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连锁经营 无需报销
合思x猫人 | 服装连锁零售企业如何高效完成财务数字化升级

打通聚合消费、费用报销、导入验票、智能审批、自动支付、财务记账、票据归档全链路,门店经营更合规。

  • 3000

    月均处理单据量

  • 50%

    财务人力成本节约

  • 1/10

    报销周期缩短

企业证言

“猫人管理层高度关注内部信息化建设,认为数字化转型是要以业务战略为服务目标,通过数据驱动业务高效流转,进而达到降本增效、业务升级的目的。”

——猫人财务总监·吴扬

公司介绍

猫人(国际)香港股份有限公司成立于1998年,经过20年的裂变式发展,已成长为一个成熟的专注于研发、生产及销售时尚服饰的现代化大型品牌运营集团。“ 猫人 ” 作为中国性感内衣的领导品牌,以品牌实力与广泛的品牌美誉度成就品牌价值逾50多亿元。公司旗下现有猫人经典“Miiow Classic”、猫人秘密“Miiow Secret”、猫人优品、猫人大时尚、猫人新锐家纺、猫人潮流鞋品、猫人母婴等多个子品牌分别面向不同层次的目标消费人群 。

业务挑战
挑战一

从业务侧看,原先的合同申请、审批、电子签章、开票、支付等环节分散在不同系统间,合同执行缺乏控制,系统数据互不相同导致重复创建与审批,进而导致业务效率难以提升;手工填制报销单据局限性大,员工垫资多且报销周期长。

解决方案

多系统合同信息统一收口至合思内,支持多端随时查看合同状态,合同电子件等,实时监控&统计回款开票情况。移动化报销更便捷,业务人员通过手机即可轻松查看并跟踪自己报销状态与审批环节,无需再担心错报、漏报等情况。

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挑战二

从管理侧看,费用种类繁多,店铺日常费用、差旅费用、招待费用、事业部帐扣费用以及各类补贴,不能与商机、合同及时关联,预算与预测数据不精准,事中预算执行不落地,事后报销更不可控;此外,管理层无法实时掌握费用情况,因而无法有效为决策提供数据依据。

解决方案

根据服装连锁零售行业的特点以及公司组织架构安排,细化不同费用类型,如店铺日常费用、日常费用、零售事业部帐扣费用等等,多维度拆解和控制预算,同时可根据季度/月度的经营情况,动态调整项目预算金额。根据内部管理与门店管理的高频需求,个性化定制多套请款申请、合同审批的单据模板,如零售连锁请款、宿舍押金退款申请、租金合同审批、装修合同审批等。

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挑战三

从财务侧看,发票量随业务量增加而增加,大量的验真、查重、复核、支付、记账工作,让财务人员陷入事务性工作,无法发挥财务分析价值。

解决方案

标准对接财务ERP系统,费用类型一一对照到ERP系统会计科目中,通过设置好进项税,所形成的报销数据相比此前手工入账数据也更加精准,大大降低返工修改的概率。通过扫描方式直接导入发票,自动验真、查重,避免虚假发票与重复报销难题;纸质发票在传递过程中也可自动嵌入报销电子审批流中。

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相对传统的服装行业中,一些头部企业经数字化改造升级后,探索出“大生产+大零售+大渠道+大品牌+大物流”的商业模式,进一步降低企业的生产成本,从而获得更高的商业竞争壁垒。而那些走在数字化前沿且具备规模经济的品牌,也顺利走进大众视野。

以国内知名内衣品牌“猫人”为例(武汉猫人云商科技有限公司,简称“猫人”),从2013年起,猫人开始艰难转型,研究并拥抱互联网经济生态。通过“触电上网”、数字化转型赋能,打通供应商和零售商体系,由原先单向的内衣生产企业向全品类品牌输出平台转型,融入天猫、京东、唯品会、抖音等电商平台,线上加盟商达到上千家。

在疫情多点散发、供应链受影响的情况下,猫人2021年营业收入达69亿元,连续三年税收增长超过50%。业绩的持续高增长,得益于猫人的全面互联化、平台化、数字化和品牌IP化。在完成电商化转型之后,猫人集团董事长游林表示,猫人集团将再赴“线下”,重新布局3000家高流量线下门店,打造线上线下融合的新零售模式,探索商业新模式,为消费者提供更加多元化的服务。

