在当今竞争激烈的商业世界中，企业的高效运营和财务管理至关重要。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，一直走在行业的前沿。它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心业务板块。不仅如此，动力源还是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，实力不容小觑。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业，这无疑是对其卓越实力和创新能力的高度认可。公司拥有约2400名员工，下设8家子公司，在全国设有30多个办事处，并且在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，业务版图不断拓展。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，动力源在差旅费用报表报销等财务管理方面面临着诸多挑战。
动力源财务旧貌：差旅费用报表报销困境重重
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的精力和资源，但整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高耸，与预期的效果差距较大。
在差旅费用报表报销方面，多系统操作带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，就像在迷宫中寻找出路一样，费时又费力。而财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入系统，发票的验真、查重也都依靠手工完成。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，合规性难以保障。
系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，这不仅耗时费力，而且容易出现错误。
动力源的业务覆盖面广泛，报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。差旅费用报表报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，这进一步增加了财务管理的难度。
合思解决方案：为差旅费用报表报销精准把脉
面对动力源在差旅费用报表报销等财务管理方面的困境，合思凭借其专业的能力和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，各个系统之间的数据不再孤立，而是形成了一个有机的整体，为后续的业务流程优化奠定了坚实的基础。
合思推出的无需报销模式，更是为动力源的差旅费用报表报销带来了革命性的变化。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定，真正实现了消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列的自动化操作，大大提高了财务工作的效率和准确性。
合思费控系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转的壁垒，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，极大地加快了业务处理和数据统计的效率。
方案实施步骤：差旅费用报表报销变革之路
合思为动力源实施解决方案的过程有条不紊，每一个步骤都紧密相连，为差旅费用报表报销的变革铺平了道路。
首先是系统集成阶段。合思团队将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步。这是一项复杂而细致的工作，需要对各个系统的数据结构和业务逻辑有深入的了解。通过数据同步，各个系统之间的信息得以共享，为后续的业务流程优化提供了数据支撑。
接下来是推广无需报销模式。合思引导动力源的员工使用合思商城进行因公消费。在这个过程中，合思为员工提供了详细的培训和指导，帮助他们熟悉新的消费流程。通过规范消费流程，确保每一笔消费都符合申请单和差标要求，从而有效控制了差旅费用报表报销的成本和风险。
最后是利用系统连接能力，打通各系统之间的数据流转。合思费控系统的Open API和自定义流程引擎技术发挥了重要作用，实现了业务数据的实时共享和同步。各个部门之间的信息流通更加顺畅，业务处理效率得到了显著提高。
方案实施成果：差旅费用报表报销焕然一新
经过一段时间的实施，合思为动力源提供的解决方案取得了显著的成果，差旅费用报表报销的面貌焕然一新。
多系统集成使得数据互通，操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。员工再也不用在各个系统之间来回奔波，差旅费用报表报销变得更加便捷高效。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，基础工作压力大大降低。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多的精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。
管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，并对业务运行做出高效、及时、准确的决策。企业彻底摆脱了传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，财务管理更加科学、透明。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时可以进行多渠道同屏比对，全场景无需垫资，真正做到了让员工省心、省力。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临类似的差旅费用报表报销等财务数字化难题，不妨选择合思。合思将为您提供专业的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。点击免费试用，开启企业财务管理的新篇章。
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