会计数据电子化助力企业费控及差旅管理升级

在当前经济环境下，企业的发展面临着诸多挑战，尤其是在费控及差旅管理方面。自 2022 年底疫情退潮后，2023 年 1 – 7 月企业差旅业务呈现“井喷式”增长。然而，订单量的增加伴随着机票、交通工具租赁、酒店住宿价格等明显上涨，虽然交易总量尚未达到 2019 年疫情前的峰值，但企业在业务拓展和成本控制之间纠结，降本增效的压力前所未有。

从效率层面来看，差旅订票、发票、单据处理是企业面临的突出问题。发票的获取、核对和处理，依然是管控的最大痛点。而且订单超标趋势愈加明显，控制策略亟需从“事后控制”转向“事前或事中”的前置管控。近期对全国不同规模企业的调研显示，相比 2022 年，有 62.21%的企业差旅成本或日常费用明显上涨，71.08%的企业出差频次明显提高。

在费用分析层面，企业也面临着诸多难题。会计数据电子化不足，导致数据整合难、口径不统一、缺乏有效工具等问题凸显。有 35.49%的企业反馈「跨系统的数据整合比较难」，23.89%的企业反馈「以 EXCEL 为主，缺点较多」，另有 23.21%的企业反馈「数据来源太多，口径不好统一」。

面对这些挑战，合思为企业提供了全面且有效的解决方案，尤其注重会计数据电子化的应用，助力企业提升费控及差旅管理水平。

客户难题聚焦

• 高端制造企业的管理困境
  某 L4 级无需报销的高端制造上市公司，拥有 3000 + 员工和 10 + 子公司。在费控及差旅管理方面，该企业面临着诸多难题。员工报销流程漫长，体验感不佳。多系统操作使得员工操作繁琐，且不支持移动端，还需要个人垫资，纸质借款申请流程复杂，报销时效长达 2 个月。

对于财务人员来说，低价值工作占据了大量时间。手工做账、手动验真查重以及超标核对麻烦等问题，严重影响了工作效率。老板也无法实时掌握业务数据，人工统计分析导致费用居高不下，管理决策缺乏数据基础。会计数据电子化的缺失，使得企业的费控及差旅管理陷入困境。

• 连锁企业的运营痛点
  某连锁经营上市公司，有 5000 + 员工和近 400 家门店，月均差旅 GMV50 万 + 。该企业同样面临着一系列问题。员工满意度低，原有的对接供应商有限，经常出现旺季订不到酒店、酒店价格超差标等情况。在偏远地区，服务酒店未覆盖，员工需要自行垫资。

财务核算方面，原对接方出具的台账单并不满足财务核算的要求，需要二次人工整理，匹配成本中心、核算科目等，费时费力。管理难度也在不断提升，接入一定程度上限制了员工选择的权利，供应商缺失、体验不好等情况导致内部投诉较多，员工不满，且单一供应商差旅价格没有弹性空间，差旅费用居高不下。会计数据电子化程度低，使得企业在费用管理和决策上缺乏有效的支持。

• 多员工企业的差旅困扰
  某员工数千名的企业，月均差旅 GMV80 万 + ，出差城市分散，且多为三四线城市。在没有使用合思商城之前，员工出差需要垫资报销，县镇级偏远地区发票难开，员工经常替票或开销票，差旅成本缺乏合规管控。

随着 2023 年疫情放开酒店价格上涨，之前符合差标的酒店超标需个人垫资，员工负面情绪较高，要求提高差标，但企业差旅成本不可无限提高，财务人员面临着巨大的困扰。会计数据电子化的不足，使得企业难以对差旅成本进行有效的监控和管理。

合思智慧方案

• 高端制造的数字变革
  针对 L4 级无需报销上市公司的问题，合思提供了一系列核心功能，以实现会计数据电子化管理。预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验等功能，确保费用支出的合理性和合规性。对账结算中心、统一结算、统一开票以及自动生成凭证等功能，提高了财务工作的效率和准确性。合思 BI·差旅分析则为企业提供了深入的数据洞察，助力企业实现标准化管理。

