在企业的日常运营中，发票清理和归档是财务工作的重要环节，它关乎着企业财务数据的准确性、合规性以及管理效率。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，在这方面有着深刻的体会。
金牌橱柜成立于1999年，拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。其业务版图遍布全球，有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 +。如此庞大的业务规模，也带来了海量的财务数据。年记账凭证量达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。在发票清理和归档等财务档案管理工作中，耗费了大量的人力、物力和时间。装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。面对这些问题，金牌橱柜急需一套专业的解决方案来优化财务档案管理流程。
档案管理痛点突显
- 数据散落难整合
在发票清理和归档的整理环节，会计档案散落于各个系统之中。档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一将相关文件打印出来，再进行手工匹配、组装、装订和上架等操作。这一过程不仅繁琐，而且容易出错，极大地降低了工作效率。例如，一张发票可能涉及多个业务环节和系统，要将其与对应的凭证、合同等进行准确匹配，需要花费大量的时间和精力。 - 保管存储缺优化
在保管环节，财务档案需要临时保管1年，1年后再移交综合档案管理。而在存储方面，采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案。这种传统的保管和存储方式不仅占用了大量的空间，而且增加了管理成本。同时，纸质档案容易受到损坏、丢失等风险的影响，不利于长期保存。 - 管理利用效率低
在管理利用方面，主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查档案。这种方式不仅效率低下，而且难以满足企业对财务数据快速查询和分析的需求。在发票清理和归档工作中，当需要查找某一张发票时，可能需要花费很长时间在众多的纸质档案中寻找，严重影响了工作进度。
合思方案精准破局
- 统一存储整合数据
合思为金牌橱柜提供的解决方案，首先实现了统一存储。打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理。在发票清理和归档方面，所有的发票数据都可以集中存储在一个系统中，方便进行统一管理和查询。这样一来，不仅提高了数据的安全性和可靠性，而且为后续的业务处理提供了便利。 - 完整证据链业财一体
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。在发票清理和归档过程中，每一张发票都可以与相关的业务环节进行关联，形成完整的业务证据链。这样，当需要对某一笔业务进行审计或查询时，可以快速追溯到相关的发票和其他财务资料，提高了财务数据的可追溯性和准确性。 - 数据共享便捷查阅
合思的解决方案实现了数据共享，提供一站式查阅服务。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。在发票清理和归档工作中，工作人员可以通过系统快速查询到所需的发票信息，无需再在众多的纸质档案中寻找。同时，系统还支持多维度检索和一站式预览，大大提高了工作效率。 - 银行回单无纸化管理
对于海量的银行回单，合思实现了自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅减少了打印成本和存储空间成本，而且提高了工作效率。在发票清理和归档过程中，银行回单可以与发票等其他财务资料进行自动关联，进一步完善了财务档案的管理。
方案实施有序推进
- 档案采集智能处理
通过合思档案系统，利用其开放式接口互联进行档案采集。大文件自动切割，数电票自动化解析。在发票清理和归档方面，系统可以自动采集发票数据，并对其进行智能处理。对于大文件的发票数据，系统会自动进行切割，方便存储和管理。同时，对于数电票，系统可以进行自动化解析，提取关键信息，提高数据处理的准确性和效率。 - 制档环节智能关联
在档案制档环节，合思系统进行智能关联、自动组装，开展四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。在发票清理和归档过程中，系统会自动将发票与相关的凭证、合同等进行关联，实现自动组装。同时，系统还会对发票数据进行四性检测和业务检测，确保数据的准确性和合规性。此外，系统支持自定义版式文件，满足企业不同的业务需求。 - 档案管理精细管控
在档案管理方面，合思系统进行精准权限管控，灵活扩展档案目录，实施水印管理，确保档号符合国标要求。在发票清理和归档工作中，不同的工作人员可以根据其权限进行操作，确保数据的安全性。同时，系统可以根据企业的业务需求灵活扩展档案目录，方便对发票等财务档案进行分类管理。此外，系统还实施水印管理，防止数据被非法复制和传播。 - 档案利用高效便捷
在档案利用方面，合思系统实现多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，进行实物混序归档、可视化盘点档案数据。在发票清理和归档工作中，工作人员可以通过系统进行多维检索，快速找到所需的发票信息。同时，系统支持一站式预览，无需再打开多个文件进行查看。此外，系统还支持在线借阅和异构系统联查，方便企业内部不同部门之间的协作。
方案实施成果显著
- 时间成本大幅降低
金牌橱柜实施合思解决方案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在发票清理和归档工作中，工作人员可以更加快速地完成发票的匹配和查询工作，大大提高了工作效率。这不仅节省了时间成本，而且为企业的决策提供了更加及时、准确的财务数据支持。 - 总体成本有效节省
预估节省总体成本30万 +/年。通过实现银行回单无纸化管理、减少打印成本和存储空间成本等方式，合思解决方案为金牌橱柜带来了显著的经济效益。在发票清理和归档方面，节省的成本主要体现在减少了打印费用、存储空间费用以及人工费用等方面。 - 档案合规性全面提升
档案合规性达到100%。合思系统通过开展四性检测、业务检测等方式，确保了发票等财务档案的准确性和合规性。在发票清理和归档过程中，系统会对每一张发票进行严格的审核，确保其符合相关的法律法规和企业内部的管理制度。 - 智能化管理高效准确
实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。在发票清理和归档工作中，合思系统的智能关联、自动组装等功能，减少了人工操作的错误率，提高了数据处理的准确性。同时，系统的多维检索、一站式预览等功能，提高了工作效率，使工作人员能够更加快速地完成发票清理和归档工作。
金牌橱柜高度认可
金牌橱柜对合思的解决方案表示高度认可。通过多系统数据互联，合思成功帮助金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，有效解决了档案管理难题。合思的解决方案显著提高了金牌橱柜的工作效率，降低了成本，提升了档案合规性。与合思的合作，使金牌橱柜在财务档案管理方面实现了质的飞跃，为企业的发展提供了有力支持。在发票清理和归档工作中，合思解决方案的应用，让金牌橱柜的财务人员感受到了前所未有的便捷和高效。
众多像金牌橱柜这样的企业都已通过合思的解决方案实现了财务档案管理的优化和降本增效。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有专业的团队和丰富的经验。在发票清理和归档等财务档案管理方面，合思能够为企业提供全方位、个性化的解决方案。选择合思，您也能像金牌橱柜一样，解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。立即联系合思，电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com，点击免费试用，开启财务数智化之旅。
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