合思电子文件管理：开启企业财务数字化转型新征程

在当今企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键一环。然而，企业在财务数字化转型及费用管理方面却面临着诸多痛点。

企业财务从信息化向智能化进阶时，业财融合成为关键制约因素。财务与业务环节相互割裂，犹如两座孤岛，财务系统与业务系统无法有效沟通，这背后需要企业自上而下进行理念转变与流程再造。同时，企业费用支出管理困难重重。费用在企业中无处不在，涉及每一位员工，费用报销不仅耗时耗力，还严重影响企业运营效率。而且费用支出种类繁多、发生频次高、合规性差，管理起来极为棘手。此外，国家推行金税四期、全面数字化的电子发票等财税新政，对企业财税合规监管日益严格，企业迫切需要建立更为完善的财税数字化体系。目前，企业大多依靠纯手工、OA 系统或财务系统来管理费用支出，难以精准搭建费控管理的功能模块，也无法适应企业组织结构的快速变化。

面对这些痛点，合思作为解决方案提供商，凭借其卓越的能力为企业带来了全方位的财务数智化服务，成为企业解决难题的得力助手。

合思：财务数智化服务领航者

北京合思信息技术有限公司是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。它拥有敏捷的财务收支管理平台，能够帮助企业挖掘更多净利润。

合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。在电子文件管理方面，合思能够实现对各类财务相关电子文件的高效整合与管理。

合思始终秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，强大的研发实力为其电子文件管理等服务提供了坚实的技术支撑。同时，在全国 22 个城市设有直营服务网络，并通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，确保能够及时响应客户需求。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，在电子文件管理及财务数智化方面实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

合思解决方案：核心功能亮点闪耀

• 费控分级进阶助力企业升级
  企业费控管理根据自动化程度的不同，可分为 L1 – L5 五个层级。合思能够助力企业从低层级向高层级发展，在电子文件管理方面也有着显著优势。

在 L3 初级无需报销阶段，合思集成多家企业高频供应商，将企业消费环节首次纳入费控管理链条。这不仅大幅提升了员工报销体验，还使得相关电子文件的管理更加规范有序。员工消费后的电子票据等文件能够自动归集和整理，方便后续的入账和归档。

在 L4 中级无需报销阶段，实现了预算、消费、报销、对账和报表全维度效率飞升。电子文件管理也更加智能化，各类费用相关的电子文件能够按照既定规则自动分类和存储，为企业提供了更加清晰的财务数据视图。

在 L5 高级无需报销阶段，智能化程度进一步加深，报销全流程无需人工参与。电子文件管理实现了自动化处理，从文件的生成、审核到归档，都能在系统中高效完成，大大提高了企业的工作效率。

• 中台能力：连接与整合的智慧枢纽
  合思的中台具有强大的连接和整合能力，能够广泛且弹性地连接企业内部多个业务系统，整合财务与经营数据，实现多个系统的实时联动。

业务中台将业务场景标准化、数据化，为电子文件管理提供完整数据源。通过对业务流程的梳理和规范，确保生成的电子文件准确、完整。

数据中台将数据沉淀为数据资产，为业务提供决策支持。在电子文件管理中，数据中台能够对海量的电子文件进行分析和挖掘，为企业的财务决策提供有价值的信息。

财务中台帮助企业进行核心能力沉淀，促使服务产品化。在电子文件管理方面，财务中台能够将财务规则和流程融入到系统中，实现电子文件的自动化处理和管理。

• 数据赋能：驱动企业智慧运营
  合思可实现数据赋能，通过自动化执行对接业务系统，自动整理数据、录入记账凭证。在电子文件管理中，能够将电子文件中的数据进行提取和分析，自动生成相关的财务报表和凭证，提高了数据处理的准确性和效率。

精细化运营基于数据分析发现运营过程中的低效问题环节。合思通过对电子文件的分析，能够发现企业在费用支出、业务流程等方面存在的问题，为企业提供优化建议。

智能化决策盘活数据支撑业务决策，驱动供需双方精准匹配。在电子文件管理中，合思能够根据企业的历史数据和业务需求，为企业提供智能决策支持，帮助企业更好地管理财务和业务。

• 打通系统：实现业财融合自动化
  合思能帮助企业打通业务与财务系统，实现会计处理自动化，以数据驱动财务预测和决策。在电子文件管理方面，能够将业务系统和财务系统中的电子文件进行关联和整合，实现数据的实时共享和交换。从交易端和业务系统中自动、实时进行数据处理，确保电子文件的及时性和准确性。

