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华大智造:直击财务管理痛点,打通端到端流程实现财务数字化
2024-04-01 行业洞察

深圳华大智造科技股份有限公司(以下简称:华大智造)成立于2016年,致力于成为生命科技核心工具缔造者,专注于生命科学与生物技术领域,以仪器设备、试剂耗材等相关产品的研发、生产和销售为主要业务,为精准医疗、精准农业和精准健康等行业提供实时、全景、全生命周期的生命数字化设备和系统。 截至2023930日,华大智造拥有员工2,900人,研发人员占比约36%,业务布局遍布六大洲100多个国家和地区,在全球服务累计超过2,600个用户,并已在全球多个国家和地区设立科研、生产基地及培训与售后服务中心等,已成为当前全球少数几家能够自主研发并量产从Gb级至Tb级低中高不同通量的临床级基因测序仪企业之一。

 

201912月起,刘波出任华大智造首席财务官。基于华大智造经营现状及发展战略,他制定了财务组织的战略目标、确定实施计划,并做出关键决策。同时综合考虑公司的财务管控需求、业务目标和市场环境,确保财务共享中心的职能和定位与公司整体战略目标一致,进一步合理分配资源,包括人力、技术和资金,以支持财务共享中心的搭建。此外,项目实施过程中,刘波带领团队梳理出影响财务合规性、报表数据准确性、财务工作效率的重要问题点共230个,通过财务共享中心的上线,实现降本增效、提高合规性和决策支持等财务组织发展的战略目标。

 

找到业务循环的痛点,亟需建立财务共享中心

 

在成立财务共享中心之前华大智造财务管理存在多个亟需解决的痛点,包括:集团各法人主体独立进行财务处理,造成资源的浪费;流程和制度缺乏标准化,影响财务数据的准确性,导致低效的决策支持、面临合规性挑战;财务数据的整合与分析通常需要较长时间,影响决策的质量和效果。

 

基于现状问题及公司发展战略考虑,作为华大智造的CFO,刘波带领财务团队推动建立财务共享中心,以实现流程标准化、系统智能化、财务数据集中化,从而实现降本增效、加强内部控制、提高决策支持等财务组织发展的战略目标。

 

刘波认为,华大智造的财务管理需要在几大核心的业务循环中重点解决以下问题

 

• 采购到付款循环,无法支持批次结算和批次付款,影响工作效率、造成资源浪费;无法适应业务模式的需求,如分单付款和分单到货接收,影响财务数据的准确性;无法实现业务前端WMSERP系统之间的数据及时交换和推送,造成低效的决策支持。

• 销售到收款循环,收入确认和回款核销等系统之间存在信息孤岛;银行回款无法与销售订单关联,无法确保应收核销的及时性和准确性;不支持同步和异步手续费处理,导致无法准确认定合同中手续费的承担方。

• 费用报销模块,系统不支持以单体法人主体维度设置差旅标准;差旅申请系统与费用报销系统之间存在断层,无法实现快速申请和报销全流程闭环,同时存在合规风险。

• 资金和总账模块,不支持可视化资金管理,资金计划需要线上手工填报,影响决策支持

• 总账凭证需要线下入账,无法统一管控和查看,不支持内部交易对账后抵消自动入账等功能。

 

打通端到端流程,实现智能化、标准化、集中化

 

基于财务现状和管理痛点,华大智造规划了从采购、付款、收款、费控报销、资金及总账于一体的财务共享中心平台,打通端到端流程,通过系统智能化、流程标准化、以及数据集中化,达到财务管理数字化的目标:

 

• 在采购到付款循环里,系统实现了支持结算批次和对账前移,确保接收入库和对账的准确性;此外,系统还能根据实际采购到货情况进行分单验收和分单付款,支持退货退款和退款不退货等逆向结算;并且增加了挂账付款功能,根据采购合同和实际到货情况,可以分批次付款。除了结算批次付款外,系统还支持单个订单通过三单匹配进行单个结算付款,结算方式多样化。同时,实现了仓储管理系统(WMS)和企业资源计划(ERP)系统之间及时的数据自动交换和推送。

• 在销售到收款循环里,系统打通了收入确认数据和回款核销数据,将银行流水和销售回款认领整合到同一平台,确保应收核销的及时性和准确性。实现了线上手续费认款,减少线下确认的手工操作风险。此外,系统还能处理各类特殊业务场景的线上化流程和自动化账务处理,包括跨客户回款核销、跨币种回款核销、跨法人回款核销以及客户退费等流程。

• 在费用报销模块,系统实现了以法人主体维度设置不同的差旅标准的功能,减少手工处理造成的违规风险。差旅事前申请和差旅报销整合到同一系统,减少了数据传送问题,加快了费用报销的时效性、加强了制度执行的合规性。此外,系统还增加了OCR识别功能,减少了统计的工作量,并能在事前对发票进行验真查重,控制财税风险。同时新增了预算管控功能,加强财务管控。

• 在资金和总账模块,系统实现了资金付款和回款的线上可视化。资金计划可以在线上填报和汇总,总部可实时查看,提高了资金使用效率。同时,系统还实现了总账凭证线上审批和自动化处理功能,减少了手工作业。

数出一孔,提供更好、更合规的决策支持

 

系统上线后,华大智造实现了从采购到付款、销售到收款、费用报销、资金和总账等模块全流程优化,也实现了降本增效、加强内部控制、提高决策支持等财务组织发展的战略目标。具体表现在:

 

• 降本增效:财务共享中心通过集中处理财务活动,实现规模经济效益。通过标准化流程、共享资源和智能化工具,实现降低成本,减少重复工作和资源浪费,提高工作效率。

• 提高财务数据的合规性和准确性:财务共享中心通过标准化流程和严格的质量控制,提高财务数据的准确性,实现数出一孔。通过集中管理和监控财务活动,加强财报合规,减少错误、降低风险。

• 提供更好的决策支持:财务共享中心可以提供准确、及时、完整的财务数据和分析报告,为管理层提供更好的决策支持。

• 经验共享和人才储备:财务共享中心集聚了一批专业的财务人员,他们拥有丰富的经验和专业知识。公司可以从中受益,与这些人员合作,共享经验和最佳实践,提高整个财务团队的能力和水平。同时为财务团队的其他部门储备优秀的人才。

 

面对快速变化的市场环境与业务形态,华大智造深挖不同业务场景下的业财不融合痛点,通过引入领先的解决方案与技术应用,建立更具服务能力的财务共享中心,深化财务数字化转型升级,从而推动更高层级的组织升级、管理升级以及人才升级。


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