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合思x帆书 | 财务档案不打印,每年为企业节约500万+成本
2024-11-04 行业洞察

公司介绍

2013年,樊登读书成立;2023年,品牌升级焕新,正式更名为“帆书”。帆书引领了“书籍精华解读”的新阅读模式,通过精选好书与深入浅出的解读方式,为书友带来实用新知与智慧启发。此外,围绕书籍,也提供课程、训练营等服务,并拓展出版、图书销售、书店等领域。公司于2021年获得“全国文化企业30强”提名,已逐步成长为阅读推广服务的头部企业。帆书APP是公司旗下一款以书籍讲解为主要功能的APP,同时涵盖了众多优质课程、训练营等内容版块。截至2023年11月底,帆书APP已获得超过6900万的注册用户。

业务挑战

挑战一

档案人工整理匹配耗时,财务部人效低成本高

海量的档案匹配、组装工作,耗费财务大量精力。月整理成本3160元,月仓储成本30元,无法量化的隐形成本:配合审计抽凭、业务人员查账所占用的工时;全纸质归档造成的付款周期延长等。低效的归档流程让财务部人效非常低,不符合企业降本增效的需求。

解决方案

银企直连,银行回单自动回传,回单大文件自动切割,无需人工介入整理银行回单。提升档案整理效率,凭证、单据、发票、回单自动匹配、组装,业务检测保障财务档案证据链完整。紧贴双碳指标号召,线上单套制管理财务档案大幅降低纸张、存储空间等成本浪费。

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挑战二

纸质档案存储成本高,约1000万/年

企业总部坐落于上海市长宁区,处于城市核心办公区,房价近10万/平。会计档案要求至少保存30年,企业海量的纸质档案至少需要100㎡的财务档案室,年成本约1000万。而且这个规模的档案室只能覆盖樊登读书未来3年的档案增长,意味着随着企业发展,存储成本将逐年增加。

解决方案

仅有少量必要实物档案线下备查,档案室面积由规划的100㎡变为50㎡,支撑未来5-10年档案存储。通过扫描二维码双向上架实物档案,无需打印,混序归档,线上完整,线下备查。

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挑战三

无法高效实现档案利用,数据难以资产化

票据原文件丢失、档案信息不完整情况时有发生,难以保障财务档案完整。业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找,效率低。缺乏有效的档案数据统计,难以真正释放档案价值。

解决方案

系统内搭建数字档案室,档案调阅、借阅线上申请,在线调阅,过程可视化管理。权限精细化管理,可按照不同场景需求开发给审计、税务等外部人员。虚拟库房精准定位实物档案位置,线上线下高度关联,混中有序,提升实物档案查找效率。

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“我们粗略的估算了一下,档案室至少需要100㎡的面积,而且只能覆盖未来3年的财务档案数量,这对企业来说,将是1000万/年的成本。”帆书财务负责人回忆起上线电子会计档案系的细节时说道,帆书搬进位于上海市长宁区的办公室,档案室的占地面积至少需要100㎡,这对寸土寸金的上海来说,成本非常高。


除此之外,每个月整理纸质档案的成本也很高,最紧张的时候需要8个实习生同时完成。档案整理不是一件轻松的事情,需要把发票、回单、单据、凭证及对应附件按照证据链整理、匹配、组装,每月至少需要12个工作日。


“档案整理最让人痛苦的就是回单,因为我们不是逐笔付款,而是每月集中付款,银行回单是一个全部回单组成的大文件,我们需要打印出来后手动切割再组装,是一项非常枯燥、复杂的工作。”面对着高昂的打印、存储成本,以及档案流转、业务借调等所耗费的隐形成本,帆书开始了解电子会计档案系统。

在决定和合思合作之前,帆书的信息化团队对不同厂商的系统进行了多维度的分析,如从客户覆盖度层面考虑、从产品的服务、开发比例、等保级别等维度进行评估,为更有效的驱动档案库房精简与报销流程简化,最终选择与合思合作,通过业务逻辑的匹配实现系统组装,释放人力提高效率,在合规存档前提下真正降低存储成本。

合思档案上线之前,企业系统数据隔离,不利于财务档案一体化管理,内部多种异构业务系统运行,互相独立、数据隔离,统计分析费时费力。纸质财务票据结构化数据难提取;电子发票查重、验伪耗时费力。在档案储存上,纸质档案储存成本高,风险大,实物档案储存占用空间,企业需要安排专门的档案员管理,人力成本高。


并且,实物档案容易受环境因素影响导致不同程度的损坏,企业面临风险。档案整理人力成本高,财务陷入低价值重复性工作。财务账表归档、装订复杂,不断重复进行档案录入的操作,耗时长易出错。档案利用率低,无法释放更多价值。实物凭证与业务数据分散,无法智能搜索、准确查找。查阅繁琐,多系统翻查原始单据、附件、纸质凭证等。档案借、还状态更新不及时,无系统留痕,无法多人借阅。


通过引进合思电子档案系统,帆书实现了:


1.按照归档范围、归档标准梳理不同类型业务档案归档场景,通过灵活可变的接口实现财务档案的应收尽收,电子凭证数据自动验真验签,提取结构化数据。 数据标准统一,档案数据在系统内可视化呈现。


2.全量财务档案数字化存储,电子&实物档案高度关联,线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类型数据。线上虚拟库房可视化监控线下实物档案室,查询电子档案即可定位实物档案位置,线上&线下同步上下架,便捷实物管理。 电子原文件独立式管理+凭证组合式管理,实现电子票据的合规存档,为参加电子凭证会计数据标准深化试点打下坚实基础。


3.智能化制档,依照企业业务管理规范&归档管理规范配置关联规则,会计凭证自动关联匹配及组装,智能生成专用格式版式文件,形成完整业务链组合数据。业务字段回写财务凭证,凭证数据业务化,业务数据财务化,真正实现业财一体化融合。 业务检测+四性检测支持,归档数据合规且业务数据完整。


4.多维度检索,支持全文检索、批量检索等方式,满足企业不同场景多查询需求。 智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树,原始凭证与记账凭证穿透联查、一站式预览。 外部系统通过接口在线调阅,企业员工申请权限在线借阅。


合思档案上线后,财务结账效率提高了50%,未来财务共享中心继续推动系统功能的优化和迭代,并准备筹备搭建商品中台、权益中台、支付中台等数字化中台,进一步实现帆书业财一体化&无纸化的目标,提升数字化建设水平,满足未来企业全面数字化转型战略需要,推动数字经济高速发展。


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