在企业数字化转型的浪潮中，财务数智化成为众多企业提升竞争力的关键举措。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其电子会计档案管理平台——合思档案，为众多企业解决了财务档案管理的难题。以好想你健康食品股份有限公司为例，让我们一起看看合思电子会计档案解决方案如何助力企业实现高效的报销流程。
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业，品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工和400 + 全国门店。然而，随着企业规模的不断扩大，好想你在财务档案管理方面面临着诸多挑战。
业务困境：传统档案管理痛点凸显
在传统的财务档案管理模式下，好想你公司面临着一系列难题。
首先，财务归档工作繁琐低效。财务人员在归档时，需要花费大量时间逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于涉及的票据众多，人工核对难免会出现疏漏，档案遗失的情况也难以避免。这不仅增加了财务人员的工作负担，还可能导致财务数据的不准确，影响企业的财务管理决策。
其次，纸质档案的查阅和借阅存在很大的局限性。纸质档案受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量的时间和精力。财务人员无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这在一定程度上影响了企业的工作效率。例如，在进行审计工作时，审计人员需要花费大量时间在纸质档案中查找相关资料，导致审计周期延长。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。企业需要专门的档案室来存放纸质档案，并且需要安排专人进行管理和维护。同时，纸质档案的保存也存在一定的风险，如受潮、火灾等，可能导致档案的损坏和丢失。
最后，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全。随着信息技术的不断发展，电子文件的数量越来越多，纸质档案管理模式已经无法满足企业对电子文件管理的要求。企业需要一种更加安全、高效的电子会计档案管理解决方案，以确保财务数据的长期保存和安全可用。
创新方案：合思档案破局之道
针对好想你公司在财务档案管理方面的痛点，合思推出了电子会计档案解决方案，为企业提供了一套高效、安全、便捷的档案管理模式。
数据同源一键联查：合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员可以通过系统一键联查单据、发票、回单和凭证等相关信息，无需再手动核对，大大提高了工作效率。同时，系统还可以对数据进行实时更新和监控，确保财务数据的准确性和及时性。
自动组装审计无忧：在审计方面，合思档案实现了自动组装和审计便捷。系统可以根据审计要求自动组装相关档案数据，审计人员可以以档案数据为标准，纸质数据为辅，进行快速审计。这不仅提高了审计效率，还减少了审计误差，确保了审计工作的准确性和公正性。
实物高效精准匹配：对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。查阅者只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置，大大提高了实物档案的查阅效率。同时，系统还可以对实物档案的借阅和归还进行实时监控，确保实物档案的安全和完整。
落地实施：系统功能驱动方案推进
合思通过其电子会计档案管理平台，利用系统功能实现数据的整合、关联和自动化处理，逐步推进各项解决方案的落地。
在项目实施初期，合思团队对好想你公司的财务档案管理现状进行了全面的调研和分析，了解企业的需求和痛点。然后，根据调研结果，为企业定制了个性化的电子会计档案解决方案。
在系统部署方面，合思团队采用了先进的技术架构和安全机制，确保系统的稳定性和安全性。同时，为了方便企业员工使用，系统还提供了简洁易用的操作界面和详细的使用手册。
在数据迁移过程中，合思团队采用了专业的数据迁移工具和方法，确保数据的准确性和完整性。同时，为了避免数据迁移对企业正常业务的影响，迁移工作在非工作时间进行，并进行了多次数据验证和测试。
在系统上线后，合思团队为企业提供了全方位的培训和技术支持，确保企业员工能够熟练使用系统。同时，定期对系统进行维护和升级，以保证系统的性能和功能不断优化。
显著成效：降本增效成果斐然
经过一段时间的实施和应用，合思电子会计档案解决方案在好想你公司取得了显著的成效。
在时间成本方面，减少了大量的人工耗时。财务归档工作减少了90%的人工耗时，总部接收档案管理减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。这使得财务人员能够将更多的时间和精力投入到财务管理和决策支持工作中，提高了企业的财务管理水平。
在经济成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的使用和管理，降低了档案室的租赁成本、档案管理人员的人力成本以及档案存储和维护的成本。同时，提高了工作效率，减少了因档案管理不善而导致的损失。
此外，合思电子会计档案解决方案还提高了企业的财务数据安全性和管理效率。通过电子档案的存储和管理，避免了纸质档案因受潮、火灾等原因导致的损坏和丢失，确保了财务数据的长期保存和安全可用。同时，实现了财务档案的实时调阅、同时借阅和精准查找，提高了企业的工作效率和决策速度。
客户认可：专业服务赢得赞誉
好想你公司在使用合思档案解决方案后，切实感受到了成本的降低和效率的提升，高度认可合思的专业能力和解决方案的有效性。
公司财务负责人表示：“合思电子会计档案解决方案为我们解决了长期以来困扰我们的财务档案管理难题。通过系统的应用，我们实现了高效的报销流程，提高了工作效率，降低了成本。同时，合思团队的专业服务也让我们非常满意，他们能够及时响应我们的需求，为我们提供全方位的技术支持和培训。”
在当前竞争激烈的市场环境下，企业需要不断提升自身的管理水平和运营效率，以应对各种挑战。合思的电子会计档案解决方案，为企业提供了一种高效、安全、便捷的财务档案管理模式，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已助力7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人实现高效的报销流程和财务数智化升级。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思的电子会计档案解决方案。拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码可了解合思档案和更多案例。点击免费试用，开启企业财务数智化之旅！
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