在数字化时代的浪潮中，我国电子凭证改革正以前所未有的速度向前推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化开具。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端基本完成数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的难题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场电子凭证数字化转型的大潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，发挥着至关重要的作用。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，为企业的财务信息化建设提供了强大助力，在电子会计档案领域占据着举足轻重的地位。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。随着企业的不断发展壮大，在财务管理尤其是档案管理方面，好想你面临着诸多痛点，严重制约了企业的发展效率。
归档难题耗时费力
财务归档工作是企业财务管理的重要环节，但在好想你，这一工作却成为了财务人员的沉重负担。在进行财务归档时，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于涉及的单据数量众多，信息繁杂，每一笔业务都需要仔细核对，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查询和补录工作将更加繁琐，进一步增加了财务人员的工作压力。
查找缓慢效率低下
纸质档案的管理方式存在着明显的局限性。在好想你，纸质档案的查找受限于时间和空间，需要耗费大量的时间和精力。当财务人员需要查阅某一份档案时，往往需要在众多的档案柜中逐一查找，有时甚至需要花费数天时间才能找到所需的档案。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这给企业的日常运营和审计工作带来了极大的不便。
管理成本居高不下
大量的纸质档案管理需要占用大量的空间和人力。在好想你，为了存放纸质档案，企业需要租赁专门的档案室，并配备专业的档案管理人员。此外，纸质档案的保管还需要考虑防潮、防火、防虫等因素，这进一步增加了档案管理的成本。随着企业业务的不断拓展，纸质档案的数量也在不断增加，档案管理成本也随之水涨船高，给企业带来了沉重的经济负担。
合思档案：量身定制的解决方案
面对好想你在档案管理方面的诸多痛点，合思档案凭借其先进的技术和丰富的经验，为好想你量身定制了一套全面的解决方案，有效解决了好想你档案管理中的难题。
打破数据壁垒实现同源共享
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现数据的联查，大大提高了工作效率。在进行财务核算和审计时，财务人员可以快速准确地获取所需的数据，避免了重复劳动和数据不一致的问题，提高了财务工作的准确性和可靠性。
自动组装档案提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装，为内外审计工作提供了便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。合思档案系统可以自动对档案数据进行分类、整理和归档，生成规范的审计报告。审计人员可以通过系统快速查阅所需的档案数据，无需再花费大量时间在纸质档案中查找和核对，提高了审计工作的效率和质量。
实物高效管理精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。在档案入库时，为每一份实物档案贴上二维码标签，并将二维码信息与电子档案进行关联。当查阅者需要查阅实物档案时，只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这种管理方式不仅提高了档案查阅的效率，而且减少了档案遗失和损坏的风险，确保了档案的安全性和完整性。
显著成效：降本增效成果斐然
合思档案为好想你带来了显著的成效，通过具体的数据体现了降本增效等收益，有力地推动了企业的财务信息化建设。
人工耗时大幅减少
在合思档案的帮助下，好想你在档案管理方面的人工耗时大幅减少。据统计，合思档案的应用使档案管理的人工耗时减少了90%。财务人员无需再花费大量时间进行单据核对和档案整理，工作效率得到了极大提高。他们可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中，为企业的发展提供更有价值的服务。
管理耗时显著降低
合思档案的应用不仅减少了人工耗时，还显著降低了总部和借阅管理的耗时。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。这使得企业的管理流程更加顺畅，决策更加高效。企业可以更快地获取所需的档案信息，及时做出决策，提高了企业的市场竞争力。
综合成本有效控制
通过合思档案的应用，好想你预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于档案管理效率的提高和空间、人力成本的降低。合思档案减少了纸质档案的使用，降低了档案管理的空间需求和人力成本。同时，档案管理效率的提高也减少了因档案遗失和损坏带来的损失，进一步降低了企业的综合成本。
展望未来：推动电子凭证数字化转型
合思档案通过电子会计档案管理平台，帮助企业解决了档案管理的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在当前企业财务信息化建设的大趋势下，合思档案的应用具有重要的示范意义。
基于合思档案在行业应用中的深度应用与案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义。该案例集不仅展示了合思档案在不同行业的成功应用案例，还为企业提供了电子会计档案管理的最佳实践和解决方案。通过学习和借鉴这些案例，企业可以更好地推动自身的财务信息化建设，实现电子凭证的数字化转型。
未来，合思档案将继续发挥其在电子会计档案领域的优势，不断创新和完善产品功能，为企业提供更加优质的服务。合思将与更多的企业携手合作，共同推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
企业财务信息化建设是企业发展的必然趋势，合思档案作为电子会计档案管理的领先解决方案，将为企业提供有力的支持。如果你也想让企业在财务数智化浪潮中脱颖而出，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以点击免费试用合思档案，开启企业财务信息化建设的新篇章。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/9115.html