企业使用合思：收获多重收益

• 降本增效：释放企业活力
  合思帮助企业实现降本增效，在电子文件管理方面也发挥着重要作用。减少员工、财务人员及管理者处理报销流程的精力投入，员工无需手动整理和提交大量的电子文件，财务人员也无需花费大量时间进行文件审核和录入。提高了企业运营效率，降低了运维成本。电子文件的自动化管理减少了人工操作带来的错误和延误，提高了工作效率。

• 合规经营：应对监管挑战
  合思助力企业合规经营，应对日益趋严的财税合规监管。在电子文件管理方面，避免了电子发票的重复打印、重复报销问题，规避了电子发票带来的财税风险，满足了行业合规要求。电子文件的存储和管理符合相关法规要求，确保企业的财务数据安全可靠。

• 业财融合：推动管理升级
  合思推动企业业财融合，让财务人员参与到业务发生的全过程。在电子文件管理中，财务人员能够及时获取业务相关的电子文件，将预判、规则设定、实时管控的能力赋予财务人员，完成管理数字化的升级。通过对电子文件的分析和处理，实现财务与业务的深度融合。

• 数据支持：助力决策优化
  合思为企业提供数据支持，融合业务与财务数据，对企业的经营状况建立更加全面的评估体系。在电子文件管理方面，能够对海量的电子文件进行分析和挖掘，支持企业进行财务分析、业务优化等决策。通过数据驱动的决策，企业能够更加精准地把握市场动态，制定合理的发展战略。

合思解决方案：适用典型场景广泛

• 医药行业：满足合规高效需求
  医药行业面临资金回流困难、研发费用居高不下，会议推广为主的销售费用持续走高等问题。传统报销流程效率低下，且最新的《医药行业合规管理规范》对药企交流活动作出严格限制。合思能满足行业高度合规要求，在电子文件管理方面，提高活动报销、差旅报销的效率和进程，实现财务系统间科目的对接与自动记账。电子文件的规范管理确保了费用报销的合规性和准确性。

• 软件行业：厘清费用管理难题
  软件行业以项目/产品制为主要形式，费控流程复杂但治理要求高。实施前期关注费用预算，实施期间重在费用控制，实施后强调费用结算的合规性。合思能帮助厘清项目制行业的费用归集和结算，在电子文件管理方面，实现预算动态管理及可视化、单据智能识别、项目费用自动归集。电子文件的自动化处理提高了项目费用管理的效率和准确性。

• 连锁经营行业：强化资金管理能力
  连锁经营行业财务指标繁多，费用控制复杂，报销数字化程度低，供应商管理困难，不同门店和供应商对公报账场景复杂。合思能为多种对公付款场景提供合同/台账管理模块，在电子文件管理方面，实现报销和支付的联动，提高母公司对资金的管理。电子文件的集中管理和共享，使得母公司能够实时掌握各门店的资金状况。

合思客户案例：见证实际应用成效

• 某知名制药公司：精准费用管理
  中国某知名制药公司，易快报（合思）为其定制搭建讲者库，根据讲者身份信息、收款信息、个人偏好形成画像，在系统中分类留存并实时更新。在电子文件管理方面，保证每一笔费用明确可追，相关电子文件都能准确关联到具体的讲者和费用项目。智能连通后端支付系统，付款信息由讲者库及会议库通过易快报直接导入网银，出纳无需手动重复输入，银企直连一键支付。电子文件的自动化流转提高了支付效率和准确性。

• 某上市软件服务公司：定制费控功能
  中国某上市软件服务公司，易快报为其定制化提供费控功能，包括预算动态管理及可视化、单据智能识别、项目费用自动归集。在电子文件管理方面，通过内置的 EAI 模块，在 ERP 中抓取费用数据，与财务系统间构建逻辑映射，将费用按财务规则分配，再通过 EAI 模块导入财务系统，自动生成凭证。电子文件的自动化处理减少了人工操作带来的错误和延误。

• 某知名连锁餐饮品牌：优化对公付款管理
  中国某知名连锁餐饮品牌，易快报为此公司的多种对公付款场景提供合同/台账管理模块。各地子公司通过易快报对房租、原材料、员工工资进行申请，由母公司审核通过后，经由银企直联模块统一进行各项支付。在电子文件管理方面，降低了审核风险和资金风险。电子文件的集中管理和审核确保了资金支付的合规性和安全性。

在当前数字化浪潮下，企业财务数字化是必然趋势，电子文件管理作为其中的重要环节，对企业的发展至关重要。合思不断发展，未来将进一步扩展广泛连接能力，提供综合解决方案，帮助企业向业财融合的财务数字化迈进。已有众多企业选择合思，在电子文件管理及财务数智化方面实现了降本增效、合规经营和低碳运营。您的企业也可借助合思开启财务数字化新征程，点击免费试用，体验合思电子文件管理带来的卓越价值！