在当今数字化浪潮席卷的时代，众多企业都在积极寻求财务数字化转型的有效路径，以提升管理效能、降低成本。世界500强旗下的一家知名教育服务品牌，同样敏锐地察觉到了财务数字化转型的重要性，迫切希望借助先进的解决方案来解决当前面临的诸多问题，尤其是在成本预算控制方面。
教育巨头财务困境大揭秘
该教育服务品牌业务版图不断扩张，其业务、财务系统数量众多，且相互独立。这种局面导致数据难以互通，结构化数据提取犹如大海捞针。在日常财务操作中，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费，这无疑增加了成本预算控制的难度。
实物档案存档也是一大难题。大量的实物档案占用了较多的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这使得管理成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险，这对于成本预算控制来说是一个巨大的挑战。
此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，需要投入大量的人力和时间成本。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，不能多人同时借阅，导致档案资产利用率极低，进一步影响了成本预算控制的效果。
合思神兵：全生命周期电子化会计档案管理方案
合思针对该客户的困境，精心打造了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA以及其他相关系统等。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行任何开发成本投入即可轻松介入，真正实现了档案的应收尽收，为成本预算控制提供了有力支持。
接口传输方式丰富多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。无论何种数据来源，都能通过合适的方式快速、准确地传输到系统中。
在档案管理方面，实现了自动归档。系统具备智能组单、四性检测等功能，涵盖的会计类档案管理范围十分广泛。内部的凭证、订单等，外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都能实现高效管理。这不仅提高了工作效率，还大大降低了人力成本，有助于企业更好地进行成本预算控制。
强大的规则引擎可以自定义搭建，亿级数据能够实现秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，减少了存储空间的占用，进一步降低了成本，为成本预算控制提供了新的思路。
方案落地：步步为营开启转型之旅
合思的实施团队利用其系统与企业的异构系统进行广泛连接，开启了档案数据的收集工作。通过影像支撑、扫描、人工上传等接口传输方式，全面获取企业的档案数据。
系统对收集到的数据进行智能组单、四性检测等操作，确保数据的准确性和完整性，然后完成自动归档。整个实施过程有条不紊，每一个环节都紧密相连，为企业的财务数字化转型奠定了坚实的基础，也为成本预算控制提供了可靠的保障。
转型硕果：效率提升成本大降
经过一段时间的实施，该方案取得了显著的成果。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构。这种管理结构简化了会计管理流程，大大提高了工作效率，使得企业在成本预算控制方面取得了初步成效。
档案多维度穿透查询功能的实现，让档案查阅变得简便高效。以电子借阅为主的方式，不仅提高了档案的利用率，还减少了人力和时间成本的投入，进一步优化了成本预算控制。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这意味着企业在人力成本方面得到了有效控制，为成本预算控制做出了重要贡献。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业无需再为大量的实物档案存储空间和管理费用而烦恼，这在成本预算控制方面起到了立竿见影的效果。
客户盛赞：合思方案值得信赖
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了积极肯定。他表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这充分说明合思的解决方案得到了客户的高度认可，也证明了该方案在成本预算控制方面的卓越成效。
在当前的经济环境下，企业面临着诸多挑战，成本预算控制成为了企业生存和发展的关键。世界500强旗下的这家教育服务品牌通过合思的解决方案取得了显著成效，为其他企业提供了一个成功的范例。
其他企业可以借鉴此案例，选择合思敏捷的财务收支管理平台，实现财务数字化转型，提升管理效能，降低成本，更好地进行成本预算控制。如果您也希望提升企业的财务数字化水平，优化成本预算控制，不妨点击免费试用合思的解决方案，开启企业财务转型的新篇章。
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