数字化费用管理：解锁企业降本增效新密码

在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，如何优化费用管理、提升运营效率成为了关键。今天，我们将聚焦三家不同类型的企业，看看它们在业务发展中遇到了哪些费用管理难题，又是如何通过数字化费用管理解决方案实现破局的。

企业现状：费用管理困境凸显

有一家专精特新的高端制造行业上市公司，拥有3000 + 员工和10 + 子公司。规模的庞大让公司的运营管理面临着诸多挑战，尤其是在费用管理方面。员工报销流程漫长，体验感不佳，多系统操作、不支持移动端、个人垫资、纸质借款申请以及长达2个月的报销时效等问题，让员工苦不堪言。而财务人员更是被大量低价值工作占据了时间，手工做账、手动验真查重、超标核对麻烦等问题，严重影响了工作效率。老板也无法实时掌握业务数据，人工统计分析导致费用居高不下，管理决策缺乏数据基础。

另一家连锁经营的上市公司，拥有5000 + 员工和近400家门店，差旅需求旺盛，月均差旅GMV50万 +。然而，原TMC对接供应商有限，旺季订不到酒店、酒店价格超差标、偏远地区服务酒店未覆盖等问题，让员工不得不垫资，员工满意度极低。同时，原TMC出具的台账单不满足财务核算要求，需二次人工整理，财务每月需耗费至少3人天整理对账单，再通过线下Excel发送成本中心负责人审核，核算费时费力。接入TMC还限制了员工的选择权利，供应商缺失、体验不好时内部投诉较多，且单一供应商差旅价格无弹性空间，差旅费用居高不下，管理难度不断提升。

还有一家员工数千名的企业，月均差旅GMV80万 +，出差城市分散，且多为三四线城市。在未使用合思商城前，员工出差垫资报销，县镇级偏远地区发票难开，员工经常替票或开销票，差旅成本缺乏合规管控。2023年疫情放开酒店价格上涨后，之前符合差标的酒店超标需个人垫资，员工负面情绪较高，要求提高差标，但企业差旅成本不可无限提高，财务人员面临着巨大的困扰。

痛点剖析：费用管理问题根源

高端制造企业：流程繁琐数据滞后

高端制造企业的费用管理问题主要源于流程的繁琐和数据的滞后。多系统操作使得信息无法实时共享，导致报销流程漫长。不支持移动端则限制了员工的操作便利性，个人垫资增加了员工的资金压力。纸质借款申请和长达2个月的报销时效，不仅影响了员工的工作积极性，也使得财务数据无法及时反映企业的实际费用情况。手工做账、手动验真查重和超标核对麻烦等低价值工作，占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法专注于更有价值的财务分析和决策支持工作。老板无法实时掌握业务数据，只能依靠人工统计分析，这不仅效率低下，而且容易出现误差，导致费用居高不下，管理决策缺乏数据基础。

连锁经营企业：资源有限核算复杂

连锁经营企业的费用管理问题主要集中在供应商资源有限和财务核算复杂两个方面。原TMC对接供应商有限，无法满足企业在旺季和偏远地区的差旅需求，导致员工满意度低。原TMC出具的台账单不满足财务核算要求，需二次人工整理，增加了财务人员的工作量和核算难度。接入TMC限制了员工的选择权利，使得员工无法根据自己的需求选择合适的供应商，导致内部投诉较多。单一供应商差旅价格无弹性空间，使得企业的差旅费用居高不下，管理难度不断提升。

数千员工企业：合规管控成本难题

数千员工企业的费用管理问题主要在于差旅成本的合规管控和员工满意度的平衡。员工出差垫资报销，县镇级偏远地区发票难开，员工经常替票或开销票，导致差旅成本缺乏合规管控。疫情放开后酒店价格上涨，之前符合差标的酒店超标需个人垫资，员工负面情绪较高，要求提高差标，但企业差旅成本不可无限提高，这使得财务人员面临着巨大的困扰。

解决方案：数字化费用管理破局

高端制造企业：全流程数字化解决方案

针对高端制造企业的问题，合思提供了合思费控、合思商城、ERP互联、银企直连等产品，具备预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验、对账结算中心、统一结算、统一开票、自动生成凭证、合思BI·差旅分析等核心功能。通过这些功能，员工可以通过移动端申请，合思商城消费免垫资开票，供应商覆盖面广，下沉市场也能买到车票酒店等。财务月底1次对账，入账自动化操作，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成全部系统完成。企业通过多种差旅数据分析看板，洞察差旅行为，优化差旅标准、节省成本。

