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合思·易快报马春荃:未来的财务人是被数字化赋能的每一个人

用户大会 2022-09-09

2022年8月25日,“2022合思未来财务人大会”正式开幕,本届大会由《财经》杂志与合思·易快报联合举办,以“破·晓”为主题,从“重构 连接 新世界”三大关键词出发, 在时代大变革的语境下探讨财务行业的巨变,以及如何通过“重构”,“连接”到稳定而具体的“新世界”。

无需报销,未来财务人,电子发票,费控报销管理

在合思·易快报创始人兼CEO马春荃看来,在数字化时代新旧轨道并行的现阶段,一边面临着旧有人才、业务、系统、产业链的崩塌,同时,也正在构建着未来全面数字化的新世界。对于如何构建新世界,马春荃认为,“在新与旧之间,应当建设多维度的连接之桥,重构人才能力模型、业务流程矩阵、系统体系架构以及产业链分工合作机制。工具是服务人的,人是未来。未来的财务人是被数字化赋能服务的每一个人。”

以下为马春荃演讲实录(有节选):

对财务世界正在处于的变革,有了更深刻的体会。这一场变革背后,有科学进步的推动,也有国家政策的调控,还蕴含着财务内生的需求动力。这些力量渗透到我们企业经营、个人生活的方方面面,正在悄无声息地发生着改变。

目前我们正处在新旧轨道并行阶段,旧轨道没有被彻底替换,而新轨道已经开始运行。所以财务世界换轨变道的过程就会产生非常多的割裂和矛盾。

同一个场景,一半是电子化,一半是纸质化

比如我们请客吃饭、打车出行、报销都在用电子票,一切都在快速电子化,从2012年开始国家推行电子发票,到2021年电子发票年开具量达到500亿张,几乎一半的增值税普通发票已经不再是纸质版。到2020年,财政部发文要求电子发票报销入账,必须同时保存原始的PDF文档或者OFD文档,电子会计档案可不再另以纸质形式保存。对于我们而言,成箱的纸质凭证将随着电子发票的普及成为历史,烦人的贴票核对也将不复存在。

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但是,当我们走进今天的财务室,我们看到的情况却出乎意料。一张小小的银行流水回单,却成为了电子发票电子化报销、入账、归档路上的一座大山。过去,财务人员从银行取回的回单由出纳逐张贴到报销凭证上,这个事儿既费时又费力。现在,这些回单面对电子发票无处可贴了,不得不又把电子化的发票凭证从数字化的世界拉回人间,这样才能实现发票、报销单、凭证、回单这四种原始凭证的清晰归档。

同一个流程,一会在线上,一会在线下

身处财务世界里的我们,正经历着“一半阴一半阳”的破晓。我们非常熟悉的电商消费已经很普及了,但电商消费无法与企业内控流程衔接,使得重复的搬运工作不可避免。

今天,我们随手点开美团、京东、淘宝,我们可以选购全世界,物流隔日达,账单随时查,甚至我已经忘记了自己的支付宝密码是什么,指纹、刷脸已经成了最天然、最便捷的财富签名。可是,当我们把这些熟悉的不能再熟悉的数字化生活带进办公室,一切又回到了解放前——出差订购酒店机票时,我需要像强迫症一样,反复核对自己的差旅预算以及目的地的差旅标准,还要小心翼翼地在合规与舒适便捷当中寻找平衡。一不留神,我们为企业垫付的钱半年也拿不回来。

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同时,我们要面对财务的质疑,要证明上周订的机票、酒店是全网最低价,这甚至比证明我爸是我爸还复杂。与此同时,财务也不轻松,他们在成百上千位同事搬回公司的一沓一沓的发票和行程单中,挑出蛛丝马迹来核对差标预算。由于报销导致的误解与冲突,让财务部门成为公司的“全民公敌”。今天,我们看到的交通摄像头已经无处不在了,但财务监管却还停留在马路执法的阶段,人没少用,钱没少花。

同一个组织,一些部门在线上,一些部门在线下

今天,各种各样的系统层出不穷,业务数字化了,但业财一体倒退了。十多年来,企业的营销阵地从微博、微信到抖音快手,销售平台遍布淘宝、京东、唯品会。一波浪潮袭来,我们就搭建一组团队,余波还未消退,组织已经变更。与此同时,财务核算却还停留在按月记账、结账的状态。为了汇总各方数据,尤其动态增加团队的数据,做系统对接这个事儿已经来不及了,所以Excel便大行其道,难怪有CFO这样调侃:ERP要用好,Excel少不了。

举个日常报销的例子:每次审批报销单时,业务主管除了判断是否超预算和费用标准外,还能有什么事可做么?我们可以问他是否知道这笔消费背后的项目金额大小、项目累计消费金额到了多少,项目毛利润又是多少?我想他几乎是不知道,他的下属也不清楚,这种报销审批只能做到形式上的合规,却不能做到经营上的有效。再追问一层,预算从哪里来?是年初定下来的。那么,如果业绩不好,预算是否调减,如果收入大涨,预算是否增加?很显然,这些敏捷的应对并没有发生。

