合思档案：破解企业增值税发票处理及财务档案管理难题

在企业的日常运营中，财务档案管理宛如一座无形的大山，压得众多企业苦不堪言。尤其是增值税发票处理，更是让企业头疼不已。从高企的显性成本到潜在的隐形成本，再到时刻高悬的合规风险，企业在财务档案管理的道路上如履薄冰。

纸质凭证输出时，耗材成本节节攀升，档案室、档案柜等存储空间的需求也如同无底洞，不断吞噬着企业的资源。手工装册归档工作更是重复性极高，耗费大量人力，查询调阅条件粗糙，数据难以得到有效利用。而电子会计凭证文件，由于缺乏有效的管理手段，在面对不可抗力时，可能会遭受损坏，给企业带来巨大损失。

企业高管们看着巨额的纸质档案管理成本，心疼不已，而且这些档案数据零散，难以汇总分析，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则被海量的档案数据折磨得疲惫不堪，整理工作不仅耗时费力，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作热情逐渐消磨殆尽。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，耗费了大量时间和精力。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着新的挑战。增值税发票处理作为其中的关键环节，对企业的信息化建设提出了更高要求。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

合思档案多元方案满足多样需求

合思档案为企业的增值税发票处理及财务档案管理提供了全方位的解决方案，犹如一把万能钥匙，能够打开不同场景下档案管理的大门。

合思档案推出领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，它就像一个强大的连接器，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。单套制解决方案更是为企业带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。企业只需在线上管理一套电子数据，就能保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立起完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印，既保证了档案数据的完整、真实、合规，又降低了企业成本。

档案扩展解决方案赋予企业自定义档案类型的权力，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，就像为企业提供了一个可灵活调整的档案管理工具箱，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录，满足多样化的管理需求。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，为企业提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它就像一位严谨的财务管家，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，让企业在增值税发票处理及财务档案管理中更加安心。

合思档案核心功能提升管理质效

合思档案的核心功能犹如一颗颗璀璨的明珠，在增值税发票处理及财务档案管理领域闪耀着光芒，能够有效提升档案管理效率和合规性。

多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，就像一条条高速数据通道，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，确保企业数据采集的全面性和准确性。

智能制档功能通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可视化配置，就像一位智能的指挥家，让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。此外，还能进行字段映射，查阅便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理功能实现权限管理和精准管控。支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，为企业的档案管理提供了强大的安全保障和灵活的管理方式。

档案应用功能可实现多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。还能一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，让企业在增值税发票处理及档案查询利用中更加高效。

合思档案助力不同角色收获收益

合思档案就像一位贴心的伙伴，为企业不同角色在增值税发票处理及财务档案管理中带来了实实在在的收益。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，还能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效。借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定坚实基础。

归档员/财务人员使用合思档案，能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

对于外部审计人员来说，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。

合思档案典型场景应用成效显著

合思档案在不同典型场景下的应用，犹如一场及时雨，为企业的增值税发票处理及财务档案管理带来了新的生机。

在企业费控报销信息化细分领域，合思档案助力企业实现智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务。它就像一位得力的助手，解放双手释放人的创造力，助力企业实现业财融合，让企业的财务管理更加高效、精准。

在数电票管理场景，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，有效解决了企业在增值税发票处理中的难题。

在实物档案管理场景，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。它就像一个智能的档案管理员，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆、根据实际档案管理场景搭配，支持集团共享，批量作业，支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

在大数据管理场景，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节。它就像一位强大的数据分析师，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件。通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，支持元数据级检索、海量数据秒级查询，具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

合思档案客户案例见证卓越实力

众多企业的成功案例是合思档案卓越实力的最好证明。

某企业年单据量高达2.6亿，在增值税发票处理及会计档案管理方面存在纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，确保业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现；实现档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。

某世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求，低碳环保，积极响应政策，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理，存放纸质档案，管理方式纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，实现统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表，手动打印、整理、装订、著录、上架归档，每一册精细整理；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前企业面临诸多挑战的背景下，合思档案无疑是企业解决增值税发票处理及财务档案管理难题的得力助手。它能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，节约70%纸张成本，节约75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性，应收尽收，“四性检测” + “业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。

如果您的企业也在为增值税发票处理及财务档案管理问题而烦恼，不妨点击免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅！