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软件互联网 专精特新 广泛连接 对公付款
合思x数字绿土 | 地理测绘行业的对公项目管控及多系统广泛连接如何做?

打破长期差旅低效能体验,无需报销智慧出行;广泛连接钉钉、CRM、U9、CBS等,1张单据协同多业务系统数据;对公业务进展实时控,合同&付款进度一目了然。

  • 5→1

    多系统数据集成

  • 3000+

    月均单据数

  • 1500+

    月均发票数

公司介绍

北京数字绿土科技股份有限公司,2012年9月成立,总部位于北京市中关村软件园,是一家由海归专家团队创办的高新技术企业,目前已在美国、武汉、深圳、广州、广西、成都等省市设立分公司。公司自主研发的硬件系统,如机载、车载、背包等多平台激光雷达扫描设备,以及点云和影像处理软件系统,如LiDAR360激光雷达点云数据处理平台等,被广泛应用于数字城市、智慧电力、地理信息、智慧农林、无人驾驶、高精度地图等专业领域。数字绿土连续入选「中国地理信息产业百强企业、最具活力中小企业、高成长企业TOP50」榜单。荣获国家级专精特新“小巨人”企业名单、荣获北京市企业技术中心、中国人工智能创新成长企业50强,荣获测绘地理信息甲级资质,拥有发明专利和软件著作权近100项。

业务挑战
挑战一
报销无管控,流程低效运转

员工长期出差,无法及时报销;报销周期长达3个月,个人垫资金额高,影响资金周转,体感不好。财务月结手工预提下月费用,系统多数据不互通,财务辗转多个系统进行数据维护。

解决方案

移动端提交差旅申请,合思商城免垫资订购机酒火,受差标+申请单双重管控,超标一键发起审批。免垫资开票,从申请到订购丝滑出行。财务月底统一结算,对账单自动拆分,结算单自动创建,全流程系统操作,财务每月仅需操作1次,即可完成全公司的差旅对账工作。

了解 无需报销>
挑战二
线下Excel核算项目费用,时效慢、易出错

企业主要分为销售类、研发类、生产类、管理类四类项目,不同类型的项目储存在不同系统中,财务通过线下Excel台账统计,没有线上流程支撑这部分内容的核算与分析,时效性慢且容易出错。

解决方案

项目台账,付款进度实时可查,单据可追溯。业务在申请费用时,必须引用该项目,审批通过后项目台账自动计算并扣减金额,数据可视化呈现。单据、台账之间信息穿透,便捷可查。

了解 合思收款>
挑战三
多系统并行,数据散落无汇集

企业内部多套数据,多个系统同步运行。钉钉用于日常费用申请、考勤等,而销售项目相关数据如项目、订单、合同等则储存在纷享销客CRM中。供应链及总账数据储存在U9中,出纳支付需要登录CBS进行付款。一笔单据要在多个系统提交,查询数据也需要多平台反复登录查找。

解决方案

不影响其他业务系统使用习惯,1张单据协同多套系统。作为广泛连接的桥梁,合思上承纷享销售项目数据,下接U9系统推送项目、发票、单据等数据。项目统一入口仍在纷享销客不变,供应商统一入口在合思费控,合思推送账目数据至U9完成凭证生成、账目归档。

了解 合思费控>
挑战四
采购业务多依靠人工判断,支出难归集

企业采购项目运行繁乱,供应商准入无规则,采购申请规则不统一,缺乏标准表单及流程。在缺乏采购知识和明确标准的前提下,供应商优劣难辨。采购合同无付款提醒,付款计划管控不及时导致漏付,付款&开票进度无法及时了解,难以统筹安排公司资金。

解决方案

合思梳理数字绿土过往采购类支出数据,企业判断合理性后保留采购明细类,并进行分组,最终保留10大类费用类型,从源头上规范采购流程。同时,建立集采和自采物资管理台账,实时更新库存余量,企业内资源最大化利用。

了解 合思付款>

北京数字绿土科技股份有限公司,2012年9月成立,是一家由海归专家团队创办的高新技术企业,目前已在美国、武汉、深圳、广州、广西、成都等地设立分公司。作为地理信息行业的专精特新小巨人企业,数字绿土的业务范围覆盖全国。业务开展过程中,工作人员需要前往各地出差,如在湖南省十八洞村三维复刻地理地形建筑,在新疆某地进行数字城市规划建设,在内蒙古某地的公路无人化巡检平台运维配置等。多地且长期的出差任务背后,带来的报销压力也不容小觑。

