作为一家拥有上万名员工、3500+经销商、100万+终端门店的连锁食品集团，D企销售网络覆盖全国，远销海外。随着业务发展和国际化交流增多，高昂的差旅成本、冗长的报销核算流程、频繁的员工差旅投诉，倒逼企业重塑差旅流程。尽管D企早已接入了TMC系统，员工因公出行可在平台上免垫资订购“机酒火”，同时也能缓解财务审批、复核的压力。但事实上，财务的工作并未变得轻松，反而更加复杂且繁琐。
以上均是D企财务真实的工作感受。即使接入了数字化系统，但企业整体的工作效率并没有提高。财务的工作时间、工作热情被消耗，员工对于供应商也有怨言，例如旺季经常订不到酒店。因此，差旅成本已经成为仅次于人力资源支出的第二大可控成本，而D企也深刻意识到差旅费控的重要性。
到底有没有能让员工舒适出差、财务高效入账、有效管控差旅成本的方案？答案是“有！”——「合思无需报销解决方案」
01
对账单必须满足财务核算标准，才能算提效！
大多数供应商给到的对账单都需要财务二次加工，才能进行核算。通过excel整理后，再转发给各成本中心负责人审核。这种作业方式并没有起到降本增效的作用，反而增加了在手工记账、调账、纸质发票归档等工作的时间。
在无需报销方案中，员工前期在合思费控申请时所填写的费用类型、成本中心的信息，会在合思商城订购时直接带出。合思商城开具的对账单包含费用类型、成本中心、单据ID、出行人信息、订单信息等内容，通过<对账结算中心>在线拆分子对账单，按照企业自身的管理要求，为费用管理负责人自动生成相应的账单用于单据核对，仅需几分钟就可以完成对账单的拆分，并一键分发给负责人审核，全程无需财务线下沟通，确保高效准确。
若企业在核对账单时，发现异常账单（如账单明细中扣款错误、账单明细归属期间错误），合思商城支持线上发起“账单调整”申请，企业可直接将有问题的数据进行批量修改，账单调整申请也将会发送至合思服务人员，进行确认；在合思确认后，可调整单据状态。待财务确认修改后，即完成了异常账单的调整。相较于线下频繁地与供应商沟通确认，在线调整的方式更加透明、有效，便于跟踪。
订单确认后，合思商城的结算工作人员在为企业开票过程中，会将发票影像数据储存在系统内。财务一键获取发票，发票数据自动绑定消费明细。若其中有缺失的发票，如火车票已被某位员工取走，财务可一键发起待办催票，真正解放财务的精力。在后期的差旅数据报告中，也可调取缺票数据，对经常自行取票的员工进行针对性“提醒”。
此时，财务的工作将变成什么样？
无需等待纸票邮寄即可完成入账；待纸质发票收到后，直接归档；核算、归档工作至少缩短了3个工作日，在不缺票的前提下，仅需1-2个工作日即可完成上个月的差旅结算、核算、归档工作。这才是真正的解放财务生产力、提高企业效率的数字化差旅方案！
02
量价齐升推高企业差旅成本
『省』真的很重要！
经历疫情“黑天鹅”对企业经营的挑战，当前企业对于费用管控的意识愈发强烈。根据未来财务人研究院联手合思共同编制的《2023费控及差旅趋势分析报告》显示，2023上半年差旅业务井喷式增长，差旅费用管控成为管理者关注的重点话题。合思率先实现全链路L4级无需报销解决方案，到底可以给企业带来什么？
多角度的成本节省
差旅成本除了员工订购消费的显性成本外，还有流程运转、协同沟通、票据核查等隐性成本。
员工订购时，合思商城聚合多家供应商比价、最大限度的进行协议托管，为企业尽可能争取低价。
差标设置时，商城提供前后2小时低价航班推荐、同行人同住的多种差标管控方式，为企业降低差旅成本。
无需报销场景下，员工仅需事前申请+免垫资订购。出差中无需收集发票。出差后无需贴票报销，最大程度释放员工精力；财务月底统一对账结算，最快2小时即可完成入账归档。任何形式的催办、提醒均可通过系统完成。这仿佛为企业量身定制了私人秘书，让全公司都体会到数字化、自动化带来的便利。
消费即合规，免去企业超标风险
在真实差旅场景中，员工出差住酒店，难免会出现超标预订、虚报费用等“灰色地带”。这些“灰色地带”不仅给企业带来经济损失，还隐藏审计合规风险。而通过无需报销方案，申请校验行程真实性、预定校验费用合规性、统一开票保障票据合法性。
通过数据优化管理手段
企业采用各种各样的流程手段、规章制度，最终都是为了企业效益最大化服务。管理是动态调整的过程，即需要结合企业不同发展阶段进行针对性的策略调整。而有效的管理手段一定是结合企业自身业务状态的，即是“本土化”的。数据是指引管理手段优化的最有效的工具，通过差旅数据分析，合思已服务超过数千家客户，帮助它们调整优化企业的差标、管控规则、协议酒店，让企业的差旅降本再创新记录。
03
实践案例
