在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的高效运营与管理离不开先进的技术和创新的解决方案。高新兴科技集团作为一家上市公司，同时也是智慧城市物联网产品与服务提供商，始终聚焦技术创新应用，展现出强大的科技实力。该集团每年研发投入占营业收入的10%以上，拥有核心知识产权超过2000项，员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个，信息化系统有5个，年银行回单数10万 +，发票数15万 +，电子凭证量30万 +。然而，在繁荣发展的背后，高新兴科技集团在档案管理方面，尤其是差旅发票报销相关档案管理上，遭遇了一系列棘手的问题，亟待解决。
档案管理痛点凸显
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成本居高不下困局
在高新兴科技集团的日常运营中，差旅发票报销、采购付款等业务流程涉及大量的打印、整理、装订及归档工作。这些工作不仅占用了库房空间，还耗费了大量的人员管理成本。而且，借阅流程及实物借出手续繁琐，每一次的档案查阅都需要耗费大量的时间和精力，严重影响了工作效率。这使得企业在档案管理上的成本持续攀升，成为了企业发展的一大负担。 -
合规隐患暗藏危机
电子源文件未合规保存是高新兴科技集团档案管理中的一个重大隐患。在差旅发票报销等业务中，大量的电子凭证未能按照会计电子档案管理法规进行妥善保存。同时，档案归档规范依赖人工控制，缺乏系统化的监管，存在严重的合规性隐患。一旦面临审计或监管检查，企业可能会面临巨大的风险。 -
利用效率低下难题
目前，公司在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时困难重重。尤其是差旅发票报销相关的档案，查询难度更大，需要耗费大量的人力和时间。而且，由于系统之间的壁垒，不能实现跨系统调阅，使得档案的利用效率极低，无法满足企业快速发展的需求。
合思解决方案登场
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低开发成本畅联系统
合思针对高新兴科技集团的问题，提供了低开发成本的解决方案。通过生成式接口，能够自动采集档案数据，轻松连接NCC、U9、OA、CBS等各类异构系统。在差旅发票报销方面，无论这些发票数据存储在哪个系统中，都能实现快速准确的采集，打破了系统之间的隔阂，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。 -
自动制档释放精力
合思的解决方案实现了凭证数据的自动匹配组装。在差旅发票报销流程中，系统能够自动将相关的发票、审批单等数据进行关联匹配，形成完整的业务链组合数据。同时，业务检测功能保障了证据链的完整，确保每一笔差旅发票报销都有清晰的记录和合规的依据。档案关联规则可视化配置，使得不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，大大释放了财务人员的精力，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
全场景数字化利用破壁垒
合思的解决方案打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。在差旅发票报销档案查询方面，只需一键操作，就能查询多系统凭证相关的数据及影像信息。无论是审计、统计还是日常的业务查询，都能快速准确地获取所需信息，极大地提高了档案的利用效率。
方案实施有条不紊
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数据采集无缝对接
合思解决方案的实施首先从数据采集入手。通过生成式接口，自动采集档案数据，实现与NCC、U9、OA、CBS等异构系统的无缝对接。在差旅发票报销数据的采集过程中，系统能够实时、准确地获取相关信息，确保数据的完整性和准确性。 -
规则配置精准关联
进行档案关联规则可视化配置是方案实施的关键环节。合思团队根据高新兴科技集团的业务特点和需求，对不同系统、不同类别会计凭证的关联规则进行了精准配置。在差旅发票报销方面，确保每一张发票都能与对应的审批单、行程记录等信息准确关联，形成完整的业务链，为后续的档案管理和利用提供了有力支持。
成果效益显著提升
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归档效率飙升
合思解决方案的实施，使得高新兴科技集团的档案归档效率提升了90%。在差旅发票报销档案管理方面，原本繁琐的归档流程变得简单高效。财务人员无需再花费大量时间进行手动整理和装订，系统自动完成了大部分工作，大大缩短了归档时间，提高了工作效率。 -
成本节约可观
通过提高工作效率和优化档案管理流程，合思解决方案为高新兴科技集团年节约成本30万 +。在差旅发票报销相关的档案管理中，减少了打印、装订等耗材的使用，降低了人员管理成本，同时也避免了因合规问题可能带来的罚款等损失，有效降低了企业的运营成本。
客户评价高度认可
高新兴科技集团对合思的解决方案给予了高度评价。合思的解决方案成功解决了他们在差旅发票报销档案管理方面的难题，提高了工作效率，降低了成本，让档案管理更加规范、高效。系统的自动化功能和跨系统调阅能力，为企业的内审工作提供了极大的便利，使企业能够更好地服务于自身发展。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，高效的档案管理对于企业的发展至关重要。如果您的企业也面临着类似的差旅发票报销档案管理难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业的财务数智化解决方案，帮助您实现降本增效、合规经营。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com，扫码了解更多成功案例。点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
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