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生物医药 专精特新
合思x赛傲生物 | 药企的申请到采购,采购到付款如何一站式跑通

合思助力赛傲生物实现员工差旅免垫资免开票,财务统一对账入账;业务采购流程更清晰,从采购到财务记账全程线上化、规范化。

  • 10

    报销周期缩短天数

  • 65%

    报销效率提升

  • 90%

    财务核算效率提升

企业证言

“在对比不同费控厂商的产品后,合思的无需报销解决方案更为符合赛傲生物现阶段的核心诉求。一是,‘费控+商城’一体化应用流畅度更高;二是,SaaS模式部署更敏捷、更安全。”

——赛傲生物财务总经理亢璐

公司介绍

上海赛傲生物技术有限公司成立于2010年。经营范围包括一般项目:生物科技领域内的技术开发、技术转让、技术咨询、技术服务,干细胞(除血液制品)和免疫细胞治疗技术的研发、临床研究和临床转化,细胞组织的存储服务,生物制品的研发、生产和销售,健康咨询服务(不含诊疗服务),远程健康管理服务。上海赛傲生物技术有限公司对外投资13家公司。

业务挑战
挑战一
手工与系统并行,费用管控不及预期

差旅作为高频的使用场景,员工仍采用纸质单据填报申请,审批流程较长。会计需要逐张、手工制作凭证,依赖手工统计数据报表,工作量大。

解决方案

合思标准对接第三方TMC,申请单可同步至第三方商旅平台进行消费;后续报销一键导入商旅平台订单,订单金额自动赋值费用明细,无需重复下载、导入。ERP插件可自动生成财务凭证,节省财务重复性工作成本。

了解 无需报销 > 免费试用>
挑战二
采购无流程、费用管控,成本支出混乱

申请、采购,付款流程割裂,无法相互关联。流程涉及多部门协同,钉钉审批人员混乱,常出现流程推进不通畅、采购超预算、采购成本难归属等问题。

解决方案

物品采购台账,将物品申请、采购、付款等流程全部关联,每个申请单可追溯历史支付记录;对供应商/合同/预算/发票等信息数据统一线上管理。采购完成后,所有对公支付事项统一开票结算,自动完成制证工作。

了解 合思收款 > 免费试用>

随着生物医药行业进程加速,赛傲生物人员规模与组织规模进一步扩张,其中在上海、北京、广州、重庆、徐州、杭州等多地设立细胞制备中心和细胞组织库。面对人员规模增加、业务分布广泛等特征,赛傲生物的内部管理手段仍处在初级阶段,例如手动纸质提报单据、差旅费用超额、电子发票重复报销等。

赛傲生物财务总经理亢璐认为,“财务管理要合规和高效,就必须先让流程更加透明、规范,然后尽可能减少人工干预带来的偏差,最后是依赖系统的专业性、及时性与稳定性。赛傲生物的内部管理需要数字赋能,通过技术手段将流程再造,实现业财一体化发展,发挥财务人员的更大价值。”

在国家发展改革委关于发布的《“十四五”生物经济发展规划》里,明确提到推进生物医药产业数字化转型。作为细胞药物及细胞治疗技术的领跑者,赛傲生物积极推进企业数字化转型升级,在内部管理上采用了多套信息化系统独立管控。亢璐坦言:“尽管我们有意识地利用信息技术应用到业务侧和管理侧,但由于对数据层面穿透不够,这导致内部管理流程不通畅、费用预算管理执行不到位、发票管理有风险等诸多问题。”

  • ||| 手工与系统并行,费用管控不及预期。

  • 差旅作为高频的使用场景,员工仍采用纸质单据填报申请,不仅审批流程较长,而且预算超标情况时有发生;行政部门物品采购虽然用钉钉审批,但由于审核流程不规范,或人员变动更新不及时等,项目进度不得不被延迟;

  • ||| 费用类型种类多,管理起来难度较大。

  • 由于审批工具的局限性,员工提报申请单模板较为单一,行政类采购申请、业务类申请、往来借款、备用金等不同部门、不同类型的提报管理颗粒度低。所有单据汇集到财务部门,溯源、审核和归类工作难度较大。

  • ||| 手工工作量大,数据报表时效性不够。

  • 赛傲生物财务部门人均500+张单据,报销会计需要逐张、手工制作凭证,大量工作时间陷入到事务性工作;同时依赖手工统计数据报表,不仅工作量大,而且信息严重滞后,对业务侧很难提供及时的决策依据。

亢璐表示,“费控报销是赛傲生物财务数字化的切入口,报销动作关联业务、财务、OA、ERP、行政等各个企业环节,如果能叠加因公消费交易部分,就能实现事前预算申请、事中订购管理、事后报销、记账、归档,管控效果会更加明显。”从项目接洽到上线交付仅用了三个多月时间。合思无需报销解决方案落地以来,赛傲生物在费用审批、采购管理、差旅等方面工作效率得到较大提升。报销周期从半个月缩短至3-5天,报销效率提升超65%。

亮点一:报销体验明显提升,管理颗粒度更细致

  • ||| 上线移动端+电脑端并行的报销形式,员工可随时随地发起报销申请,审批流转路径清晰显示可视,不同审批节点人员配置随着OA变动自动调整,付款进度实时掌控。

  • ||| 根据生产经营管理特征,对日常申请单进行细致拆分,如用车申请、设备购置申请、物料借阅、礼品申请、差旅申请等19类费用类型;对个人业务与对公业务拆分费用类型,提供更细致的日常费用报销单、差旅报销单、付款申请(先票后款)及预付款申请(先款后票)等多种单据模板,让填报更简单、关联更清晰。

亮点二:采购流程更清晰,从采购到财务记账全程线上化、规范化

  • ||| 合思费控系统将物品申请、采购、付款等流程全部关联,每个申请单可追溯付款的进度、历史支付记录。

  • ||| 系统根据业务需要与内部流程规范,从数据层设置角色信息、权限、审批节点,隐藏或者突出单据字段信息,使审批流程规范化、透明化;从业务层建立采购管理、台账管理,对供应商、合同、预算、发票等信息数据统一线上管理。

  • ||| 采购完成后,所有对公支付事项统一开票结算,一键导入财务核算系统,自动完成制证工作。

亮点三:审批更便捷、核销更灵活、入账更轻松

  • ||| 员工借款后可在线上报销时核销借款,也可在合思手动还款;报销时如有历史借款,需限制优先关联历史借款单,核销借款;

  • ||| 员工借款后,本人与财务人员均可通过合思实时查看借款、已还款、待还款情况;个人借款单及预付款自动生成凭证,但手动还款不生成,需经财务确认。

“引入合思费控系统后,财务人员可以将更多精力投入到财务数据分析、涉税风险管控与融入企业经营日常,做业财融合型的人才。”亢璐还表示,“合思商城目前已上线但暂未投入使用,后续正式启用后,可将事前申请、事中消费到事后报销入账全流程贯通,相信报销体验还将有进一步提升。”

“未来,随着赛傲生物业务量逐步增加,会根据业务需要开放使用合思消费商城,进一步提升财务管理效率。”亢璐还表示,“无纸化管理已成为未来趋势,近期国办也发文要求2022年底前实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等,赛傲生物将持续深化同合思的合作,持续提升企业数字化管理能力。”

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