在财会6号文及档案法79号令的指导下，上市企业高新兴，一直在探索从传统纸质档案管理到电子会计档案的转型之路。随着业务不断变革、扩张，企业意识到大力推行无纸化势在必行。此背景下，高新兴内部进行了多轮供应商筛选与甄别，最终合思档案凭借灵活强大的产品能力和经验丰富的项目管理能力脱颖而出，与高新兴开启合作。

“选择合思档案是高新兴正确的选择。合思项目团队有非常强大灵活的产品能力、稳定敏捷的运维体系、丰富经验的项目管理能力，协助我司IT团队突破集成应用场景，重塑·并优化内部数字化架构。”高新兴在档案上线后表示。回忆起合作细节，项目经理也表示，是一次非常高效的交付。

“交付期间客户IT组发现数据传输速度过慢，怀疑是中间件对接问题，向合思档案团队反馈。我们第一时间响应，排查问题，最终不到1小时定位问题——是由于误操作，导致客户委托的第三方系统在复制数据时多次重复复制，重复数据量过多，超出预估时间。通过合思团队的问题响应及排查，解决了问题，获取了客户的信任。”

纸质档案管理之痛：低效率、高成本，难以利用

在转型之前，高新兴内部均采用纸质档案管理办法；回单、凭证等电子件需要打印后归档，这对于企业来说是非常大的资源浪费。除此之外，企业还面临如下痛点：

·流程业务低效：报销、采购付款等业务流程需要打印、沟通、审核、邮寄纸质单据，时效性差，沟通及修改成本高，后续还需要整理、装订及归档。

·档案管理成本高：占用库房人员管理、借阅流程及实物借出管理繁琐。

·档案管理存在隐患：电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范人工控制存在完整性合规性的隐患，缺少系统化的控制。

·档案利用效率低：目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。

“档案无纸化一直是我们的探索之路，势在必行。首先最重要的是提高财务部效率，实现与核算业务相关的系统（U9、费控、OA、CBS等）对接，核算在线化，提高工作效率。同时简化业务单据的打印、整理、邮寄等繁琐工作。此外，通过档案电子化的转型，促进企业业务流程信息化。降低档案管理成本，降低档案管理风险，实现授权、水印等高级权限管理。”高新兴项目负责人在项目启动初期表示，这也是一直以来困扰企业的问题。

业务部门同样非常期待此次电子会计档案项目，在之前，各种档案借阅场景都需要消耗巨大的人力物力，耗时耗力。业务部门希望通过会计档案电子化，满足业务和税务上对发票、银行回单及其他结算单据等资料的便捷调阅与应用。实现跨系统调阅档案的功能，方便业务处理，减少资料的整理。实现关联业务链上穿透查询与调阅。

解法：电子会计档案“采制管用”全生命周期管理

亮点一：生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统

高新兴借款类、报销类（日常报销、差旅报销）、还款类、付款类业务流程在NCC系统中进行，通过合思档案的生成式接口，抓取凭证、发票原文件、单据版式文件等至档案管理平台。档案系统内可通过会计凭证查看上游差旅报销单、出租车票（各类发票）、附件等。

CBS内银行回单自动采集至合思档案系统，大文件自动切割，并和对应的记账凭证匹配，实现自动化组装归档。

亮点二：自动制档，释放财务人员精力

智能制档，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。

合思档案独创业务检测方案，基于会计档案中会计凭证与各原始凭证的业务完整性检测，根据凭证相关属性与业务匹配性检测档案数据是否完整，业务检测方案可自由选择是否启用。支持会计凭证维度的发票、附件、费控单据、银行回单的完整性检测。

亮点三：档案利用，档案全场景数字化利用

·查询：线上查询通过多维度检索，快速定位档案，便于使用人员查询。

·借阅： 减少当前借阅繁琐、耗时、费力等流程。用户可按权限直接在档案系统搜索到此档案，在档案系统申请借阅后，即可借阅电子档案。

·档案追溯：打破原先查找凭证相关信息时，同个系统需要上下联查、切换模块，甚至切换多个系统才能联查到一张凭证相关的所有数据，档案系统后，用户可一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。

·权限管理：支持电子档案管理用户的分组、分类管理，支持建立系统管理员、档案管理员、财务人员及相关用户功能，可按照功能和数据进行授权等功能，实现数据安全控制。

·报表数据统计：提供智能首页，支持图形化展示各类型档案数量、档案借阅状态、借阅次数等统计；提供查询条件，可根据组织、期间、档案类型等条件进行报表数据筛选。

电子会计档案的管理不仅仅是帮助企业把财税会计资料由纸质变为电子，更重要的是借助电子化的改造去挖掘财务数据价值，为企业的财税管理决策提供参考、为财税风险及时防控提供预警等增值服务。相较于以前的纸质档案管理，电子会计档案的管理可以借助当前互联网技术将大量之前沉睡在纸质凭证和资料中的信息识别和提取出来，而不是简单的扫描成电子资料存档，这是与现有的财务管理流程最大的不同点。在这个基础之上，企业可以最大程度去挖掘和发挥财务数据的价值。

成功的另一秘诀：完善的项目管理机制

合思档案项目能够实现高新兴集团及全部子公司上线，完备的项目管理体系必不可少。合思档案有丰富的国央企、上市企业交付经验，总结出项目成功的三要素，并基于此为每一位客户提供一对一的专业项目经理，全力保障项目上线。

·不在测试走捷径：只有彻底的测试才能保证项目上线后的稳定使用；

·按计划执行：按期完成计划任务，确保项目质量；避免延期导致整体项目上线延期；

·上线为第一目标：按期上线，合理需求会在版本迭代中陆续实现，尽可能按照可实现功能调整业务，确保不影响正常使用。

此外，合思档案还提供问题跟踪及项目变更机制，如每周以邮件的方式向双方项目组成员发布《项目双周滚动计划》、《项目实施日志》等项目周状态报告；ü每一周进行一次项目例会；项目实施过程中所有需要讨论的重要问题，双方均要通过问题反馈表反馈等。有迹可循，条理清晰，既专业，又放心。

（部分沟通记录）

数电票时代，电子会计档案管理已是大势所趋。告别传统低效的档案管理，拥抱简单高效的数字化档案管理方式，已成为众多行业先行企业的共同选择。合思档案不仅可助力企业实现自动采集、组装、管理档案，档案的借阅线上留痕，可管控可追溯；更重要的是，帮助企业进一步挖掘会计档案的数据价值，实现真正的精细化管理。