费用发票管理新变革：合思档案引领电子凭证数字化转型

在数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的大趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已经到来。

合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于其在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，将有力推动我国电子凭证数字化转型。电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它有利于优化管理流程，降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在费用发票管理方面，合思档案也将发挥重要作用。

市场形势：数字化浪潮下的企业新挑战

在电子凭证数字化转型的大背景下，我国电子凭证改革取得了显著进展。目前，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，而电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题也即将得到全面解决，电子凭证数字化转型将进一步加速。

电子凭证全流程无纸化时代已然来临，企业若想实现真正的数字化，就必须顺应这一趋势，实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证全流程无纸化，才能满足企业数字化管理和合规经营的需求。

越来越多的企业意识到电子会计档案管理的重要性，开始积极寻求专业的解决方案来提升财务管理效率和降低成本。在费用发票管理上，传统方式已难以适应数字化时代的要求，企业急需更高效的管理手段。

痛点分析：传统财务档案管理的困境

传统财务档案管理存在诸多问题和挑战，在费用发票管理方面尤为突出。
一些企业存在归档难的问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失情况难以避免。在费用发票管理中，大量发票的整理和归档耗费了财务人员大量的精力。
查找慢也是常见问题。纸质档案受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当企业需要查找某张费用发票时，可能需要花费大量时间在堆积如山的纸质档案中寻找。
成本高同样不容忽视。大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大。COMMUNE幻师面临档案耗材、打印、存储成本高的问题，每年仅这些成本就高达53323元。云南菜品牌连锁经营存在纸质档案打印成本高、多地直营门店大量收款回单和财务凭证需打印后归档的情况，档案存储耗费资源，电子源文件无法有效保存且有丢失、损毁风险。
合规性问题也日益凸显。纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用。金牌橱柜家居科技股份有限公司在整理环节会计档案散落各系统，档案数据难利用，需逐一打印、手工匹配等；保管环节财务临时保管1年后移交综合档案管理；存储环节独立档案室管理存放纸质档案；管理利用以纸质档案管理为主，人工逐一翻查进行实物稽查，这些都增加了合规风险。

解决方案整体策略概述：合思档案的破局之道

合思档案针对企业在费用发票管理等传统财务档案管理中遇到的痛点，提出了全面的解决思路和方向。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
它全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化管理。在费用发票管理方面，从发票的接收、审核到最终归档，都能实现高效、便捷的操作。
通过智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节，合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，确保档案数据的合规性、准确性和完整性。同时，它还提供便捷调阅、混序归集、自动组装等功能，提高档案管理效率，降低企业成本。

核心模块：合思档案的强大功能

智能采集模块是合思档案的重要组成部分。它通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）实现档案数据的自主采集，支持大文件自动切割和数电票自动化解析。在费用发票管理中，该模块能够快速、准确地采集发票信息，提高工作效率。
预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。它可以对费用发票进行初步的整理和分类，为后续的归档工作做好准备。
基础管理模块包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，具备精准权限管控、档案目录灵活扩展、水印管理等特点，档号符合国标要求。在费用发票管理中，企业可以方便地对发票进行存储和检索，同时确保数据的安全性。
档案服务模块提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，支持多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等功能，实现实物混序归档和可视化盘点档案数据。这为企业的费用发票管理提供了更全面的支持，帮助企业更好地进行财务管理。

竞争优势：合思档案脱颖而出

与传统档案管理方式相比，合思档案在费用发票管理方面具有显著的优势。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。它支持跨系统调阅、在线借阅等，打破了传统档案管理中同个系统上下联查、切换模块和多个系统的壁垒。企业可以更方便地查询和使用费用发票信息，提高工作效率。
档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，确保档案数据的一致性和准确性，为企业决策提供有力支持。在费用发票管理中，企业可以实时掌握发票的状态和流向，更好地进行成本控制和风险管理。
合思档案具有低开发成本的优势。通过生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等各类异构系统，降低了企业信息化建设成本。这使得企业在费用发票管理方面可以以较低的成本实现数字化转型。
它还提供全流程合规化、自动化、数字化的解决方案，满足企业在电子会计档案管理方面的合规要求，有效降低企业合规风险。在费用发票管理中，确保发票的合规性是企业的重要需求，合思档案能够很好地满足这一需求。

成功案例：合思档案的实践验证

合思档案在不同行业的成功应用案例充分展示了其在费用发票管理等方面的实际效果和价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在费用发票管理方面，大大提高了工作效率，降低了成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。费用发票管理更加高效，资源得到了有效利用。
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现了全面无纸化管理，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。费用发票管理更加规范、高效。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。费用发票管理的准确性和效率都得到了显著提升。

服务体系：合思的全方位保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的保障。
分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，为产品的研发和优化提供技术支持。不断投入研发，确保合思档案在费用发票管理等方面的功能不断完善和升级。
在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够及时响应客户需求，提供本地化服务。无论企业身处何地，都能得到及时、专业的服务。
为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等，帮助客户实现降本增效、合规经营和低碳运营。在费用发票管理方面，为企业提供一站式的解决方案。
不断进行产品升级和创新，如2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，以更好地满足客户不断变化的需求。

合思档案在费用发票管理等方面具有重要的价值和意义。它帮助企业实现电子凭证全流程无纸化管理，优化管理流程，降低成本，提高效率，提升合规性，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，体现了合思档案在市场上的认可度和影响力。

随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思档案将继续发挥其优势，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案，推动行业的发展和进步。未来，合思将持续创新和优化产品与服务，以更好地满足企业日益增长的需求，与客户共同成长，实现共赢。如果您也想体验高效的费用发票管理，不妨点击免费试用合思档案，开启财务数智化新征程。