时间倒回在2020年,武汉爆发新冠疫情,对于集研发、生产、销售于一体的时尚服饰的集团企业,猫人对内部的精细化、数字化管理要求更高。尽管猫人总部的生产经营活动暂停,但其他城市的服务网点仍在继续。为加强异地办公协同效率,猫人开始将原本线下处理的业务、审批流等纷纷搬到线上,信息化系统也逐步得以完善。

疫情解封后,猫人业务进入高速增长期,公司对财务管理提出更高要求。在引入数字化费控报销系统前,猫人采用传统手工报销方式,报销周期超过2个月,并且缺乏高效的合同管理与精准的预算管理。

猫人财务总监吴扬坦言,业务侧、财务侧、管理侧的痛点十分明显:

 ||| 从业务侧看:原先的合同申请、审批、电子签章、开票、支付等环节分散在不同系统间,合同执行缺乏控制,系统数据互不相同导致重复创建与审批,进而导致业务效率难以提升;手工填制报销单据局限性大,员工垫资多且报销周期长。

 ||| 从财务侧看:发票量随业务量增加而增加,大量的验真、查重、复核、支付、记账工作,让财务人员陷入事务性工作,无法发挥财务分析价值。

 ||| 从管理侧看:费用种类繁多,店铺日常费用、差旅费用、招待费用、事业部帐扣费用以及各类补贴,不能与商机、合同及时关联,预算与预测数据不精准,事中预算执行不落地,事后报销更不可控;此外,管理层无法实时掌握费用情况,因而无法有效为决策提供数据依据。

猫人经过多轮软件产品比较,最终选择了更为灵活、敏捷的合思费控报销系统。在双方深度协作之下,从2021年12月到2022年1月,仅用时不到两个月完成产品第一期上线。数字化费控报销系统上线后,猫人的报销周期大幅缩短——从此前的“报销两个月”缩短至现在的“报销不跨周”。

数字化赋能的本质是互联,打破不同系统壁垒,构建高效数据互联。合思将费控报销系统与猫人的CRM系统、OA系统、支付系统连接,报销关联商机、合同,审批流程无需重建或反复切换,审批完成后自动关联支付系统,完成付款。引入数字化费控报销系统后,亮点一目了然:

多维费用预算,更可控、更灵活

根据服装连锁零售行业的特点以及公司组织架构安排,细化不同费用类型,如店铺日常费用、日常费用、零售事业部帐扣费用等等,多维度拆解和控制预算,同时可根据季度/月度的经营情况,动态调整项目预算金额;根据内部管理与门店管理的高频需求,个性化定制多套请款申请、合同审批的单据模板,如零售连锁请款、宿舍押金退款申请、租金合同审批、装修合同审批等。

系统全面对接,更精准、更安全

费控报销系统连接财务ERP系统,费用类型一一对照到ERP系统会计科目中,通过设置好进项税,所形成的报销数据相比此前手工入账数据也更加精准,大大降低返工修改的概率;通过扫描方式直接导入发票,自动验真、查重,避免虚假发票与重复报销难题;纸质发票在传递过程中也可自动嵌入报销电子审批流中,业务人员通过手机即可轻松查看并跟踪自己报销状态与审批环节,无需再担心错报、漏报等情况。

数据深度分析,更精细、更及时

针对一线、二线、三线不同城市消费水准,有针对性地设定相应的费控标准,实现事前预算、事中控制、事后分析的正向反馈。公司管理层对每月费用波动一目了然,在决策之前有了更好的数据依据。

猫人的数字化费控系统上线以来,半年时间累计处理单据量超过16000张,单量翻倍增长,但支撑财务报销的人员仍保持在2.5人,其中不仅节省出“半个人”处理其他事务,还节省出了1个出纳的人工成本,报销周期缩短至此前的十分之一。

通过猫人财务数字化案例不难发现,以敏捷的费控报销为切入点,服装行业财务数字化转型更加平滑、顺畅,降本增效也更加显著。吴扬认为,猫人财务数字化升级还需循序渐进,借助无需报销打通聚合消费、费用报销、导入验票、智能审批、自动支付、财务记账、票据归档等全链路,“这也是猫人下一阶段财务数字化升级重点考虑方向,期待通过深化合作,获得企业降本增效的更有力抓手。”

在国家《十四·五规划与2035年远景目标纲要》加快数字化发展、建设数字中国的引导下,未来合思将以全链路L4级无需报销解决方案为核心,助力更多企业财务数字化转型升级,帮助中国企业建设世界一流的财务管理体系。

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