连锁经营企业：资源互补智慧差旅模式

对于连锁经营企业，合思商城无缝接入其现有的TMC，无需更换供应商，实现1 + 1>2的资源互补智慧差旅模式。合思商城覆盖国内2000 + 县市区，170万 + 酒店资源，与各大酒店集团线上直连，为员工提供更丰富的资源选择，着重解决旺季酒店资源紧张、偏远地区出行的问题。接入国内40 + 航司，多个供应商同屏比价，为员工推荐同时时间段内更低价的方案，为企业节省出差成本。合思商城 + TMC商旅双平台接入，员工可根据消费标准、体验、价格等各个方面选择更适合自己的供应商下单，营造开放共赢的企业文化。

数千员工企业：“合力省”激励方案

针对数千员工企业的问题，合思推出了合思商城“合力省”方案。签约后，合思商城赠送与产品费同额的消费抵扣券，50%用于员工差旅激励。员工选择低价酒店、低价机票，则根据比例折合成奖励金，发放给员工10元 – 100元不等的消费红包。通过这种方式，员工可以在享受差旅便利的同时，获得实实在在的奖励，从而提高员工的满意度和节约意识。企业也可以在不增加差旅成本的情况下，实现差旅成本的合规管控。

实施步骤：方案落地有条不紊

高端制造企业：移动端申请与自动化财务处理

高端制造企业的员工通过移动端即可完成申请流程，在合思商城进行消费时无需垫资，且能轻松开票。由于供应商覆盖面广，即使是下沉市场，员工也能方便地购买到车票、酒店等。财务人员在月底只需进行1次对账，入账操作实现自动化，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等工作全部由系统完成。企业管理层通过多种差旅数据分析看板，能够深入洞察员工的差旅行为，进而优化差旅标准，节省成本。

连锁经营企业：系统接入与自主选择

连锁经营企业直接将合思商城接入现有的TMC系统，员工可根据自身需求，自主在合思商城或原TMC平台选择供应商下单。这种方式既保留了原有的合作关系，又为员工提供了更多的选择，实现了资源的互补和优化。

数千员工企业：签约启动与激励实施

数千员工企业与合思商城签约后，即可开始实施“合力省”方案。员工在消费时，只要选择低价产品，系统就会自动统计并发放奖励金，以消费红包的形式给予员工实实在在的优惠。

显著成果：降本增效成效显著

高端制造企业：效率提升成本降低

实施数字化费用管理解决方案后，高端制造企业的员工报销效率提升了300%，财务人力成本降低了50%。员工不再为繁琐的报销流程而烦恼，财务人员也能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

连锁经营企业：投诉降低满意度提升

连锁经营企业的财务部投诉率降低了80%，员工满意度达到了100%。员工能够享受到更丰富的资源选择和更优惠的价格，财务人员也不再为处理投诉和繁琐的核算工作而困扰。

数千员工企业：成本下降合规提升

数千员工企业的酒店单晚房费单价平均降低了37.8元，月酒店GMV环比下降了8.7%，超标订单数降低了32%。企业在不增加差旅成本的情况下，实现了差旅成本的有效管控，员工的满意度也得到了显著提升。

客户评价：高度认可口碑良好

高端制造企业：有求必应一拍即合

高端制造上市公司评价“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’”。

连锁经营企业：选择多样效率提升

连锁经营上市公司员工表示“合思商城上线后，订购更多选择、更灵活！原TMC旺季酒店无空房，去合思商城能找到其他品牌；机票价格多平台比价，比原来便宜多了！两种选择，想用哪个用哪个，员工自主性更高”；财务称“财务部不再接到投诉，口碑大大提升！现在合思商城 + TMC资源互补，员工的选择权更多，我们也省去了很多解释、处理投诉的时间！而且合思商城对账单是按照成本中心自动拆分的，对账效率也有了一定提升”。

数千员工企业：激励有效成本可控

员工数千名的企业员工说“现在出差动力满满！节省下来的钱可以自己定外卖，下午茶；平时出行打车也可以使用，实打实的优惠呀！这个政策真的是太好了”；财务表示“终于听不到员工跑来抱怨差标过低了！公司成本没有增加，而是用另一种方式让员工主动节约，非常高明的经营手段”。

行动号召：免费试用开启变革

合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得信赖。

如果您的企业也面临着费用管理的难题，不妨现在就免费在线体验合思的产品和服务。拨打400 – 999 – 8293或访问www.hosecloud.com，让合思助力您的企业降本增效、合规经营和低碳运营。点击免费试用，开启企业数字化费用管理的变革之旅！