智能数据采集助力企业财务档案管理升级

在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票管理具有特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，纸电混合时代的企业面临着诸多传统纸质档案管理的痛点。企业高管需承受高额的纸质档案管理成本，不仅储存占地空间大，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作耗时费力，手动匹配核对的过程枯燥又繁琐。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。此外，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代的到来。并且，电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一站式的财务档案管理服务。

合思档案解决方案：多元定制满足多样需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。企业的业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规。

档案扩展解决方案借助生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案功能模块：全生命周期精细管理

电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等多个环节。智能数据采集可通过外部生态和内部多种方式进行，为企业提供了丰富的数据获取途径。预归档服务具备自动归档、业务检测等功能，能够有效提高档案管理的效率。基础管理涉及档号管理、档案储存等方面，确保档案的有序存放。档案服务包含身份调查、实物管理方案等，为企业提供了全面的档案管理支持。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。同时，通过字段映射让查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案具有更强的可扩展性。

合思档案核心亮点：降本增效合规增值

合思档案具有显著的降本增效优势，能帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别了传统手工归档方式，档案无需打印，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%。

电子会计档案管理作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，真正实现了档案数据的利用，从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效。

合思档案具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有100%自动归档能力和强大的规则匹配能力，最大程度地减少了人工介入，实现了自动组装、归档。同时，它是符合国家政策要求的档案系统，能够进行电子会计档案合规性管理。此外，它还具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的需求，且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化。

合思档案角色价值：为各层级人员赋能

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能够提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员来说，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，审计无需进入档案室，实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。

合思档案典型场景：贯穿企业档案管理全程

在档案采集环节，合思档案可通过多种方式进行智能数据采集。它可以直联获取全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件，也可上传纸质原始凭证影像，还支持手工下载等方式。

在档案制档环节，系统会自动整理、匹配、组件，实现档案制档。通过规则引擎将不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。

在档案管理环节，有全量电子会计档案和必要且少量的纸质档案管理。企业主动利用电子档案为主，如进行智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等，辅助备查则依靠纸质会计凭证原件等。

在档案利用环节，合思档案支持多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

合思档案成功案例：实践验证卓越成效

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如数据加载30s、关联匹配15min等。

世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，管理成效显著，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，管理成效明显，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位：技术领先实力卓越

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。合思自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。其大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能提高档案管理效率、释放档案数据价值。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案能满足企业在这方面的需求。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想开启高效的财务档案管理之旅，不妨点击免费试用合思档案，亲身体验其带来的便捷与价值。