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用了“无需报销”,这家高端制造业企业再也不用跨月报销

行业洞察 2022-07-15

高端制造业是国家综合实力的体现之一,在全球竞争环境日益严峻的当下,高端制造业更成为了国家前行发展的基石。今天我们介绍的主角,江西奈尔斯西蒙斯赫根赛特中机有限公司,就是高端制造业中的佼佼者。

全球轨道交通轮轴设备一流供应商

江西奈尔斯-西蒙斯-赫根赛特中机有限公司(以下内容简称:江西中机),是由江西中机科技产业有限公司与德国奈尔斯-西蒙斯-赫根赛特股份有限公司于2006年成立的中德合资企业,也是国家级高新技术企业。业务覆盖了国内地铁、铁路等多个领域。

作为高端制造业的翘楚,同时也是全球轨道交通轮轴设备一流供应商,江西中机始终坚持以创新驱动发展,建设铁路强国。利用创新的思维与富有创造力的行动,解决当前快发展的轨道交通行业车辆轮在运行过程中出现的各种问题。

所研发产品包括:不落轮对在线加工、检测设备;不落轮车床智能化AI系统;车轴加工测量设备;车轮加工测量设备;落轮轮对压装与分解、加工测量设备等。

无需报销,财务费控系统,费控管理系统

信息化转型的关键点在于“人”的思想意识

在江西中机看来,自从蒸汽机发明以来,技术就一直在取代人力劳动,科技让改变成为常态化。创新源于放下过去,并以一种非常真实的方式展望未来,创新永远在路上。而在企业创新的道路中,财务数字化转型,以及财务费控系统建设起到了举足轻重的作用。

对此,江西中机财务部经理李国华表示,财务部门是任何一家企业最重要的数据中心,也担当着为企业管理提供决策分析的重担。随着经营管理对数据的依赖性越来越强,如何快速实现财务信息化已迫在眉睫。

在实现财务信息化转型中,关键点在于“人”的思想意识。上至企业管理层,下至每一名基层员工,都要对财务数字化转型抱有信心。江西中机不论是管理层还是每一名财务人,甚至是业务人员,都在积极拥抱财务数字化转型。

李国华表示,江西中机管理层非常重视信息化建设,先后在完善网络布局、引入信息化系统、培养信息化人才方面投入了大量人力财力。这其中,最为关键的一点是在2020年底时,引入了合思·易快报的财务费控系统。

无需报销,财务费控系统,费控管理系统

年底集中处理报销,成为了财务难点“放大镜”

引入费控系统不仅是要完成财务数字化转型,助推企业良性健康发展,更是要解决眼下的难题。李国华表示,江西中机在全国各地都有服务站点,业务人员出差频次较高,差旅费报销频繁,且报销金额较高。

在过去,江西中机采取的是线下报销模式。业务人员需要手工填写报销单并贴票,随后单据传递到南昌本部报销,纸质单据在流转中也容易出现遗失等问题。

财务需要手工计算差旅报销金额,以及各类餐补、住宿补贴、节假日补贴等金额。随后,再一笔一笔计算并导入到Excel模板中。整个过程不仅员工报销周期慢、财务工作量大、容易出错,且业财之间沟通成本较高。

李国华坦言,过去企业一年内所有报销都是在12月份集中处理,而此时财务不仅需要处理日常事务,还需要集中处理年内积压的报销问题,财务人员需要连续数周加班,甚至是借调人员参与帮忙。

因此,江西中机亟需一款费控管理系统,实现报销及付款从填写-申请-报销-入账-归档的线上化流转,全面优化企业费控工作效率。

无需报销,财务费控系统,费控管理系统

高度灵活的审批流,满足精细化管理需求

目前江西中机的财务费控系统已经形成“战斗力”,但回顾整个合作过程却是充满了挑战。

李国华表示,行业报销费控产品发展参差不齐,江西中机最早接触的一家费控产品,就因为功能无法满足需求而最终“搁置”。后来发现了合思·易快报,并且了解了“无需报销”解决方案,非常符合当下企业费控管理诉求。在深入了解后还发现,合思·易快报在江西当地已有多家成功应用案例,进而决定开展合作。

李国华表示,江西中机报销审批流程不同于其他企业仅需要部门内审批。江西中机对审批管理“颗粒度”要求极高,需要落实到对每个项目了如指掌的直属主管,整个审批流程设置复杂且繁琐。

针对这个问题,交付团队利用高度灵活的“审批流”功能,实现所有报销申请可直接关联到项目负责人,满足了报销审批的精细管理。李国华说,交付团队成员刘泽钰利用周末时间,将所有审批流程录入系统中,并进行多次调整,最终确保了项目的顺利快速交付。

轻松应对,年底报销彻底成为“过去式”

随着2021年1月,项目的顺利正式运营。江西中机的报销不用再堆积到年底集中处理,日常工作中一名财务即可轻松应对。而且大部分报销申请次月就能处理完成。员工报销周期由年度结算变为了月度结算,财务工作量降低的同时,所产出的月报数据更加准确 。

易快报系统中的费用类型可一一对照到现有财务ERP系统会计科目中,通过设置好进项税,所形成的的报销数据相比此前手工入账数据也更加精准,降低了返工修改的概率。

此外,报销过程中每笔报销单据都会形成唯一编码,纸质发票在传递过程中自动嵌入报销电子审批流中,业务人员通过手机即可轻松查看并跟踪自己报销状态与审批环节,再也不用担心错报、漏报等情况。

值得一提的是,目前江西中机的差旅标准管控已越发精细化。李国华表示,合思·易快报交付团队根据我们的需求,针对一线、二线、三线不同城市消费水准,有针对性地设定了相应的费控标准。消费超额时自动提示,更好的满足了降本增效诉求。

在系统上,所有差旅费、办公费各项费用的发生可自动快速生成分析报表,公司管理层对每月费用波动一目了然,在决策之前有了更好的数据依据。

正如发展需要健康有序的市场环境一样,企业的财务数字化建设,更需要政策导向支持。李国华展望,未来随着国家进一步推广支持,电子专票、电子会计档案普及率将会越来越高。江西中机也将与合思·易快报深入合作,利用“无需报销”解决方案,优化财务服务职能,更好的满足降本增效,帮助企业全面完成财务数字化转型。

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