数电票时代，合思档案重塑费用报销档案管理新格局

在当今数字化浪潮席卷的商业世界，数电票正以前所未有的速度扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这一趋势如同催化剂，让企业财务档案管理直面新的挑战与变革。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”对费用报销档案等财务档案管理的严苛要求。

在纸电混合时代，费用报销档案管理问题丛生。企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下的难题，不仅储存占地巨大，而且档案数据如同深埋地下的宝藏，难以进行有效的分析与利用。财务人员则深陷手动整理费用报销档案数据的泥沼，大量时间被耗费在枯燥繁复的工作中。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，如同在迷宫中摸索前行。

纸质档案管理的成本之高令人咋舌。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本不断攀升，档案室和档案柜等存储空间需求如无底洞般难以填满。隐形成本更是不可小觑，手工装册归档的重复性工作量大得惊人，查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用。同时，合规风险也如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素随时可能导致纸质档案损坏，让企业的费用报销档案管理陷入危机。

尽管国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化的进程中，在归档、储存环节仍未能解决纸质文件储存问题，这无疑成为企业全面数字化进程中的绊脚石。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业费用报销档案管理带来了新的曙光。

合思档案解决方案：定制化档案管理魔方

合思档案为企业提供了一套全方位、多层次的解决方案，就像一个神奇的魔方，能够满足企业不同场景下的费用报销档案管理需求。

合思档案的领先单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案相互配合，广泛连接业财系统。它就像一位智能管家，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，让财务人员无需再为打印纸质档案而烦恼。混序归集免组装，线上一套电子数据管理，使得费用报销档案的财务证据链完整无缺，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案不打印、应收尽收，确保了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展费用报销档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。同时，它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

证据链完整性解决方案更是独具匠心。通过可视化的规则引擎，它提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的费用报销档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。它还创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案功能：全能档案管理助手

合思档案的功能如同一个全能助手，涵盖了多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面，全面且强大。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为费用报销档案数据的采集提供了多种途径。

智能制档时，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装。它整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的费用报销档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理具备权限管理精准管控的特点。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，确保费用报销档案管理的规范性和安全性。

档案应用方面，合思档案支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它实现了一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。同时，它提供多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，为费用报销档案的应用提供了便利。

合思档案核心亮点：降本增效合规先锋

合思档案具有显著的核心亮点，在降本增效、保障合规、提升数据利用价值等方面表现卓越。

在降本增效方面，合思档案能节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%。它彻底告别传统手工归档，费用报销档案不打印，让企业更有效地“收紧钱袋子”。在当前经济环境下，这无疑为企业节省了大量的成本。

保障合规是合思档案的重要使命。它实现了应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，符合国家政策要求，让企业的费用报销档案合规性管理有法可依。

合思档案还让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值。它补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，成为闭环全量业财系统的“连接器”。通过对费用报销档案数据的有效利用，企业能够更好地进行决策和管理。

资源重组也是合思档案的一大优势。它实现了企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业需要的电子档案管理系统应具备连接、敏捷、稳定、合规的特点，合思档案广泛连接各类异构业财系统，100%自动归档，拥有灵活承接、持续迭代的能力，为企业的费用报销档案管理提供了坚实的保障。

合思档案典型使用场景：多角色应用利器

合思档案在不同角色的使用场景中都发挥着重要作用。

对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业费用报销档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，它助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段，它能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。费用报销档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计人员而言，合思档案实现了审计不进档案室，费用报销档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率。

合思档案成功案例：实践检验的卓越成果

众多企业的成功实践证明了合思档案的卓越价值。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计费用报销档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，企业成本显著降低。例如，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计费用报销档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，存在会计费用报销档案散落各系统、数据未有效整理利用、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案以电子会计费用报销档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：行业领先的专业之选

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。

合思档案具有领先的单套制电子会计档案管理平台，提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的功能，满足企业不同场景下的费用报销档案管理需求，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。

它拥有自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够适应数电票管理要求的特殊性。同时，合思档案具备多种特色解决方案，如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案等。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的费用报销档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业未来的数字化建设中发挥重要作用。

合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，企业可通过微信公众号和微信小程序进一步了解。如果您想开启高效的费用报销档案管理之旅，点击免费试用合思档案吧！