工愿意主动帮助企业一起“合力省”。
合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。在这场从差旅管理革新出发的新篇章中，企业不仅优化了成本结构，更激活了增长潜力，让每一位员工都成为企业成功的共同创造者。
北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您也想让企业在差旅管控中实现“省”与“赚”的平衡，迎接更可期待的商业未来，不妨点击免费试用合思的解决方案，体验会计数据电子化带来的数智化差旅管控新变革。
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