合思档案：解锁高效差旅发票管理方案

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这无疑为企业的财务档案管理带来了全新的考验。企业的信息化建设就像一艘在波涛汹涌的大海中航行的船只，急需“恶补”技能，以适应这场数字化的风暴。

纸电混合的时代，企业不同层级的人员都在为财务档案管理问题所困扰。企业高管们看着那堆积如山的纸质档案，不仅心疼那高额的管理成本和占用的大量存储空间，更苦恼于这些档案数据如同沉睡的宝藏，难以挖掘和利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理档案就像在茫茫大海中捞针，手动匹配核对的工作枯燥又繁琐。业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程就像一道道关卡，耗费了大量的时间和精力。

纸质档案不仅有着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本和庞大的存储空间需求；还有着高隐形成本，手工装册归档的重复性工作如同永不停歇的齿轮，查询调阅的条件又十分粗糙，数据难以有效利用；更有着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一场不可抗力的灾难就可能让纸质档案毁于一旦。

虽然国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，但企业在数字化推行过程中，归档和储存环节仍然被纸质文件的储存问题所困扰。只有保证档案的原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业的全面数字化。而合思档案解决方案，就像一盏明灯，为企业照亮了财务档案管理的前行之路。

精准施策：合思档案破局之道

合思档案深知企业在财务档案管理方面的痛点，为企业量身定制了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。这就像一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，就像一位技艺高超的织工，将发票、回单、凭证、单据和自定义档案等元素巧妙地编织在一起，实现自动匹配，应收尽收。

对于CEO和高管来说，合思档案就像一位睿智的谋士，能够帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘出财务档案数据的潜在价值，助力企业决策实现数智化。同时，它还能提升财务服务效率，为企业的数字化转型打响决胜之战，通过数字化手段降低档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员和财务人员而言，合思档案是他们的得力助手。它让工作效率大幅提升，让他们告别了重复低价值的工作。档案数据同源，就像一条清澈的河流，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计人员来说，合思档案是他们的审计利器。审计人员无需再进入档案室，档案外审可以在线化进行，而且可溯源。一键查询借阅，权限一键下放或回收，财务人员也无需再与审计人员重复沟通、补充审计资料。

功能大观：合思档案多元能力

合思档案拥有丰富多样的功能模块，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

在数据采集方面，合思档案支持多源采集。它既可以通过接口互联实现自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案；同时，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它也支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能是合思档案的一大亮点。它通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，就像一位神奇的魔法师，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据，还可通过字段映射让查阅更加便捷。

在档案管理方面，合思档案支持权限管理，能够精准管控。企业可以自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。同时，它还支持档案目录灵活扩展，企业可以自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

核心魅力：合思档案独特亮点

合思档案具有诸多独特的核心亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，它还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

大数据解决方案是合思档案的又一强大武器。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

实物备查功能也是合思档案的一大特色。它可智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

价值凸显：合思档案显著成效

合思档案的产品价值体现在多个方面。它实现了显著的降本增效，就像一个精明的管家，让企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别了传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，保障了管理合规性。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现了数据价值。同时，它还实现了资源重组，让企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，实现了企业效益最大化。

场景再现：合思档案实战应用

在企业的日常运营中，合思档案有着广泛的应用场景。在涉及报销业务时，它就像一位严谨的财务卫士，对发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案进行关联匹配，保障财务合规。

外部审计时，审计人员可以通过合思档案实现审计不进档案室，在线进行档案外审。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通、补充审计资料。

企业进行档案借阅服务时，借阅人可以在线查看并支持下载档案，管理员可以对借阅过程进行透明化管理，一键到期催还。

企业进行档案移交、鉴定、销毁时，合思档案可以实现全流程线上化管控，过程监控，结果可追溯。

案例见证：合思档案成功典范

众多企业已经通过合思档案实现了财务档案管理的质的飞跃。某企业年单据量高达2.6亿，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一曾经存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票打印查重验伪耗时费力、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能搜索准确查找等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

优势领航：合思档案市场定位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

它自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足不同企业的个性化需求。在数据处理上，它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能应对企业内外部产生的爆发式增长的电子数据。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用，是企业数字化建设的必然选择。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务。合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供及时、专业的服务。

如果您的企业也想开启高效的财务档案管理之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或微信小程序联系合思。点击免费试用，体验合思档案带来的全新财务管理变革！