类比一下,你会去骑一辆没有计速器的自行车,但你不会驾驶一辆没有码表的保时捷。所以说,速度的改变,让我们对数据提出了迫切要求,甚至我们可以想象在无人驾驶的场景下,识别速度快慢去踩刹车油门的已经不再是“人”了。

然而,在我们的企业里,没有财务数据的领导比比皆是。他们既没有工具使用,也没有意识变革。于是,在业务的数字化加速下,业财融合渐行渐远。

一条腿迈入了阳光,一条腿还停留在黑夜

每一次技术革命,都会带来划时代的影响,将世界划分成两半:一半过去一半未来。数字化也不例外,我们正处在变革的年代,正如破晓时分,一条腿迈入了阳光,一条腿还停留在黑夜。

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从人的视角来分析:有些财务人员已经进化到了利用数字化工具去加工处理推动业务的阶段,另一些还在拒绝排斥数字化变革。有些财务工作明明已经数字化,却还有一半要兼容非数字化的成果,导致效率不升反降;从系统的角度看:各种数字化业务系统层出不穷,却没有一套灵活匹配的财务系统。财务系统伴随着业务系统呈现散、乱、慢的特点。系统地点散、时间散、数据散,最终导致流程乱、标准规则乱,我们想要进行的数据收集慢、管控反馈过程慢;从产业链的角度看:当今我们的企业为了满足外部客户的需求,正在展开无所不用其极的手段进行数字化转型,建立了数字化营销、销售、服务、生产的全流程体系。

但面对企业的内部需求,却鲜有供应商为其提供开放、公平的数字化解决方案。所以我们一边面临着旧有人才、业务、系统、产业链的崩塌,同时,也正在构建着未来全面数字化的新世界。在新与旧之间,应当建设多维度的连接之桥,重构人才能力模型,重构业务流程矩阵,重构系统体系架构,重构产业链分工合作机制。

复杂、多变、海量数据的财务新世界

时至今日,我们的业务在快速追逐数字化,以便能够实现应对新的市场需求,突破新的客户圈层,改变新的销售渠道。

随着数字化的到来,业务节奏已经百倍提升。我记得在十几年前,我还在用友软件做一名工程师,一位财务老大姐电话向我吐槽,她说:过去我用你们的DOS版财务软件非常轻松,左手持单据,右手持小键盘,一个下午轻松搞定3000张凭证。现在可倒好,用上Windows版本了,可是却不得不双手打字还要偶尔动动鼠标,一天时间也做不了300张凭证。面对她当时的吐槽,我一时间无言以对,也认为应该更好地优化录入时的键盘操作体验。

但是,又过了几年,我去调研客户,当我走访到一家服装企业,看到他们从淘宝、京东传来的数以百计的线上订单时,我突然明白了,我们应该优化的不是键盘操作,而是连通电商平台与财务系统的自动化接口。所以再快的人工录入功能也无法承载海量的数据涌入。

如今,我们得用更快的节奏、更碎片化的订单、更灵活的定制化来赢得更细分市场的差异化需求。这个数字化世界与物理世界的接口变得越来越紧密,速度越来越快,我们已经无法用人来推动物理世界的运转和改变,而转由数字实时驱动物理世界。所以复杂、多变、海量数据是未来财务人所面对的新世界的基本特征。

数字化是未来财务人的必由之路

要成为未来的财务人,数字化是必由之路,否则我们无法驾驭复杂、多变、海量数据的新世界。我们看到普华永道专门制定了未来财务转型路线图,从业务引导模型、组织与治理、流程架构、技术与数据、人员与文化五个方面做了详尽的阐述。

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从这张图上不难发现从左下角的现状转型到右上角的未来财务,数字化就是必由之路。

降本增效的本质是产业链整合

在财务数字化转型之路上,为什么我们合思选择费控报销作为切入点?首先,报销是全员参与的财务活动,随着报销数字化的实现,企业必将建立财务与组织内全员的连接,实现财务数据的收集与下发的全员可达。消费记录、电子发票、自动支付、银行流水回单,都将实现自动归集、自动提报、自动审核、自动支付、自动记账、自动归档,报表数据也将实现自动分发。

早在2015年,第一批采用易快报系统的一家企业,降低了全员在报销工作上75%的时间成本。所以,一旦消费报销全程数字化、自动化,流程管控不再是管理成本占用的重点,企业因公消费的动因、效益,将成为下一步规划消费、审批报销、绩效检查的核心出发点。这必然会连接CRM系统、项目管理系统、预算管理系统、HR系统以及财务核算系统,形成一个以目标为导向,以效益为准绳的PDCA正循环。