使用的产品包括合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连。员工可以通过移动端进行申请，在合思商城消费免垫资开票，且供应商覆盖面广。财务人员可以在月底进行 1 次对账，实现入账自动化操作。管理洞察和数据监测功能，通过会计数据电子化，为企业提供了实时的业务数据，帮助老板做出更科学的决策。

• 连锁企业的资源优化
  对于连锁经营上市公司，合思商城无需更换原供应商，实现无缝接入。它提供了更丰富的资源，覆盖国内 2000 + 县市区，拥有 170 万 + 酒店资源，与各大酒店集团线上直连。更降本的出行方案，接入国内 40 + 航司，多个供应商同屏比价，帮助企业降低差旅成本。

合思商城 + 原对接方商旅双平台接入，员工可根据消费标准、体验、价格等各个方面选择更适合自己的供应商下单，提供了更丝滑的体验。通过会计数据电子化，企业可以更好地管理和分析差旅费用，提高财务管理的效率和精准度。

• 多员工企业的激励策略
  针对员工数千名的企业，合思商城“合力省”是一个无需企业额外投入成本的解决方案。签约后赠送与产品费同额的消费抵扣券，50%用于员工差旅激励。员工选择低价酒店、低价机票，可根据比例折合成奖励金，获得 10 元 – 100 元不等的消费红包。

同时，通过流程引擎实现差旅补贴自动化。通过工作流的可视化计算规则配置，企业可以自由定义不同差旅场景下的补贴计算规则。通过工作流的可视化活动编排，自定义差旅补贴计算的时点、条件，并可设置补贴申请单是否直接送审。员工出差结束后，补贴自动计算，补贴报销单生成并送审，补贴审核后发放。会计数据电子化使得整个补贴流程更加透明、高效。

显著应用成果

• 高端制造焕发生机
  L4 级无需报销上市公司与合思合作后，取得了显著的成果。员工报销效率提升 300%，财务人力成本降低 50%。客户评价“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’”。会计数据电子化的应用，让企业的费控及差旅管理更加高效、精准。

• 连锁企业口碑提升
  连锁经营上市公司使用合思商城后，财务部投诉率降低 80%，员工满意度达到 100%。员工表示合思商城上线后，订购更多选择、更灵活，机票价格多平台比价更便宜。财务人员表示不再接到投诉，口碑大大提升，合思商城对账单按成本中心自动拆分，对账效率有提升。会计数据电子化帮助企业优化了财务管理流程，提升了整体运营效率。

• 多员工企业成本降低
  员工数千名的企业应用合思商城“合力省”后，酒店单晚房费单价平均降低 37.8 元，月酒店 GMV 环比下降 8.7%，超标订单数降低 32%。员工出差动力满满，财务听不到员工抱怨差标过低，认为公司用另一种方式让员工主动节约，是高明的经营手段。流程自动化实现差旅补贴自动化后，员工报销满意度提升 78%，差旅补贴手工报销减少 92%，会计审核时间节省 71%。员工表示出差结束后系统大多可自动生成差旅补贴单并送审，财务表示系统自动计算送审的补贴报销单有效规避虚填错填，审批速度加快，客户财务总监称员工、财务体验显著提高。会计数据电子化在企业的成本控制和员工满意度提升方面发挥了重要作用。

降本增效是企业经营永恒的命题，面对未来持续的降本增效压力，以及低碳发展这一政策驱动长期趋势，通过构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，才能提高组织内各职能的活力和免疫力。合思为企业提供了这样的数字化解决方案，尤其注重会计数据电子化的应用，帮助企业实现更高效的费控及差旅管理。

随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业聚合消费和费用管控会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。合思也在不断探索和应用新兴技术，为企业提供更智能的服务。

越来越多的企业通过选择合思的解决方案，在费控及差旅管理方面取得了显著成效，如上述案例企业。未来，合思将继续助力更多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。

如果你也想解决企业费控及差旅管理难题，提升企业运营效率和效益，不妨选择合思。现在点击免费试用，体验会计数据电子化带来的管理变革，或拨打 400 – 999 – 8293，或访问 www.hosecloud.com 免费在线体验。