01.报销无管控,流程低效运转

企业工程师经常奔波于国内各地出差,长期出差导致无法及时报销,报销周期往往滞后于消费发生日期几个月。报销周期较长,个人垫资金额高,影响资金周转,体验感不好。

对财务来说,由于员工在外出差报销不及时,导致财务月结需手工预提费用,增加工作量。数字绿土信息化系统较多,业财数据不互通,财务辗转多个系统进行数据维护。

对管理层来说,企业费用申请通过钉钉完成,缺乏事前消费的精准预算管控,经常出现超标情况。报表则需财务月底手工加工产出,时效性滞后,分析深度不足。更重要的是,企业按照项目及合同维度核算费用,目前仍通过excel手工归集处理,内控弱,风险高。

02.多系统并行,数据不同源难归集

企业内部多套数据,多个系统同步运行。钉钉用于日常费用申请、考勤等,而销售项目相关数据如项目、订单、合同等则储存在纷享销客CRM中。供应链及总账数据储存在U9中,出纳支付需要登录CBS进行付款。一笔单据要在多个系统提交,查询数据也需要多平台反复登录查找,数据不同源导致分析需要财务手动导出数据线下处理,效率低下。

03.采购业务多依靠人工判断,支出难归集

企业采购项目运行繁乱,采购申请规则不统一,缺乏标准表单及流程,采购需求合理性难判断。供应商准入无规则,均为人工判断,在缺乏采购知识和明确标准的前提下,供应商优劣难辨。采购合同无付款提醒,付款&开票进度无法及时了解,难以统筹安排公司资金。

基于以上痛点,合思深入分析企业情况,定制适合数字绿土的费控解决方案。实现信息系统一体化,流程管理标准化,基础数据基础化、规范化管理,从而提升各类项目的财务管控水平。

亮点一:无需报销助力差旅出行,员工免垫资,财务统一核算

员工:移动端提交差旅申请,申请单自动校验申请人差标,行程是否重叠等,行程规划后,回传合思商城报价可智能预估行程费用,多种校验规则智能校验单据,提交即占预算,申请即合规。审批通过后,前往合思商城免垫资订购机酒火,受差标+申请单双重管控,前后两小时低价航班推荐,酒店可筛选同事住过等,超标一键发起审批。免垫资开票,从申请到订购丝滑出行。

财务&管理层:财务免去了繁重的审单据审票工作。首先,财务月底会收到一张由合思商场开具的对账单,行程、消费信息一目了然,申请人部门、成本中心等同步带出。通过对账结算中心自动拆分子对账单,拆分工作已提前在系统预置好,拆分成功后自动分发给对应成本中心负责人审批,财务可在系统内实时追踪进度,滞后一键催办,全部子对账单审批结束后,结算单自动创建,纸质发票可通过扫描仪批量录入并自动绑定至消费明细。

全流程系统操作,财务每月仅需操作1次,即可完成全公司的差旅对账工作。管理层每月也仅需审核1次。合思提供实时更新的差旅数据,合思BI有预置的差旅分析看板,供企业分析差旅数据情况。

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亮点二:项目台账自动归集费用,报销引用,数据关联

搭建项目台账,以合同和项目为主线,多维度归集成本,付款进度实时可查,单据可追溯。业务在申请费用时,必须引用该项目,审批通过后项目台账自动计算并扣减金额,数据可视化呈现。单据、台账之间信息穿透,便捷可查。项目台账、供应商台账、合同台账互相穿透,并与付款单互相关联,实现一笔付款可追溯至单据、合同、供应商、项目,四位一体高效联动。image.png

亮点三:深度定制系统集成方案,不影响其他业务系统使用习惯,1张单据协同多套系统

作为广泛连接的桥梁,合思上承纷享销售项目数据,下接U9系统推送项目、发票、单据等数据。项目统一入口仍在纷享销客不变,供应商统一入口在合思费控,合思推送账目数据至U9完成凭证生成、账目归档。

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亮点四:提供科学有效的采购费用管理流程,落地管控规则

合思梳理数字绿土过往采购类支出数据,企业判断合理性后保留采购明细类,并进行分组,最终保留10大类费用类型,从源头上规范采购流程。同时,建立集采和自采物资管理台账,实时更新库存余量,企业内资源最大化利用。

基于对地理信息行业的痛点分析,下钻行业需求,真正落地去解决企业日常报销、对公业务等问题一直是合思坚守的道路。相信在未来,合思会携手数字绿土共创更多符合企业实际应用场景的解决方案,保证企业内控有效落地,数据档案同源,更好服务于企业经营及成长。


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