在科技飞速发展的今天，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，自 1995 年成立以来，一直走在行业前列。它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，更是在 2022 年 3 月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在 2011 年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，现实却不尽如人意。整体流程依旧复杂，系统之间壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。尤其是在报销标准规范方面，问题重重，严重影响了企业的运营效率和财务管理水平。接下来，让我们深入了解动力源在财务数字化转型过程中遇到的具体痛点。
转型痛点：报销难题阻碍前行
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多系统操作体验差 手工录入合规难
动力源的员工在进行报销申请时，需要在各个系统间频繁切换提交申请单，操作极为繁琐。而财务人员则要将报销数据手工录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误。在发票处理方面，发票验真、查重都需手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。在这样的操作模式下，报销标准规范难以有效落实，合规风险大幅增加。 -
系统割裂数据分散 信息滞后难决策
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。报销标准规范在这种信息滞后的情况下，难以发挥其应有的作用，企业的财务管理陷入了被动局面。 -
业务覆盖面广报销模式复杂 稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的报销模式给报销标准规范的执行带来了巨大挑战，增加了管理成本和难度。 -
组织架构复杂各主体流程繁复 操作重复
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过 PC 端 OA 系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过 TMC 系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。在这样的组织架构和流程下，报销标准规范的统一执行变得困难重重。
合思方案：精准施策破解难题
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系统集成无缝对接 数据实时共享
合思为动力源提供了系统集成的解决方案。将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的壁垒，为报销标准规范的执行提供了坚实的数据基础。 -
无需报销体验升级 合规管控无忧
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式不仅简化了报销流程，还确保了报销标准规范的严格执行。 -
强大连接打破壁垒 高效流转促发展
合思凭借 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这使得报销标准规范能够在各个系统和环节中得到有效贯彻。
实施步骤：稳步推进落地生根
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深入沟通确定需求
合思首先与动力源进行了深入沟通，全面了解其现有系统和业务流程。通过详细的调研和分析，确定了系统集成的具体需求和目标，为后续的实施工作奠定了基础。在这个过程中，特别关注了报销标准规范的需求，确保方案能够满足企业的实际管理要求。 -
系统对接流程整合
按照既定方案，合思将动力源的 HR 系统、BPM 系统等与合思费控进行对接，实现了数据同步和业务流程的整合。这一过程中，严格遵循报销标准规范，对各个系统的数据和流程进行了优化和调整，确保系统之间的协同工作更加高效。 -
员工培训确保使用
为了确保系统的顺利使用，合思对动力源的员工进行了培训，使其熟悉无需报销等新功能和操作流程。培训内容涵盖了报销标准规范的具体要求和系统操作的细节，让员工能够在实际工作中准确执行报销标准规范。
转型成果：效益显著见证实力
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操作体验革新 效率大幅提升
通过多系统集成，数据实现互通，动力源的操作体验得到全面革新。员工报销周期缩短了 3 周，效率提升了 300%。这意味着员工能够更快地获得报销款项，提高了工作积极性。同时，报销标准规范的执行更加严格和高效，减少了不必要的报销支出。 -
会计减负成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。他们可以从手动制作单据转变为智能制单，节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持。在这个过程中，报销标准规范得到了更好的执行和监督。 -
员工体验优化 流程简化便捷
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。在这样的模式下，员工能够更加清晰地了解报销标准规范，自觉遵守相关规定。 -
财务管控加强 合规统一高效
对于财务人员而言，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员可以从繁琐的基础工作中解脱出来，将更多精力投入到财务管理和风险控制中。报销标准规范的执行更加严格和统一，降低了企业的财务风险。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着类似的财务数字化难题，尤其是在报销标准规范方面存在困扰，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。点击免费试用，开启企业财务数字化转型新征程。
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