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全流程无需报销,消除了这家高端制造企业的“精神内耗”
2024-03-27 财务干货

数字经济时代,数字化转型是制造业企业获取、巩固和扩大竞争优势的关键途径。机器人被誉为制造业皇冠顶端的明珠,一直以来备受市场关注。2023年工业和信息化部联合十七部门印发《“机器人+”应用行动实施方案》,提出到2025年制造业机器人密度较2020年实现翻番,服务机器人、特种机器人行业应用深度和广度显著提升。

作为特种机器人领域A股主板上市企业(股票代码:603666)、合思华东大区标杆客户,亿嘉和科技股份有限公司(以下简称“亿嘉和”)是以特种机器人研发为切入点,致力于电力、消防、能源、交通、市政、石油石化等行业智能机器人的研发、制造和推广应用。亿嘉和依托南京、上海、深圳、广东松山湖、香港、新加坡美国等地的全球化研发布局,逐步构建全球布局的系统化研发中心体系,持续为各行业用户提供多样化的智能机器人产品及服务,重新定义人们的生产作业方式。2020年3月,亿嘉和入选国家级第二批专精特新“小巨人”企业。

机器人销售面向全球,差旅管控手段未跟上数字时代

当下,数字化转型已经成为制造企业实现新旧动能转换的重要路径,有效推进企业数字化转型需要优先打通财务数据标准化。以财务数据标准化推动业务数据标准化,解决企业长期存在数据孤岛问题,财务数字化转型才能真正有效地推动企业全面的数字化转型。

亿嘉和主营的特种机器人销售面向国内和海外商业客户,其销售模式以大客户直销和渠道销售为主,同时包括租赁等商业模式。因此,企业在差旅方面需求旺盛,但在差旅报销管理手段上较为传统,且痛点明显。

• 信息孤岛难整合,数据价值未充分利用

企业在数字化过程中,陆续引入企业微信 OA,用友 ERP 等软件,然而各系统之间独立运转,“孤木不成林”的问题随之暴露。信息孤岛容易造成数据利用率低,对企业管理者决策的贡献较为有限;

• 费控标准不统一,高度依赖人工管控

针对不同部门、不同事项,费控管理维度相对灵活,因公报销如设置单一标准,则难以与业务需求匹配;

• 员工报销流程繁琐,归档核对耗时长

员工出差覆盖面较广,遍布一二三线城市。由于采用线下报销传统方式,员工不得不大量垫资;财务花费大量的精力审核单据、凭证,整理归档耗费较长时间。

因公消费全流程可控,无需报销带来极致报销体验

基于差旅报销、数据孤岛、入账归档等管理难题,亿嘉和与敏捷的财务收支管理平台——合思达成合作。合思旗下合思费控产品,成为亿嘉和各个系统间的连接器,以“软管”形式连接各个系统实现数据流动,进一步提升了企业内部信息化管理水平。

  • 打通从消费到归档的全流程闭环

员工发起差旅申请,通过合思商城预订外卖、结算到店用餐费用,全部实现企业支付,无需管理发票、提起报销单;合思费控与企业财务在月底集中对账,大大缩短财务处理报销事务、核对发票的时间,显著提升人效,对员工出行实现全流程闭环管理。

  • 实现银企直联,无需切换系统,杜绝错付、漏付等问题

亿嘉和在合思费控实现单据直接驱动完成支付,资金可追溯,单据可联查;实际业务与付款打通,实时获取公司、部门、个人及费用发生情况,财务一键付款,大大提升了工作效率及数据准确性,实时掌握未付、应付、已付业务数据,避免了错付、重付、漏付等问题的出现。

  • 化繁为简,一站式聚合多平台数据

集合企业现有信息化系统,将人力资源系统、企业ERP、OA系统自动对接到合思费控,减少员工重复录入、减少审批流所涉及的环节,优化员工操作体验。

全流程闭环管理,让数据自由连接

在合思无需报销解决方案加持下,亿嘉和的员工从合思费控系统提交差旅申请,申请流程结束后系统将差旅单关联到合思商城;员工预订机酒火时,系统自动检测费用标准,超标时需领导审批,审批通过后继续预订;员工行程结束后,无需取票,月底统一对账和结算。整个因公差旅过程,员工因公消费实现无需垫资、无需开票、无需提单;财务压力极致释放,数据流程安全合规;企业实现“事前、事中、事后”全流程费用管控。

在亿嘉和财务部相关负责人看来,“消除企业费控报销的‘精神内耗’,是将业财融合贯彻到企业运营的每一步。

接触合思前,亿嘉和使用传统的OA系统进行差旅管理,员工因公出行与消费报销割裂严重,无法明确差旅标准,造成账目混乱、员工报销流程长,员工往往在事后报销时才意识到消费超标,报销路径上面临层层阻碍。

应用合思费控解决方案后,亿嘉和实现了从申请到归档的全流程闭环管理,将出差申请、消费预订、线上审批、对公支付、记账制证、电子归档等实现全流程自动化业务系统实现高度集成,数据在合思的“hose”软管内充分连通,实现生产运营过程中“支出即合规”的极致体验。

• 对于员工,报销效率提升,让“无需报销”照进现实。 移动端 OCR 识别功能显著缩短员工报销单完成时间,大大提升了报销效率。原本 7-10 天的报销周期现在压缩到了极致,真正实现“无需报销”;预置费用产生规则,员工从上到下对齐认知,通过合思商城采购机酒火,确保每笔费用合规。

• 对于财务,自动生成凭证,节约大量时间。财务人员一键导出系统内合规的财务凭证,无需将时间花费在填单、制单、贴发票等基础琐事,减少企业查阅档案所需花费的大量时间,实时查看企业内部财务管理第一手信息。

• 对于管理层,战略决策数据支撑更多、更有效。管理层可实时查看经营仪表盘,整合多维度数据支撑更准确的战略决策;内控经营颗粒度更细,整个组织更加敏态,且企业支出的每一笔费用都确保透明合规。


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