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到了2018年正循环已经完成闭环,我们的客户,一家新三板挂牌的培训教育机构,利用合思·易快报的系统连接能力,实现了阿米巴经营的考核管理落地。一年的时间,他们的人员降低12%,成本降低15%,收入增加35%,一夜之间他们的利润增长了2300%,这个效益保持至今。通过系统的打通整合,把收入与支出对接,把效益与考核结合,将利润与分配挂钩,形成人人都是经营者的企业文化。

打破企业墙的生态建设又是另外一项大工程,只有进行产业链整合才能实现真正的降本增效,真正解决我们报销当中的核心问题。我们一家公司无法做的事,可能聚集一万家公司可以做到,这就是平台经济的特点。

过去供应商与企业“盲人摸象”,信息严重不对称,企业被绑架消费,供应商逆向淘汰。在无需报销的模式下,构建以企业需求为核心的开放式集采平台,任何具备资质的供应商都可以融合、嵌入,甚至这些供应商是企业自己签约的也可以托管到平台,所以供应商的来源不再单一。企业的预算、标准、角色、事项等内部管理的要素可以自动筛选最佳商品,而供应商的获客、对账、结算成本也将随着生态整合而大幅降低。

2017年,一家网络安全的客户在利用合思商城一个月之后,其机票折扣率就降低了十几个百分点。2020年,我们与曹操出行展开网约车的对接合作,当时曹操出行管理者明确提出,“我们只与合思结算对账,你们名下的数千家企业由合思平台进行对账结算。这样我们才能负担管理成本。”所以,从企业这端,我们通过聚合降低了其管理成本,所以,只有通过这种产业链的整合重构,消灭不必要的中间环节,改变旧有的竞争格局,才能实现社会总生产效率的更大提升,为企业带来长期稳定的降本增效价值,同时为供应商带来更经济、更良性的客户流量。

连接人  连接系统  连接生态

基于这样一套完整的重构连接财务新世界的实践,艾瑞咨询与合思·易快报在今年6月份联合发布了《中国费控管理平台场景洞察白皮书》,在这本白皮书中,围绕着财务报销全生命周期的申请、消费、报销、对账、记账、归档、报表七个过程,构建了企业费控报销管理的“无需报销分级标准”。

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在这套分级标准之下,每个企业都可以清晰定位自身费控报销建设所处位置,也能够有效规划其下一个阶段的建设方向和着力点。作为数字化服务供应商,无论是IT服务商还是企业消费服务商,也能在其中找到自身所处的明确发展阶段。所以,当不同发展阶段层级的供应商围绕着不同阶段层级客户群的价值诉求,打破彼此之间的界限,构建产业链融合,于是在费控报销维度上构建的人、系统、生态的三层连接,将可以平滑迁移到企业的任何财务流程领域,“润物细无声”地带来企业财务数字化变革。

人是目的,而非工具

我们说,“人是目的,并非工具”,越是技术日新月异的时代,越是不能忘掉“以人为本”的初心。数字化的意义恰恰是成就人,真正以人为中心。

在过去,汽车的发明,给我们带入了更广阔的天地,但也让我们为其所累,承担起司机、维修的职责;电脑的发明,让我们拥有了更强大的算力,但也让我们受制于它,为此学习打字、编程;在信息化的过去,人围绕着机器工作,为其改变语言、整理数据、制定规则。今天,数字化正在试图让机器的归机器,人类的归人类,以人为核心构建数字化。看看我们的智慧交通,路网密布,但我们已经不再需要记忆地图,扣款罚分,也全程交给了摄像头。路况复杂,智能汽车让司机驾驶更加简单轻松。

我们有理由这样设想:在不远的未来,企业所面临的外部世界将以数字化的形式展现在管理者面前,其中,至关重要的一个屏幕将敏捷实时地以财务视角呈现。这些数据还将与其他业务数据耦合在一起,智能化驱动企业战舰前进。

未来的财务人是被数字化赋能的每一个人

在这样一个愿景当中,谁会是未来的财务人呢?狭义而论,转型升级的财务工作者将率先成为未来财务人。为了这些财务人的未来,我们聚在一起碰撞思想、探讨理论、打造工具,建立连接新世界的桥梁。然而,我们进一步追问,谁是真正财务数据的需求者和使用者?

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答案其实不是财务,财务是财务数据的制造者,真正的需求方,来自于业务。因此,广义而言,未来财务人将不仅仅限于财务工作者,而是所有具备财务理念、掌握财务知识、身处业务一线,被财务数字化赋能的每一个人。财务的新世界必将是服务于人的,服务于所有人的。这个人可能是老板,可能是销售,也可能是研发工程师。

今天,举办这样一场合思未来财务人大会,正是希望从思想、技术、工具等方方面面,为未来的财务人打造“修炼场”。我们也将与顶级媒体《财经》一起合作,整合产学研的资源建立一个“未来财务人研究院”,与行业内外的专家学者共创以人为本的未来数字化财务新世界。

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