在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理变革的关键趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，这一试点已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），标志着电子凭证全流程无纸化时代的到来。这一系列举措倒逼企业财务管理必须加速迈入数字化转型的快车道。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供全方位的财务数智化服务，在电子凭证数字化转型领域发挥着重要作用。
数字阅读巨头的财务困境
某知名头部数字阅读品牌，在行业内占据着重要地位。然而，在财务方面，它却面临着诸多挑战与痛点。
该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程出现断裂，数据整合困难重重。这直接导致费用管控难以有效落实，预算超标情况频繁发生。在差旅数据共享方面，由于数据分散，无法及时准确地获取差旅相关数据，使得差旅费用的管控和预算规划变得异常艰难。
每个财务月，该企业的财务人员均需处理 500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极为低下。而且，全业务数据都需要打印成本，纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等环节，造成了每月大量的纸张浪费。
同时，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。业务人员借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中翻找，这显然无法适应企业快速扩张的需求。在差旅数据共享方面，纸质档案的管理方式严重阻碍了差旅数据的快速获取和共享，影响了企业的决策效率。
合思定制解决方案
针对该企业的财务困境，合思提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
首先，合思助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性，使企业能够顺利通过审计，符合上市要求。在提升财务及时性方面，结账时间从原来的 T + 15 提升到 T + 7，年底预计可达到 T + 5。这一提升使得企业能够更快地获取财务数据，为决策提供更及时的支持，也有助于实现差旅数据共享的及时性。
其次，该解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，真正做到了企业管理以人为本。员工在差旅过程中的消费数据能够实时上传到系统中，实现了差旅数据的实时共享，方便企业进行费用管控和预算管理。
再者，发票 OCR 识别验真功能有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销。这不仅保证了财务数据的真实性和准确性，也为差旅数据共享提供了可靠的数据基础。
最后，合思保证财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。这使得企业的差旅数据能够得到安全、有效的存储和管理，方便企业进行数据共享和利用。
转型成果显著
该企业应用合思解决方案后，取得了显著的成果。
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增效方面
企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间进行单点沟通。在差旅数据共享方面，实时的付款进度数据能够及时共享到相关部门，方便进行费用核算和预算调整。同时，档案整理效率得到大幅提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率，使得差旅数据的查找和共享更加便捷。 -
降本方面
差旅超标情况明显减少，有效改善了预算超额情况。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，降低了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，同时减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。在差旅数据共享方面，数字化的管理方式降低了成本，提高了数据共享的效率。 -
合规方面
发票 OCR 识别验真有效保障了企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。这使得差旅数据的共享符合法律法规的要求，保障了数据的安全性和可靠性。 -
先进方面
灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在差旅数据共享方面，全面的数字化转型使得差旅数据能够在企业内部实现高效共享，为企业的决策提供有力支持。
转型意义与合思展望
电子凭证会计数据标准的推广应用本质上是对企业经济业务数据的数据治理过程。通过将电子凭证的数据（XBRL）与版式（PDF 或 OFD）分离，极大提升了电子凭证归档的存储和利用效率。这对于企业实现差旅数据共享具有重要意义，能够使企业更加高效地管理和利用差旅数据。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。随着数电票和智能化时代的到来，企业以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，更有利于推动企业内外数据共享，最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面。
各企业应积极推进电子凭证常态化处理进程，加速拥抱数字化转型升级，实现财务管理全面提升。不妨选择合思这样专业的财务数智化服务提供商，开启企业数字化转型之旅。点击免费试用，让合思助力您的企业实现差旅数据共享和财务升级。
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