在当前经济环境下，企业发展面临诸多挑战，集体进入低速增长阶段，利润增长面临压力。此时，企业内部存在的惯性思维、业财脱节、预算失控三大“净利润黑洞”，正不断侵蚀着企业的利润。其中，差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，更是不容忽视。
差旅成本不仅包括差旅产品采购、差旅出行服务等显性成本，还涵盖员工预支、层层审批、报销流程、票据复核等复杂的隐性成本。这些成本不仅直接影响企业的财务支出和现金流储备，还会因管理流程和制度的合理性，产生巨大的弹性空间。2023 年企业差旅市场经历“井喷式”增长后，2024 年转向平稳增长，但机票折扣稍有回落、酒店价格有所增长，企业在拓展业务与成本管控之间的矛盾依然突出，成本压力难以有效释放。此外，企业员工线下支付的加油费、过路/过桥费、餐费等报销项目，金额占比高达 31%，而目前绝大部分企业对于此类线下场景缺乏有效的管控手段，成为企业差旅费用管控的“盲点”。
面对企业差旅管理的重重困境，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其强大的技术实力和丰富的行业经验，推出了一套全面的电子文件管理差旅管理整体解决方案，助力企业有效应对差旅管理挑战。
电子文件管理：合思全方位差旅解决方案全景
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在电子文件管理方面，合思的解决方案贯穿差旅全流程。
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案涵盖了商旅线上订购、差旅申请、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、资金结算、自动记账、商旅分析、自动提报等全流程数智化环节。通过电子文件管理，实现了差旅相关文件的高效流转和存储，提高了管理效率。
合思的全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”的方面，实现了从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖。通过同屏比价功能，企业能够轻松获得性价比更高的差旅资源。在“管”的方面，不仅实现了全流程管控、全产业链优化，更实现了全员参与。合思通过整合全球优质的服务商渠道，覆盖全球 70 多个国家近 200 万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800 多座城市的境外打车资源等，确保员工出差海外时能够快速获取高性价比的出行选择，同时也方便了电子文件的统一管理和追溯。
电子文件管理：合思解决方案核心功能与优势凸显
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差旅节省奖励激发双赢活力
合思推出的差旅节省奖励计划“合力省”，为企业和员工带来了双赢局面。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，将会获得一定金额的红包奖励。这一举措打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系，同时帮助企业实现了无需额外支出的员工激励机制。首批开启合力省的企业，超标订单大幅下降，差旅预算节省幅度可观。在电子文件管理中，相关奖励数据和文件也能得到妥善记录和管理，方便企业进行数据分析和决策。 -
灵活差标调整实现成本精准控制
合思采取灵活的差旅标准调整策略，避免了“一刀切”的差标管控。根据旅游旺季或者市场价格上升时，适当提高差旅标准；在淡季或者市场价格下降时，相应降低差标。这样既能保证员工在不同季节的出差体验，又能实现企业差旅成本的合理控制。电子文件管理确保了差标调整的文件记录和执行的准确性和可追溯性。 -
BI 风控系统守护差旅合规安全
基于 BI 差旅风控系统，合思通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警。在电子文件管理方面，该系统能够自动收集和整理相关数据文件，为企业提供准确的风险评估和决策依据。 -
AI 智能助力差旅高效便捷
2024 年起，合思陆续推出 AI 智能审批、AI 智能推荐助手等诸多功能。AI 助手能根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议，自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务，还能自动计算各项合理差旅预算，生成个人差旅成本、效率分析报告等。电子文件管理使得这些由 AI 生成的文件和数据能够有序存储和管理，方便企业随时查阅和使用。
电子文件管理：合思解决方案多场景应用实例展示
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风控普查揪出违规守护企业利益
某企业员工小张曾通过违规方式增加差旅消费支出，给企业带来损失。应用合思系统后，企业通过合思 BI 差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过 60000 元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。在这个过程中，电子文件管理确保了违规数据和整改文件的完整记录，为企业的合规管理提供了有力支持。 -
精准管控连锁企业差旅成本优化
2023 年，某连锁零售企业业务对象转向三四线小城镇的商超渠道，与合思商城深入沟通，重新根据业务运营策略制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024 年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长 8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降 6%。电子文件管理帮助企业对新的管控方案文件和相关数据进行有效管理，实现了差旅成本的精准控制。 -
奖励计划激发员工省钱热情
某企业自 2024 年 3 月开通合力省项目，员工通过节省差旅费获得私人消费红包 17000 元，红包可用于购买火车票、外卖、打车等因私消费，员工节省的越多，获得的红包金额越大。根据企业调研，员工对红包使用满意度高，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成双赢。电子文件管理对奖励数据和员工反馈文件进行整理和分析，为项目的持续优化提供了依据。 -
易商卡便捷体验助力企业捂钱袋
通过调研合思易商卡客户企业，员工普遍反馈无需垫资，报销单填写不再是难事，发票关联和费用一键导入，极大方便了业务人员日常工作与差旅出行，真正帮助企业“捂住钱袋子”。电子文件管理确保了易商卡相关交易文件和报销文件的高效处理和存储，提高了企业的财务管理效率。
在企业差旅管理的道路上，合思凭借其先进的电子文件管理差旅管理解决方案，为企业提供了强大的支持。合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。
面向未来，企业应用发展的眼光选平台。合思前瞻探索 AI 技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业用得丝滑、管得无形，帮助企业在 AI 时代赢得成本优势，挖出更多净利润。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供可靠的服务保障。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您也想体验合思电子文件管理差旅管理解决方案带来的卓越价值，不妨点击免费试用，开启企业差旅管理的新篇章。
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